Автор:
John Stephens
Дата создания:
28 Январь 2021
Дата обновления:
1 Июль 2024
Содержание
Обратная связь необходима для того, чтобы помочь сотрудникам или студентам стать лучше. Обратная связь не только важна, она также необходима в большинстве компаний и учебных аудиторий. Это особенно верно, если вы управляете сотрудниками или отвечаете за руководство другими. Поскольку все больше и больше сотрудников общаются и работают удаленно, становится все более важным писать ответы по электронной почте. Если вы руководите другими сотрудниками, вы можете оставить отзыв при оценке эффективности. Если вы учитель, вам часто нужно будет давать комментарии своим ученикам.
Шаги
Метод 1 из 3. Напишите ответ сотрудника по электронной почте
Подтвердите причину отправки электронного письма. Вы можете указать причину в теме или в теле письма. Обычно лучше всего сообщить получателю, чего ожидать в электронном письме от темы.
- Напишите тему типа «Отзыв о проектных предложениях - Отличное начало!»
Начните с дружеского комментария. Это позволит вашей аудитории понять, что вы делаете комментарий в дружеском тоне, а не критикуете. Это увеличит вероятность того, что получатель прочитает ваш отзыв в положительном направлении.- Напишите что-нибудь вроде: «Надеюсь, у вас хорошая неделя!»
Признайте проделанную ими работу. Скорее всего, респондент приложил много усилий к работе, которую вы оцениваете. Сначала упомяните об этом, дайте им понять, что вы признаете их усилия.
- Вы можете сказать: «Спасибо за попытку реализовать предложенный план. Я приложил много усилий ».
Сначала дайте положительный отзыв. Если сначала получателю сказать, что он делает правильно, критика смягчается. Однако будьте честны, постарайтесь найти что-то положительное. Вы можете сосредоточиться на текущей задаче или на прошлой работе.- Скажите: «Вот еще одно убедительное предложение. Вы достигли множества замечательных целей, и я вижу большой прогресс в вашем методе ».
Напишите отрицательный отзыв как совет. Даже если составить список необходимых изменений более эффективно, получателю может быть трудно их прочитать и расстроить. Вместо этого сделайте предложение так, как если бы это были изменения, которые вы собираетесь внести.- Вы можете написать: «Я удалю части 1 и 2 и расширю часть 3, чтобы включить проект бюджета» или «Я сокращу второй абзац, но добавлю оценку текущих проектов. в конце этой части ».
Объясните отрицательный отзыв. Сообщите получателю, в чем проблема, при необходимости четко объясните причину проблемы. Если критика вызвана отклонением от ожидания или направления, скажите им об этом, подробно объяснив, почему это изменение было сделано.
- Скажем: «Мы в масштабах компании переходим к более подробным предложениям, поэтому нам нужно расширить информацию в нескольких разделах. Я перечислил места, которые нуждаются в дополнительной информации ».
- Если вы комментируете поведение получателя, всегда включайте примеры того, что вы хотите передать. Например, если вы говорите о непрофессиональной одежде на встрече с клиентом, приведите примеры того, что он сделал не так. Вы можете сказать: «В последний раз, когда мы встречались с клиентом, вы были в шлепанцах, а до этого - в футболке. Такая повседневная одежда не приносит профессионального имиджа, который мы хотим представлять компании. ты ".
Определите, как решить проблему. Ваш отзыв не будет полезным, если проблема не будет устранена. В зависимости от темы ответа это может быть список конкретных решений и общий список целей, над которыми нужно работать.
- Вы можете привести примеры того, как они могут решить проблему. Это отличный вариант, когда у вас есть конкретное решение. Вы можете сказать: «Для вашей следующей презентации используйте нейтральные цвета и избегайте переходов. Поскольку мы встречаемся с клиентами, вам также следует избегать разговоров. в компании".
- Другой способ - задавать вопросы, которые помогут им подумать о способах улучшения. Это будет полезно для определения проблемы, для которой существует множество возможных решений. Например, «Есть ли способы улучшить материал с этого момента?» Или «Какие изменения вы планируете применить к своей следующей презентации?»
Напомните им о возможных последствиях. Некоторые проблемы на работе могут нанести вред организации, и сотрудники должны знать об этом. Во многих случаях будут некоторые последствия, а иногда вы потеряете клиентов или окажете неэффективное обслуживание клиентов из-за ошибок сотрудников. В зависимости от ситуации, если они не изменятся, для сотрудника также будут последствия. Если возникнет проблема, сообщите об этом персоналу.
- Например, расскажите им о том, что компания может потерять клиентов из-за ошибок в бумаге.
- Другой способ - сообщить им, что их могут уволить из проекта, если они не попытаются улучшить свою документацию.
