Автор:
Lewis Jackson
Дата создания:
14 Май 2021
Дата обновления:
25 Июнь 2024
Содержание
Мы часто слышим, как многие люди жалуются на то, что им не хватает времени на работу. Некоторые базовые навыки тайм-менеджмента помогут вам максимально эффективно использовать свое время. Научитесь планировать разумное время, чтобы делать больше.
Шаги
Метод 1 из 3. Определите, сколько времени вы тратите
Следите за повседневной деятельностью. Обратите внимание на то, что вы делаете каждый день, и отметьте, сколько времени на это тратится. Вы удивитесь, сколько времени вы потратите впустую по сравнению с реальным объемом проделанной работы.
- Не забывайте о повседневных делах, таких как приготовление завтрака, уборка дома, принятие ванны и т. Д.
Объедините все занятия в одну записную книжку. Как только вы узнаете, чем вы занимаетесь каждый день и сколько времени проводите с ними, запишите это в блокнот. Объединение всей информации в одном месте и четкое ее отображение на странице поможет вам увидеть, как и иногда где вы тратите время.- Пишите полностью и четко. Не смешивайте отдельные события в ряд, не пропускайте тривиальные задачи и не забывайте вести подробный учет времени, разделенного на каждую задачу дня.
- Возможно, вам следует группировать занятия. Например, можно писать синей ручкой о домашних делах, красной ручкой работать, чтобы зарабатывать деньги, а черной ручкой - развлекательные мероприятия. Это письмо поможет вам понять, как использовать свое время.
Оцените свое распределение времени. Например, 1 час мечтаний? 2 часа решаете, что кушать? 8 часов веб-серфинга? Определите, как вы распределяете свое время, и подумайте, что нужно сделать, а что нет.- Вы зря теряете время, потому что не можете себя контролировать? Вы инвалид или колеблетесь? Вы берете на себя слишком много обязанностей? Это все вопросы, которые следует учитывать при оценке использования времени.
- Бывают случаи, когда вы делите дневную деятельность иррациональным образом. Например, работать полчаса, а затем 10 минут заниматься делами, а затем возвращаться к работе еще на полчаса - не самое разумное деление. Если вы работаете всего один час, ваша способность концентрироваться и эффективность будут выше, и это тривиальный вопрос, с которым придется справиться позже.
- В идеале вы должны выполнять задачу в каждом «сегменте». Используя этот метод, вы тратите заранее определенное количество времени на выполнение одной задачи, не отвлекая себя.
Рассмотрите возможность внесения изменений. После того, как вы точно знаете, на что уходит ваше время, вы начинаете вносить коррективы в свое расписание. Вы должны четко знать, какие области вы не можете или не должны сокращать, потому что боитесь зря тратить время. Если работа требует много времени, это не значит, что вы тратите время зря.
Если вы тратите 3 часа в день на рассылку электронных писем, связанных с работой, то маловероятно, что вы будете тратить на это меньше времени. Однако, если вы отправляете четыре или пять личных писем между рабочими письмами, вы определенно можете сократить время, которое вы тратите на отправку писем.
Измените рабочие привычки. Независимо от того, в чем заключается ваша проблема с тайм-менеджментом, всегда есть обходной путь. После того, как вы найдете причину тратить свое время или как более разумно использовать свое время, вы должны попытаться изменить свои привычки в управлении временем.
- Если вы тратите слишком много времени на уборку дома или готовку, подумайте о найме горничной или шеф-повара. Время для некоторых дороже денег.
- Если ваша проблема заключается в том, что вы тратите слишком много времени в течение дня на непреднамеренный серфинг, вам следует ограничиться несколькими сайтами или не входить в свои учетные записи в социальных сетях, если ваша цель заключается в другом.
Метод 2 из 3: не отвлекайтесь
Определите, что вас отвлекает. Отвлечение - самая большая проблема в управлении временем. Вы должны выяснить, какие занятия или люди отнимают у вас много времени. Будь то разговорчивый друг или хобби мешает вам сосредоточиться, вы можете найти способы избежать этих факторов.
