Автор:
Monica Porter
Дата создания:
21 Март 2021
Дата обновления:
2 Июль 2024
Содержание
Если вы хотите, чтобы кто-то спонсировал мероприятие или работу, которую вы выполняете, вам следует написать открытое спонсорское письмо. Ваше письмо должно не только убедить вашего спонсора в том, что то, что вы делаете, стоит пожертвования, но и четко указать преимущества, которые получит донор. Разумное спонсорское письмо является ключевым фактором при принятии решения, можете ли вы подать заявку на финансирование или вас полностью проигнорируют.
Шаги
Часть 1 из 3: Подготовка к гранту
Четко определите свои цели. В частности, что вы надеетесь получить от спонсорского письма? Что вы хотите показать? Какую деятельность вам нужно финансировать и почему это важно? Прежде чем писать спонсорское письмо, вам необходимо знать ответы на поставленные выше вопросы.
- Спонсорские возможности должны быть четкими и целенаправленными. Непонятное открытое письмо или вы не уверены, что вам нужно или почему, не принесет хороших результатов.
- Поймите, почему вы должны достичь своей цели. Спонсорское письмо имеет больше шансов на успех, если оно имеет определенное значение. Убедите спонсора, почему стоит вкладывать деньги или время. Например, вы можете рассказать им историю о том, как мероприятие может помочь отдельному человеку или сообществу.
Составьте список спонсоров. Кто из них сможет поддержать ваше мероприятие? Возможно, владелец бизнеса поможет вам по личным причинам. Или, может быть, будет некоммерческая организация, которая поддерживает подобную деятельность. Кто спонсировал такие мероприятия? Учиться нужно очень внимательно.- Не забудьте указать физических или юридических лиц, которые имеют личные отношения с вами или вашими коллегами. Никогда не недооценивайте личные отношения.
- Не упускайте из виду малый бизнес. Скорее всего, они тоже будут рады помочь. Не забудьте указать, где вы будете проводить мероприятие. Местные предприятия часто хотят поддерживать отношения с людьми, потому что это дает им много преимуществ.
- Если вы работаете в команде, разделите список спонсоров поровну, чтобы каждый член команды отвечал за связь с ними.
Будьте уверены в том, чего хотите. Есть много разных способов спонсировать. Прежде чем писать письмо, нужно быть уверенным в том, чего вы хотите.- Возможна как денежная помощь, так и пожертвование. Подарочная поддержка означает, что компания будет раздавать продукты, материалы или иногда предоставлять услуги, которые можно использовать на мероприятии, вместо наличных денег.
- Возможно, вы готовы принять помощь человеческими ресурсами вместо продуктов. Какой бы ни была цель, вы должны четко понимать, чего хотите.
Будьте уверены в том, что вы рекомендуете. Обычно спонсорские письма позволяют получателям выбирать между разными уровнями финансирования. Это позволяет малым предприятиям, у которых не так много бюджета, как у крупных предприятий.- Определите уровни финансирования.Вы должны четко обозначить различные преимущества, которых можно достичь при каждом уровне финансирования. Те, кто дает больше, должны получать больше взамен.
- Баннерная реклама, публичные объявления о компании или информации о спонсорах, логотипы компаний, появляющиеся на вашем веб-сайте или в рекламных программах, - вот несколько примеров преимуществ, которые вы можете предложить.
Определите имя человека, который получит письмо. Не указывайте получателей в целом, например «Для заинтересованных». Это кажется немного поверхностным.
- Обычно человек, которого вам нужно отправить, будет менеджером по персоналу или главным операционным директором. Вам следует позвонить в компанию напрямую или узнать на веб-сайте, кто отвечает за спонсорство. Не угадай! Чтобы добиться успеха, спонсорское письмо должно быть адресовано нужным людям. Знайте, как написать точное имя, а также должность человека, которого нужно отправить.
- Вы также должны узнать, есть ли у компании или организации политика благотворительности, чтобы вам не приходилось тратить время зря и можно было связать свой запрос с ее политикой.
Часть 2 из 3: понимание структуры
Давайте изучим несколько примеров открытых писем о спонсорстве. Вы можете легко найти множество форм спонсорских писем в Интернете. Некоторые из них требуют оплаты, но большинство из них бесплатны. Вы должны читать письма правильного формата и содержания.
- Однако не дублируйте образец письма. Вам нужно изменить свое письмо, чтобы сделать его менее жестким и более личным.