Закончите просьбой о разъяснении и объяснении вашего отзыва. Это удобный способ завершить электронные письма, которые помогают людям узнать, что вы их поддерживаете. Кроме того, им будет удобно просить объяснений, если они не понимают, что вы написали.
- Напишите: «Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вам понадобится объяснение проблемы».
Метод 2 из 3: написание обратной связи при оценке компетенций
Ставьте цели для оценки компетенций. Вот почему вы делаете обзор. Знание своих целей поможет вам лучше писать отзывы и поможет вашим сотрудникам понять, чего ожидать.
- Например, вы сосредоточены на улучшении сотрудников? Вы проводите общекорпоративную оценку, чтобы решить, какой тип развития карьеры принесет наибольшую пользу вашей компании? Вы делаете ежеквартальный обзор?
- Рассказывая о своих целях, говорите с персоналом о своих целях. Можно сказать: «У компании есть план поддержки программы развития карьеры, основанный на потребностях сотрудников, поэтому я провожу оценку эффективности для каждого человека».
Просмотрите предыдущие отзывы о них. Это может включать ответ от предыдущего обзора, а также неофициальную информацию, опубликованную во время обзора. Вы также должны оценить, что они сделали, исходя из этой обратной связи. Они использовали это для улучшения? Разве они не обращали на это внимания?
- Если они отреагировали на отзывы раньше, на этот раз это можно было бы рассматривать как положительную оценку.
- Если они раньше не обращали внимания на обратную связь, вы можете обсудить как предыдущую проблему, так и отсутствие самосознания, связанного с игнорированием обратной связи.
Объясните положительный отзыв, приведите конкретные примеры. Лучше всегда начинать с положительных комментариев. Расскажите персоналу, что у них хорошо получается, и отметьте любые достижения, которых они достигли. Будьте честны, но постарайтесь включить как можно больше плюсов и минусов.
- Приведите примеры, например: «Вы проявили самосознание, когда добровольно возглавили проект, и вы продемонстрировали хорошее лидерство, хорошо работая с командой, включая предложения. от других участников и постановка задач ».
- Хвалите то, что вы хотите, чтобы они сделали.
Дайте конструктивную критику, приведите конкретные примеры. Сосредоточьте свою критику на том, что наиболее выгодно для компании или целей работы сотрудника. Расскажите им, с чем вы считаете, что у них проблемы, и почему.
- Приведите конкретные примеры. Например, «В последних 3 презентациях вы забыли проект бюджета, замедлили проект» или «Среднее количество аккаунтов, достигнутых за последний квартал, составило 6, но вам просто гарантировано. 2. Это считается некомпетентным ».
Установите рабочие цели для следующего этапа оценки. Это поможет сотрудникам понять, на чем им следует сосредоточиться в будущем, а вы сможете сообщить, что компании нужно от ваших сотрудников. Это также сделает обратную связь более полезной, потому что сотрудники знают, что вы хотите, чтобы они поняли во время сеанса обзора.
- Цели должны быть краткими и конкретными. Например, «В среднем сотрудник будет продавать 4 продукта в день», «Сотрудник увеличит общение с клиентами» или «Сотрудник завершит сеанс обучения лидерству».
- Убедитесь, что следующий аудит, который вы проведете для своих сотрудников, будет посвящен этим рабочим целям, поскольку они ожидают именно этого.
Предложите возможности карьерного роста. Предлагайте конструктивные комментарии, которые вы давали ранее. В зависимости от ресурса это может быть обмен знаниями, обучение, обучение в компании или сеанс обмена жизненным опытом. Вы даже можете искать курсы в Интернете, если вам не хватает ресурсов.
- Будьте готовы изменить эти рекомендации после обсуждения оценки с сотрудником. Например, сотрудник может попросить о карьерном росте, о котором вы даже не думали.
- Вы должны учитывать карьерные цели сотрудника. Например, если сотрудник хочет перейти на руководящую должность, вы можете порекомендовать тренинг по лидерству в качестве варианта развития карьеры. Другой вариант: если сотрудник интересуется графическим дизайном, вы можете разрешить ему посещать учебные курсы, чтобы они могли использовать эти навыки для компании.
Закончите словами ободрения. Независимо от того, насколько положительной является оценка эффективности, никто не любит, когда ему напоминают о недостатках или о том, что ему нужно улучшить. Заключение словами ободрения может помочь мотивировать сотрудника, а не подвергаться давлению или разочарованию.
- Скажите следующее: «В прошлом квартале у вас были непредвиденные проблемы, но вы хорошо выполнили свою работу, скорректировав рабочую нагрузку. Нам нравится ваша работа, и мы надеемся увидеть больше хороших результатов в этом квартале ».
