Как написать убедительное письмо (с фото) - Чаевые

Видео: Как написать убедительное мотивационное письмо чтоб поступить в Университет

Содержание

Шаги
Совет

У вас проблемы с банком, страховой компанией, государственным агентством, работодателем или школой? Вам нужно отправить им письмо, чтобы убедить их что-то сделать или убедить помочь вам с проблемой, но вы не знаете, с чего начать? В следующей статье рассказывается, как написать эффективное убедительное письмо.

Шаги

Часть 1 из 4: подготовка

Идеи вверх. Перед тем, как начать писать письмо, подумайте о том, что вы хотите передать в нем, почему вы пишете это письмо, а также какие возражения получатель может предложить после вас. читать письмо. Наличие идеи в первую очередь поможет вам четко определить основное содержание письма, а также понять тему, на которую оно направлено.
- Открытие письма с образцом предложений: я хочу убедить «читателя» в «цели». Замените «читателя» на человека, которому вы отправляете письмо, а «цель» - на то, что вы пытаетесь убедить.
- Выполнив вышеуказанный шаг, спросите себя: почему? Подчеркните причины, по которым вы хотите, чтобы читатель согласился с вашими пожеланиями.
- После того, как вы перечислили причины, распределите их по важности. Поместите все важные причины в один столбец, а причины, которые менее важны, чем в другой столбец. Этот шаг помогает обобщить информацию, чтобы выделить важную и актуальную информацию.
Знайте свою цель. Убедитесь, что вы точно знаете свои цели. Что вам нужно сделать и чего вы хотите, чтобы ваши читатели сделали?
- В то же время подумайте сами о решениях проблем, о которых вы думаете.
Понять целевую букву. Анализ и понимание вашего предмета помогут вам сформировать композицию письма. Если возможно, определите, будут ли ваши читатели согласны или не согласны с вами, или они будут на нейтральной стороне. Этот шаг поможет вам понять, на что обратить больше внимания.
- Постарайтесь определить настоящую личность человека, которому вы отправляете письмо. Кто они и почему вы думаете, что они действительно должны вам помочь? Ваше письмо просто проигнорируют или оно будет обработано? Находится ли получатель на высоком посту или на него возложена функция по решению этой проблемы? В зависимости от позиции получателя могут быть разные формулировки.
- Постарайтесь выяснить, что думает и думает читатель по обсуждаемой теме. Могут ли возникнуть противоречивые взгляды между вами и вашими читателями? Как можно формально представить такие взгляды?
- Узнайте, что интересует вашего читателя по вашей теме. Есть ли у них возможность торговать? На них напрямую влияет эта тема? Сколько времени им нужно потратить на их рассмотрение?
- Подумайте о типах доказательств, которые вы должны представить в своем эссе, чтобы убедить читателя.
Изучите тему. Очень убедительный язык должен включать фактические доказательства и соответствующую информацию. Убедитесь, что вы смотрите с другой точки зрения. Не просто изучайте проблему с вашей точки зрения, но упоминайте противоположные точки зрения и их факты.
- Используйте фактические факты, логические аргументы, статистику и соответствующие доказательства в поддержку своего утверждения.
- Вместо того, чтобы просто настаивать на том, что позиция противоположной стороны неверна, объясните, почему ваша позиция правильная и заслуживает рассмотрения.
рекламное объявление