- Например, если вы знаете, что генеральный директор компании лично связан с вашими целями. Вы можете персонализировать свое письмо этому человеку. Знайте компанию или человека, на которого вы подаете заявку, и составьте письмо для каждого человека.
Выберите правильную формулировку. Это будет зависеть от получателя. Тем не менее, вы всегда должны быть профессионалом и не использовать излишне разговорные выражения.
- Пожалуйста, напишите письменно с готовым логотипом и названием организации. Это сделает ваш запрос более профессиональным. Если вы подаете заявку на самофинансирование, вы все равно можете создать свой собственный шаблон профессионального письма с вашим именем, напечатанным сверху.
- Если вы пишете в другую компанию или организацию, пишите как можно формальнее. Если вы пишете члену семьи или другу, вы можете использовать более неформальный подход, но все же не говорите слишком разговорчиво, поскольку это показывает, что вы не уважаете получателя. Поэтому письмо в неформальном стиле часто не дает ожидаемых результатов в обоих случаях.
Пожалуйста, используйте Стандартные шаблоны деловых писем. Типичное письмо-претензия обычно использует тот же шаблон, что и деловые письма. Используйте правильный шаблон, если не хотите, чтобы ваше письмо выглядело непрофессионально.
- Начните письмо с даты, за которой следует имя и адрес спонсора.
- Затем разделите строку и начните приветствие с: Уважаемый (имя получателя), сопровождаемого запятой.
- Держать его коротким. В идеале спонсорское письмо должно быть длиной около одной страницы. У людей часто не хватает времени, чтобы прочитать больше. Большинство жертвователей потратят на ваше письмо всего «минуту». Поэтому вы должны писать не только кратко, но и ясно и понятно.
- Пожалуйста, отправьте письмо по почте. Использование электронной почты для подачи заявки на спонсорство часто заставляет их чувствовать, что вы на самом деле не уделяете ей особого внимания.
Закончите письмо благодарностью. В конце сообщения следует поблагодарить получателя за заботу. Обязательно выровняйте линию и оставьте достаточно места для подписи.
- Завершите свое письмо профессиональным одобрением, например: С уважением, после чего укажите свое имя, должность и собственноручную подпись.
- Приложите необходимые документы. Вы, вероятно, захотите приложить свои заранее напечатанные брошюры к спонсорскому письму, чтобы дать вам подробную информацию о вашем мероприятии или компании. Это повысит уровень доверия и позволит бизнесу чувствовать себя более комфортно, поддерживая вас.
- Точно так же, если ваша организация дойдет до газеты, вы можете прикрепить ее для поддержки своей работы.
Часть 3 из 3: Полное содержание
Введение необходимо хорошо подготовить. В начале письма вы должны конкретно представить себя, свою компанию или свое мероприятие. Не звони. Получатель должен знать правильную проблему с самого начала.
- Не думайте, что они знают, кто вы и чем занимается ваша организация. Пожалуйста, объясните все четко. Начните с информации о компании (если это открытое письмо о заинтересованности) или личной информации (если это спонсорское письмо для вас самих). Например, организация ABC - это некоммерческая организация с целью ... и т. Д.
- Выделение нескольких достижений показывает, что спонсирование вашей работы не принесет никакого риска. Четко и конкретно укажите, как вы будете использовать деньги.
- Во втором или первом абзаце вам нужно прямо изложить свой запрос и объяснить, зачем он вам нужен.
Обозначьте преимущества. Чтобы спонсировать вас, компания или частное лицо должны видеть выгоды, которые они получат от этого. Итак, в средней части письма выделите преимущества для благотворителей.
- Например, если спонсор привлечет внимание общественности через этот инцидент, объясните подробно и подробно: будет ли мероприятие сниматься по телевидению? Сколько человек приедут? Есть ли гости ВИПС? Если ваше мероприятие спонсируют другие уважаемые компании или их конкуренты, укажите это.
- Пожалуйста, позвольте вашему спонсору быть выбранным. Им будет приятно, если есть разные варианты, соответствующие их потребностям и бюджету.
Убедите их реальными доказательствами. Например, конкретное количество посетителей или статистика о количестве людей, которых они могут охватить.
- И не забывайте факторы, которые могут вызвать у них сочувствие - например, рассказ о человеке, которому нужна помощь, если он может быть очень кратким (в одном или двух предложениях), это поможет очень трогательно.
- Объясните, как вы можете сделать своего донора известным через его спонсорство. Возможно, у них будет свободное место для вашей будки, которое будет стоить спонсорской суммы.