- Если вы тратите много времени на что-то, не принося ожидаемых результатов, этого можно отвлекать.
- Что касается офисного рабочего пространства, некоторые коллеги также могут отвлекать. Вы не должны вести бесполезные разговоры или разговоры в рабочее время. Однако отношение к работе в офисе так же важно, как и навыки тайм-менеджмента, поэтому не следует грубить, если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице.
Избегайте долгих разговоров по телефону. Вам нужно изменить свои телефонные привычки, если вы обнаружите, что слишком много времени проводите в разговорах. Личный разговор всегда более эффективен, чем разговор по телефону, поэтому для завершения долгого разговора рекомендуется использовать это средство.
- Многие телефонные звонки часто включают ненужную избыточность, особенно в начале и в конце разговора. Люди обычно отвлекаются и болтают по телефону, о чем вам следует знать. Проведение личной встречи создает более формальную атмосферу, которая мотивирует стороны сосредоточиться на своей работе, поскольку ни одна из сторон на встрече не отвлекается.
Не занимайтесь серфингом в Интернете слишком много. Многим людям приходится использовать Интернет в качестве основного инструмента для выполнения работы. Однако есть также много людей, которые тратят свое время на новостные статьи, новости спорта, знаменитостей и домашних животных. Вы всегда должны уделять пристальное внимание каждый раз, когда вам нужно быть в Интернете. Есть программное обеспечение, которое может блокировать ненужные приложения, веб-сайты или доменные имена, чтобы не отвлекаться при использовании Интернета.
- Избегайте посещения Facebook, Twitter и других социальных сетей при работе в Интернете.
- Искать всевозможные проблемы в Google - тоже пустая трата времени.Изначально вы намеревались быстро найти проблему, но прежде чем вы это заметили, вы просмотрели бесчисленное количество веб-сайтов за 3 часа.
Используйте таблички «Не беспокоить». Вы, наверное, знакомы с этой вывеской на входной двери гостиничного номера. Он также очень эффективен при использовании в офисе. Вы можете набрать и распечатать такую вывеску, чтобы при необходимости повесить ее перед дверью офиса. Проходящие люди будут меньше разговаривать, чтобы не беспокоить вас.
- Если вы работаете из дома, вам обязательно нужно иметь собственное рабочее место. Не работайте в общем семейном месте, потому что телевизоры, телефоны и игровые приставки легко отвлекают вас.
Найдите время для неизбежных отвлечений. Есть определенные факторы, которых нельзя избежать, например, когда ваш начальник хочет, чтобы вы потратили немного времени на разговоры, или когда пожилой человек в доме постоянно просит о том или о том. Если вы знаете, как планировать наперед, что бы это ни было, это не займет много времени. рекламное объявление
Метод 3 из 3. Эффективно используйте время
Запишите все. Не полагайтесь исключительно на память при выполнении повседневных задач. Запишите все, что вам нужно, на бумаге и регулярно проверяйте список, чтобы достичь своих целей.
- Даже очень маленькую и тривиальную задачу нужно было записать. Однако вам следует писать в этом списке только кратко, например, «Позвонить Туану», «Посмотреть поля», «Отправить по электронной почте».
- Обязательно носите с собой блокнот, чтобы вы были готовы записывать задачи по мере их появления. Вы думаете, что не забудете написать это позже, но все равно забудете.
Используйте календарь. Просто добавив календарь к своим инструментам управления временем, вы сможете работать более продуктивно. Записывайте дедлайны, задачи и встречи в свое расписание. Каждое утро вы находите время, чтобы посмотреть на эти даты в своем календаре, чтобы узнать, что вас ждет.
Избегайте дублирования расписания. Составление рабочего графика таким образом, чтобы он не дублировался и не брал на себя слишком много задач одновременно. Проверьте свой календарь, прежде чем соглашаться на какие-либо действия, чтобы убедиться, что время свободно. Таким образом ваше время будет более организовано и поможет внимательно следить за временем.