Часть 2 из 4: Форматирование письма

Используйте формат блока. Деловые письма имеют уникальный формат. При чтении письма, написанного в правильном формате, читатель не отвлечется тем или иным образом. И наоборот, если вы не разместите правильно, письмо оставит плохое впечатление о вас в глазах читателя, и они могут отбросить ваше письмо.
- Начните с разрывов строк и отдельных абзацев.
- Выровняйте каждый абзац. Другими словами, не делайте абзаца отступом, как при написании прозы или эссе.
- Одна строка между абзацами.
- Используйте стандартный шрифт, обычно Times New Roman или Arial с размером шрифта 12.
Адрес ставится отдельно в начале письма. Начните с ввода вашего адреса в верхнем левом углу письма. Не включайте свое имя, а только укажите адрес улицы, города, провинции (используйте «штат» для стран с такими штатами, как США ...) и код города. Вы также можете ввести свой номер телефона и адрес электронной почты в отдельные строки ниже. Если вы живете в Великобритании, адрес должен быть справа. Затем на расстоянии одной строчки.
- Введите дату. Месяцы записываются в виде букв, за которыми следует дата и год соответственно. Примечание. Этот метод используется в англоязычных странах. Во Вьетнаме используется порядок «День ... месяц ... год ...»). Одна линия.
- 4 июня 2013 г.
- Введите имя и адрес получателя. Попробуйте указать личность получателя. Одна линия.
Откройте письмо с приветствием. «Уважаемый» с именем получателя - это общепринятая форма введения. Убедитесь, что имя получателя введено правильно, чтобы имя в приветствии совпадало с именем получателя в заголовке сообщения.
- Используйте такие титулы, как г-н (г-н), г-жа (г-жа), профессор (доктор) в сочетании с именем получателя при обращении к фамилии. Если вы не уверены, как назвать женщину, используйте «г-жа (г-жа)».
- Всегда ставьте двоеточие после названия.
- Оставьте строку между приветствием и первым абзацем
- Уважаемый профессор Браун:
Закройте письмо заключением. Прежде чем писать заключительное предложение, подумайте о тоне письма. «Спасибо» - один из основных типов заключительных предложений, в то время как такие предложения, как «С уважением», более дружелюбны. Подумайте, соответствует ли ваше письмо уважительному или дружескому окончанию. Независимо от того, какой вывод вы выберете, вы должны следовать правилу, согласно которому первое слово должно быть написано с заглавной буквы, а следующее слово - с маленькой буквы. После конечного предложения ставится запятая.
- Выберите «С уважением, (С уважением)» для формального формата почты. «С уважением», «С уважением», «Спасибо, (Спасибо)» или «С уважением (С уважением)» - закрывающие формы. стандарт для деловой электронной почты. «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или «Удачного дня» - интимные выражения. и менее отдаленное чувство.
- Прежде чем вводить свое имя, выделите четыре строчки для своей подписи.
- Спасибо,
рекламное объявление

Часть 3 из 4: написание писем

Кратко и лаконично. Убедительные письма должны быть короткими и вежливыми. Предприниматели редко читают письмо объемом больше страницы или письмо раздражающего тона. Не болтайте, выкладывайте. Старайтесь использовать ясные, связные предложения. Избегайте не по теме и давайте ненужную, устаревшую или лишнюю информацию.
- Избегайте использования излишне многословных предложений. Необходимо использовать очень убедительные пояснительные предложения. Предложения должны быть короткими, понятными и легко читаемыми.
- Не пишите слишком длинные абзацы. Не включайте слишком много информации в каждый абзац, так как это вызовет у читателя депрессию при прочтении письма, не уходите от темы и не пытайтесь усложнить вопрос. Придерживайтесь информации, которая тесно связана в каждом абзаце, и переходите к другому, когда начнете разрабатывать новую идею.
Сформулируйте основную идею в первых двух предложениях. Начните с легкого и простого вступительного предложения. Выскажите свои пожелания (то есть основную идею) в первых двух предложениях.
- Первый абзац должен состоять всего из двух-четырех предложений.
Второй абзац должен подчеркнуть цель письма. В этом абзаце изложите свои мысли, требования или цели. Вместо того, чтобы приводить конкретные причины, информацию или содержание, полностью объясните свою позицию, свои точки зрения, интересы или требования и объясните важность вопроса. насколько это влияет на вас, что заставляет вас действовать.
- Не забудьте оформить свой контент разумным, вежливым образом, используя реалистичные предложения. Избегайте чрезмерно эмоциональной речи, не используйте принудительные слова, не используйте невежливые предложения с читателями (читателями здесь могут быть отдельные лица или организации), а также не проявляет грубости по отношению к противной стороне.
В следующих абзацах сделайте опорные пункты. Следующие несколько абзацев подтвердят вашу точку зрения, предоставив сопроводительную информацию и дополнительные сведения. Обязательно предоставьте логические, фактические, разумные, практические и юридические детали. Не высказывайте только эмоциональные мнения, убеждения или просто личные желания. Не заставляйте читателя читать длинный рассказ; моменты нужно делать быстро и точно. Вот несколько небольших приемов, которые помогут вам в этом:
- Цитирование актуальной статистики и событий для привлечения читателей. Убедитесь, что представленные статистические данные и факты взяты из надежных, законных источников и что статистические данные и факты используются вами честно в их первоначальном контексте. .
- Приведите ссылки на экспертов-исследователей, чтобы показать, что они одинаково относятся к вам по этому вопросу, и выступить против взглядов противоположной стороны. Эти эксперты должны иметь заслуживающую доверия позицию в области, которую они исследуют, и быть способными сформулировать точку зрения по рассматриваемому вопросу.
- Укажите причины, по которым ваш запрос должен быть одобрен. Метод убеждения путем объяснения кому-то, почему вы считаете, что что-то должно быть сделано, чтобы они могли изменить свое мнение более эффективно, чем просто попросить их что-то сделать. . Объясните текущую ситуацию и почему ее нужно изменить.
- Сообщите подробности, спецификации и понимание проблемы, связанной с требованием. Упомяните прошлые попытки решить проблемы или отсутствие каких-либо действий.
- Свидетельства, относящиеся к рассматриваемой проблеме, должны сопровождаться примером. Представьте доказательства, которые заставят читателя увидеть значимость проблемы.
- Не забудьте ограничить то, что вам нужно упомянуть в своем абзаце. Пожалуйста, изложите ваш случай и ситуацию просто. Не вдаваться в подробности, но необходимо дать достаточно ключевого содержания. Выбирайте только самую актуальную статистику, экспертов и отзывы.
Опровергните мнение противоположной стороны. Ключ к умению убедить кого-то - бросить вызов противоположным мнениям. Если вы хотите предсказать нежелательные аргументы или вопросы читателей, вы можете упомянуть их в письме. Найдите точки соприкосновения с противоположной стороной или придумывайте убедительные мнения, подтверждающие ваше мнение.
- Убедитесь, что вы открыто признаете разницу между вашей точкой зрения и другой стороной. Попытка скрыть их только ослабит ваши аргументы. Вместо этого подчеркните ценности, опыт и проблемы, которые у вас есть общие с противоположной стороной.
- Избегайте критических выражений. Слишком много эмоций в словах снижает справедливость ваших аргументов. Письмо, содержащее слишком много негатива и осуждения, может помешать вашим читателям согласиться с вашим мнением.
Заявите, повторив свой запрос еще раз. Повторите свой запрос или мнение в конце сообщения. В этом абзаце вы можете предложить решение или предпринять действия для решения проблемы. Укажите в письме, что вы свяжетесь с ним по телефону, электронной почте или путем самопроверки.
- Завершение четко сформулированным предложением поможет убедить читателя склониться к вам или, по крайней мере, поможет ему более ясно увидеть проблему с вашей точки зрения.
- Принесите свои собственные решения или методы. Согласитесь на компромисс или обе стороны сделают шаг назад. Покажите читателю, что вы сделали и что готовитесь к исправлению ситуации.
рекламное объявление