- Предоставьте необходимую информацию в спонсорском соглашении, которое им необходимо принять. Не забудьте указать свою контактную информацию. Вы также можете указать свой личный адрес и заранее проштампованные конверты, чтобы им было удобнее отвечать. Не забудьте указать дату, когда вам нужно получить ответ.
- Спросите спонсора, каким образом он хотел бы продвигаться по службе. Например, как будут выглядеть их имена или предприятия или они хотят, чтобы их знали? Дайте несколько предложений, но категорически не соглашайтесь. Пожалуйста спросите!
Предоставляет основную информацию о вашем мероприятии. Вы должны предоставить им конкретную информацию, которая принесет пользу вашей организации или отдельному лицу.
- Например, если вы пишете письмо о пожертвовании благотворительной организации, объясните основную информацию о благотворительной организации, например, когда она была основана, кто является лидером, и он отвечает. а также награды и награды, полученные фондом.
- Докажите это не словами. Не говорите им, что ваша организация или мероприятие хорошее и заслуживает рассмотрения. Убедите их с помощью конкретных доказательств, демонстрирующих, насколько хороша ваша организация или мероприятие и почему. Обычно более убедительны конкретные доказательства.
Пожалуйста, приходите на место. Отправка одного письма - не лучший способ наладить отношения. Хотя открытое письмо с просьбой о спонсорстве - тоже неплохая идея, личное общение - все же более разумный способ поведения.
- Если вы не получите ответа в течение 10 дней, вы можете позвонить или прийти лично. Однако имейте в виду, что руководители компаний очень заняты, и это может расстраивать.Так что вам следует записаться на прием или позвонить заранее.
- Обязательно сообщите о своих ожиданиях в отношении своего проекта. Избегайте упоминания негативных вещей. Не заставляйте их думать, что вы просите или пытаетесь втянуть их в рискованное дело.
- Если ответ - «может быть», не бойтесь попробовать еще раз. Только не приходите, чтобы беспокоить их сразу или слишком много, им будет неудобно.
- Никогда не слишком самоуверен. Не думайте, что они назначат вам встречу или спонсируют вас. Поблагодарите их за внимание.
- Не забывайте благодарить их, если вас спонсируют.
Вычитка. Вы можете потерять свои шансы на получение финансирования, если не внимательно изучите открытое письмо. Буквы, содержащие орфографические или грамматические ошибки, выглядят непрофессионально. Кроме того, зачем кому-то нужно, чтобы их имя ассоциировалось с таким непрофессионализмом?
- Проверьте пунктуацию. Многие люди не знают, как правильно использовать запятые или апострофы. Эти мелочи тоже играют очень важную роль.
- Протестируйте копию своего письма и прочитайте ее снова и снова в течение нескольких часов. Иногда ваши глаза настолько знакомы с онлайн-контентом, что при чтении на компьютере легко игнорировать основные опечатки.
- Убедитесь, что вы отправляете его в специальном деловом конверте.
- Вот пример: рекламное объявление
Адрес: _________ _________________ _________________
Уважаемые господин и госпожа: _______,
Недавно меня пригласили участвовать в предварительном туре конкурса «Мисс Штаты Америки». А на предварительном экзамене у меня будет возможность быть избранным представителем штата для участия в конкурсе «Мисс Штаты Америки».
Я был бы очень признателен, если бы вы помогли спонсировать меня в конкурсе «Мисс Колорадо». В конкурсе примут участие около 20-50 конкурсантов. Это событие будет транслироваться по местному каналу с участием примерно 200 000–300 000 зрителей, и имена всех моих спонсоров появятся во время выступления, а также на официальном сайте конкурса.
Есть разные уровни финансирования. Вы можете выбрать один из вариантов ниже, чтобы помочь мне.
$ ____ - Ваше имя, информация и логотип
$ ____ - Ваше имя и информация
$ ____ - Ваше имя и логотип
$ ____ - Ваше имя
Если вы заинтересованы в спонсорстве, ответьте мне на ___________________.
Искренне благодарю.
С наилучшими пожеланиями,
(Подписать)
Полное имя
Совет
- Не отдавай приказов. Спросите вежливо.
- Ищите один основное контактное лицо вместо секретаря или третьего лица.
- Если ваш почерк не очень хороший, печатайте. Это будет выглядеть более профессионально.
- Распечатайте письмо на качественной бумаге
- Компании часто получают много спонсорских предложений для различных мероприятий, поэтому убедитесь, что вы объяснили им причину, по которой эта компания является наиболее подходящим спонсором для мероприятия. ваш иск.
- Пожалуйста, включите спонсорскую форму для заполнения компании.