Устраните причину отвлечения внимания. Используйте свое время эффективно, устраняя отвлекающие факторы или заставляя вас отклоняться от курса. Поместите телевизор и другие развлечения вне работы или учебы, чтобы сосредоточиться на работе, а не на развлечениях.
Установите порядок приоритета. Умный тайм-менеджмент - это заблаговременное планирование важных или срочных задач. Отметьте эти моменты в своем расписании с помощью маркера или мелка. Сначала запланируйте эти дела, чтобы у вас было достаточно времени, а затем займитесь менее срочными делами.
- Будьте готовы при необходимости изменить предпочтения. Есть много вещей, которые не появляются до конца и требуют, чтобы вы сделали это сейчас. Затем вам нужно прекратить то, что вы делаете, и сосредоточить свое время и энергию на этой работе в последнюю минуту, но вы не должны допускать, чтобы такие ситуации происходили слишком часто.
- Если вам часто приходится менять заказ, это означает, что что-то не так. Небольшие корректировки приемлемы, но если вам придется продолжать это делать, это, в первую очередь, доказывает, что вы не в правильном порядке.
Думайте реалистично. Выделяйте разумное количество времени на выполнение работы. Если вы думаете, что на выполнение чего-то требуется от получаса до часа, дайте себе час. Реалистичное мышление о том, когда вы можете закончить задачу, поможет вам избежать перегрузки или замедления.
- Будет безопаснее, если вы будете осторожны и всегда будете уделять себе больше времени, чем необходимо. Если вы закончите задачу раньше, вы можете перейти к следующей работе и в конечном итоге обеспечить продуктивность.
Запланируйте основные задачи. Уделяйте время основным повседневным занятиям, таким как еда и купание. Это может показаться второстепенным делом, но вам все равно придется тратить на него время наряду с основной работой, чтобы убедиться, что вы не пропустите ее и это может привести к задержке в планировании.
Воспользуйтесь системой напоминаний. Помимо ежедневного расписания вам следует использовать дополнительные инструменты, которые помогут вам не забыть важные задачи или дедлайны. Используя стикеры, установите на телефон текстовые или звуковые уведомления, чтобы напоминать вам о выполнении определенных запланированных задач.
- Не просите окружающих напомнить вам о вашем расписании, так как они могут забыть о нем, как и вы.
- Если что-то особенно важно, вам следует организовать множество инструментов для напоминаний, так как есть вероятность, что вы можете не заметить заметки или сообщения на своем телефоне.
Помоги мне. Попросите кого-нибудь о помощи или по возможности передайте ему небольшие задания. В общем, это пригодится, если вы можете сэкономить немного достоинства, попросив их вмешаться, выполнить некоторые домашние дела или приготовить ужин, если вы слишком заняты в этот день.
- Обязательно найдите подходящего квалифицированного специалиста для выполнения задачи. Если недостаточно просто найти кого-то, кто выполнит эту работу, вы должны спросить кого-то, кто может хорошо выполнить эту работу.
- Не вините других в своих обязанностях. Это не лучший навык тайм-менеджмента, он только заставляет вас выглядеть ленивым и немотивированным в глазах других.
Измерение производительности. Время от времени вам следует останавливаться и анализировать свои достижения, производительность и определять количество времени, потраченного на последнюю работу. Хранение этих статистических данных в вашей работе и жизни поможет вам найти изменения, необходимые для улучшения вашей производительности на работе и в повседневной жизни.
Самостоятельно награжден. Слишком тяжелая работа может привести к истощению и потере концентрации и даже к выполнению самых простых задач. Так что иногда вам следует отметить свои прошлые достижения и вознаградить себя чем-то действительно интересным.
- Проведите все это полезное время расслабляясь. Выключите телефон и не отвечайте на рабочие электронные письма. Если вы смешиваете работу с игрой, это больше не будет наградой за перезарядку.
- Если вы работаете с понедельника по пятницу, вам следует взять выходной. По окончании трехмесячного проекта вознаградите себя коротким отпуском.
Предупреждение
- Не позволяйте своему разуму блуждать или мечтать во время выполнения повседневных задач.
