Содержание

• Шаги
• Совет
• Что вам нужно

Организация офисных файлов - непростая задача, особенно когда дело доходит до организации больших объемов файлов и документов. Тем не менее, вы можете преодолеть эту проблему, заранее спланировав и выбрав файловую систему. Это поможет вам организовать свой бизнес-профиль и ускорит поиск важных документов. Вы можете ознакомиться со статьей ниже о том, как организовать свои офисные записи, чтобы начать свою миссию.

Шаги

Часть 1 из 3: выбирайте время правильно

1. 

   Выделите определенное количество времени на то, чтобы организовать свое приложение, чтобы не отвлекаться в середине. Подготовьте картон и наклейки, чтобы создать новый профиль, прежде чем начать. рекламное объявление

Часть 2 из 3. Организуйте документы и записи

1. 

   
   
   Разделяйте груды документов и файлов на более мелкие, более управляемые части.
   • Обрабатывайте стопки по одной и убирайте или уничтожайте ненужные бумаги, чтобы уменьшить количество и ограничить избыточность.
   • Разделите остальные документы и файлы на две отдельные части: одну для файлов, которые необходимо обработать в ближайшие месяцы, а другую для архивных файлов, которые не требуют срочной обработки.

2. 

   
   
   Организуйте папки в алфавитном порядке, если у вас есть профиль клиента. Например, если в каждой подшивке указано имя человека или компании, вы можете отсортировать записи по имени этого человека. В этом случае следует пометить каждую карточку профиля, содержащую полное имя клиента.Расположите обложки в алфавитном порядке, затем отметьте свой ящик для документов, чтобы увидеть, у какого ящика есть имя, начинающееся с определенной буквы.

3. 

   
   
   Сортируйте по категориям, если записи относятся ко многим частям бизнеса. Некоторые документы относятся к счетам-фактурам, гарантиям или контрактам, и вам необходимо разделить их на разные категории. Обозначьте каждую запись соответствующим образом и поместите в нее все соответствующие документы. Возможно, вам потребуется создать дополнительный профиль, поэтому используйте подвесную крышку, чтобы отметить каждую категорию, и обложку как второстепенную.
   • Создайте портфель срочных документов, чтобы быстро найти важные документы.
   • Поместите временные файлы впереди, а архивные файлы в заднюю часть ящика, чтобы вы могли легко получить доступ к файлам, требующим обработки.
   рекламное объявление

Часть 3 из 3. Сортировка записей по месяцам

1. 

   В дополнение к использованию вышеуказанных методов вы можете упорядочить свои папки по месяцам (и годам). Если у вас нет времени разобраться в этом сразу, вы можете поместить свои бумаги в свой ежемесячный отчет для обработки даты. Этот шаг также поможет вам быстрее определить, где хранить ваши документы.
   • Ежемесячный отчет также подходит для хранения документов других типов.

2. 

   В конце года проверьте документы, которые остались в ежемесячной записи, и вы можете обнаружить, что шаблон, а также новая группа профиля (название категории) отсутствуют в системе. Создайте профили для этих бумаг в новом году.

3. 

   Обрежьте оставшиеся бумаги по месяцам. Хранить в папке «Смешанная» группа (Год-). рекламное объявление

Совет

• После упорядочивания записей вам необходимо поддерживать порядок в офисе. Установите систему учета и верните бумаги на место.
• Выбрасывайте, утилизируйте или уничтожайте ненужные документы, чтобы избежать вмешательства в новую систему ведения документации.

Что вам нужно

• Шкафы
• Подвесная крышка
• Твердая обложка
• Наклейки
• Маркеры