Поощряйте обратную связь от получателей. Это может быть устный ответ после того, как вы обсудили с ними оценку, или вы можете дать им форму обратной связи для заполнения. Вы получите более эффективную обратную связь, если позволите персоналу комментировать оценку работы и обобщать информацию в ваше отсутствие.
- Попросите других прокомментировать ваш отзыв. Например, «Если бы вы могли улучшить что-то в моем способе обратной связи, что бы это было?» И «Является ли обратная связь понятной и полезной?»
Метод 3 из 3. Предоставьте учащимся обратную связь
Сосредоточьтесь на обучении. Цель обратной связи - помочь студентам учиться, поэтому делайте полезные комментарии, которые помогут им улучшить свою работу, а не критиковать ошибки. Воспринимайте это как руководство, а не только как критику.
- Вы можете предоставить письменный отзыв о типах студенческой работы, включая написание заданий, презентаций и проектов.
Оставьте отзыв о содержании и структуре. Обе части важны, и учащимся нужно знать, как их улучшить. Это особенно важно, если один ученик успевает по одной части лучше, чем другой. Например, учащийся может иметь отличное представление о разработке контента, но при этом у него все еще есть опечатки, неправильная пунктуация, неполные абзацы и ошибки с отступами.
- Если вы комментируете устные презентации или проекты, не забудьте предоставить отзывы по каждой части упражнения.
- Например, устная презентация может включать комментарии как по содержанию, так и по навыкам публичных выступлений, в то время как проект может получать отзывы по содержанию, творчеству и навыкам. настоящее время.
Дайте конкретные положительные и отрицательные отзывы. Такие комментарии, как «хорошая работа», «действительно хорошо» или «нужно работать», не говорят учащимся, что им нужно делать, чтобы стать лучше, или что они делают правильно. Чтобы обратная связь была эффективной, ученики должны знать, что они сделали хорошо, а что нет.
- Напишите так: «Ваша диссертация ясна, хорошо написана и использует требуемый формат. С другой стороны, тематические предложения требуют больше усилий, потому что они не связаны с тезисом ».
- Предложите так: «Мои идеи хорошо развиты, но я хочу, чтобы вы пришли ко мне за инструкциями, где использовать запятые и неполные предложения».
- Включает сочетание положительных комментариев и конструктивной критики.
Предлагайте способы улучшения вместо исправления ошибок. Вы можете выделить несколько ошибок, но не вносите исправления на страницу. Определите проблему, которую вы обнаружили в статье, например, используйте слишком много запятых, а затем предложите навыки, которые ваши ученики могли бы улучшить.
- Например: «Я использовал слишком много запятых в своем эссе. Учитель посоветовал вам ознакомиться с правилами использования запятых и как избежать ошибок с запятыми. Если вы пойдете к инструктору, мы сможем просмотреть отрывок вместе.
Установите приоритеты для следующего наброска или упражнения. Это даст студентам конкретные моменты, на которых следует сосредоточиться с этого момента. Вы можете расставить приоритеты в целях обучения или потребностей ваших учеников в зависимости от типа задания.
- Скажите: «Прямо сейчас я хочу, чтобы вы сосредоточились на использовании активных тем и избегали неполных предложений».
Ограничьте обратную связь одним предметом или одним навыком, если проблема во времени. Сосредоточьте внимание на текущих учебных целях или потребностях учащихся, которых вы оцениваете. Убедитесь, что учащиеся знают, что вы оцениваете только определенные части их письма, чтобы они не думали, что другие разделы идеальны.
- Возможно, вам придется раскрасить или выделить комментарии.
- Прежде чем вы вернете задание студентам, сообщите им, что вы даете обратную связь только по части задания.
- Вы также можете позволить студентам выбрать навык или раздел, по которому они хотели бы получить отзыв.
Избегайте давления на студентов. Если ошибок много, не пытайтесь исправить их одним комментарием. Предоставление слишком большого количества информации сразу может вызвать у учащихся чувство подавленности. Вместо этого начните с основных настроек или с самого простого.
- Например, вы можете начать с сосредоточения внимания на неполных предложениях и поиска слов, которые вы не умеете писать.
- Вы также можете просто сосредоточиться на учебной цели, к которой стремится упражнение.
Поощряйте студентов продолжать попытки. Закончите положительной нотой, которая побудит их продолжать попытки. Вы можете сослаться на другие улучшения в их упражнениях, что даст им мотивацию стремиться выше.
- Напишите: «Я знаю, что после того, как вы поняли, что ваше письмо значительно улучшилось в течение учебного года, я знаю, что вы отлично выполните свое задание в соответствии с этими советами. Я с нетерпением жду вашего следующего эссе! "