Часть 4 из 4: Заключительные шаги

Проверить на наличие ошибок. Орфографические ошибки и плохая грамматическая структура - первое, что оставляет у читателя плохое впечатление о вас. Только когда в статье нет ошибок, читатель может сосредоточиться на содержании и идее, которую статья хочет передать. Перечитайте письмо несколько раз, прежде чем нажимать кнопку отправки. Прочтите письмо вслух, чтобы узнать, хорошо ли оно пойдет.
- В случае необходимости попросите кого-нибудь проверить орфографические ошибки в вашем письме (или вы можете использовать программное обеспечение для проверки орфографии).
Подпишите свою настоящую подпись. Подпишите письмо напрямую, если вы отправляете его вместо электронной почты. Это помогает персонализировать письмо и убедиться, что оно написано вами.
Копируйте других важных людей. Если другим людям в компании или другой организации нужно прочитать ваше письмо, отправьте им копию. Это означает распечатку эквивалентного количества людей для отправки, настоящую подпись копий и отправку.
Отправители должны сохранить копию. Всегда записывайте свою запись с информацией о том, когда она была отправлена, и информацией о получателе. Запишите, что вам нужно делать дальше для решения проблемы, пока проблема не будет решена. рекламное объявление

Совет

Следует писать в официальной форме. Получатель письма не поверит вам, если вы используете повседневный или неформальный разговорный язык.Использование формального языка также помогает сделать письмо более вежливым, чем использование бессмысленного сленга!
Используйте нежный язык. Люди стремятся помочь тем, кто к ним добр.
Не не по теме. Старайтесь не добавлять лишнюю информацию, не относящуюся к теме, о которой вы говорите. Вместо этого придерживайтесь релевантного контента и не усложняйте ситуацию. Используйте реальные факты, чтобы выделить их.
Используйте маркеры в среднем абзаце, если нужно четко показать некоторые шаги, действия или предложения.
Используйте стандартный английский для написания букв (для англоязычных стран). Это не текст и не социальные сети; Это официальное письмо. Аббревиатуры, сленг и смайлики могут донести ваше сообщение.
Отрегулируйте точки фокусировки в соответствии с восприятием компаний или агентств. Некоммерческая организация и большая корпорация могут думать по-разному.
Не относитесь к своим читателям так, будто они что-то вам должны и чего-то от вас просят. Вместо этого убедите их дружеским и профессиональным языком.