Содержание

• Шагать
• Часть 1 из 3: Создание фокуса
• Часть 2 из 3: Разработка эффективных стратегий работы
• Часть 3 из 3: изменение образа жизни
• Советы

В современном мире справиться с рабочей нагрузкой действительно очень сложно. Любой, кто работал на полную ставку, знает, что средний рабочий день не всегда бывает достаточно длинным, чтобы получить все необходимое.Однако продуктивность можно значительно повысить, взяв за основу привычки, которые сделают вас более продуктивным. Эффективный работник максимально использует каждую минуту дня, сосредоточивая внимание в первую очередь на самых важных задачах. Повышение эффективности на работе не только повысит вашу продуктивность и наберет очки с начальником, но и заставит вас почувствовать, что вы чего-то достигли, и вы будете удовлетворены тем, что у вас был полноценный и продуктивный рабочий день.

Шагать

Часть 1 из 3: Создание фокуса

1. Обеспечьте чистое, организованное рабочее место. Эффективность на работе иногда сводится к тому, чтобы убрать беспорядок на рабочем месте. Беспорядочное рабочее место - это рабочее место, которое может снизить вашу продуктивность. Если вы постоянно пытаетесь найти определенные инструменты или документы в куче беспорядка, вы серьезно тратите свое рабочее время. Держите под рукой только те вещи, которыми вы пользуетесь каждый день - все остальное нужно хранить там, где оно не будет мешать, «но также и« быстро найти ».
   • Если вы работаете в офисе, расположите рабочее место и рабочий стол так, чтобы вы могли быстро и легко найти то, что вам нужно для работы. Если вы не работаете в офисе, действуют те же принципы. Например, если вы работаете в веломагазине, держите свои инструменты в чистоте и порядке, чтобы вы могли найти их сразу же, когда вам нужно. Практически любая рабочая среда выигрывает от содержания в чистоте и порядке.
   • Офисным работникам и другим людям, работающим с большим количеством документов, необходимо создать логичную и организованную файловую систему. Держите под рукой документы, которыми вы часто пользуетесь. Храните другие документы в алфавитном или другом логическом порядке.
2. Следите за своим рабочим местом. Убедитесь, что у вас всегда есть инструменты и ресурсы, необходимые для работы. В офисе это означает такие вещи, как дыроколы, приспособления для снятия скоб, калькуляторы и т. Д. Вне офиса инструменты очень разные, но основные принципы те же - убедитесь, что у вас есть все необходимое для работы. Ученые, работающие со сложными графическими приложениями, а также инженеры, работающие с гаечными ключами, получают пользу от инструментов, готовых к использованию.
   • Убедитесь, что ваши инструменты в хорошем состоянии. Один важный инструмент, который перестает работать, может серьезно нарушить ваш рабочий процесс, особенно если вы не можете продолжать без него! В конечном итоге сэкономьте время, регулярно чистя и обслуживая свои инструменты.
3. Составьте четкий график. Если вы привыкли летать повсюду, любое усилие по планированию дня, вероятно, повысит вашу эффективность. Чтобы поддерживать действительно эффективное расписание, вам придется ограничиться «одной» всеобъемлющей повесткой дня (возможно, дополненной одним календарем в вашем офисе или кабинке для долгосрочных целей). Не усложняйте свою работу без необходимости, составляя более одного расписания или храня огромную коллекцию заметок, которую вы неизбежно потеряете. Вы хотите иметь возможность взглянуть на «одно» конкретное место, чтобы увидеть, что делать.
   • Организуйте каждый день, составив список дел. Начните с самых высоких приоритетов дня, чтобы убедиться, что они выполнены. Поместите менее важные вещи в конец списка. Начните с самого начала в начале дня. Если вы не можете заполнить список, попробуйте сделать остальное на следующий день.
   • Установите график и временные рамки для ваших самых важных проектов и реалистично оценивайте количество времени, которое они займут. Вы не хотите настраивать себя на провал - лучше попросить больше времени в начале проекта, а не прямо перед крайним сроком.
4. Избавьтесь от отвлекающих факторов. Разная рабочая среда по-разному отвлекает - на некоторых работах участвует очень разговорчивый коллега, который просто не уходит. Другие могут быть угнетающе тихими, отвлекая вас даже самыми тихими звуками. Делайте все возможное, чтобы сосредоточиться на работе. Если ваша работа позволяет безопасно слушать музыку, возьмите с собой MP3-плеер. Вы даже можете делать заметки на своем рабочем месте, чтобы дать понять коллегам, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили. Это может показаться грубым, но это не так - это разумный и эффективный способ заставить людей оставить вас в покое, пока вы работаете. Помните, что вы можете общаться, сколько душе угодно, во время перерывов и обедов. «Очень» обычное отвлечение - проводить время на развлекательных интернет-сайтах. Одно исследование показало, что около двух третей сотрудников «каждый день» тратили хотя бы немного времени на веб-сайты, не связанные с их работой. К счастью, в большинстве браузеров есть бесплатные инструменты для повышения производительности, которые могут помочь вам решить проблемный блок. веб-сайты. Найдите в доступных расширениях браузера «средство для блокировки веб-сайтов» или «средство повышения производительности». Вы, по крайней мере, получите бесплатные и эффективные результаты. # * Другой хороший способ не отвлекаться - это следить за своими звонками (чтобы не делать ненужных телефонных звонков) и минимизировать отсевы на собраниях.
5. Используйте перерывы для личных дел. Как ни странно, перерывы на самом деле могут «повысить» эффективность вашего рабочего места, а не стать помехой. Во-первых, перерыв предлагает вам столь необходимый отдых. Без этого вы можете переутомиться, замедлиться или замедлиться. Во-вторых, отдых дает вам возможность «справиться» с отвлекающими факторами. Используйте перерывы для занятий тем, что вам нравится в вашей работе. Вы мечтаете о члене семьи, который хочет позвонить вам, когда вам действительно нужно работать? Звоните им во время перерыва и не отвлекайтесь!

Часть 2 из 3: Разработка эффективных стратегий работы

1. Разделите свои обязанности на управляемые части. Большие проекты могут быть пугающими - когда они достаточно велики, их легко отложить, тратя время на мелкую работу, пока вы не будете вынуждены взяться за весь проект прямо перед крайним сроком. Как эффективный работник, вы должны сначала выполнить важную работу, даже если это означает выполнение небольшой части большой задачи. Не кажется, что стоит выполнять небольшую часть большой задачи, поскольку это вообще означает выполнение небольшой задачи, но это разумное использование вашего времени. Вы будете выполнять свои самые важные долгосрочные задачи быстрее, если будете работать над ними понемногу каждый день.
   • Например, если вам нужно сделать большую презентацию через месяц, поставьте цель создать обзор «сегодня». Это не так уж и много времени, поэтому не будет отвлекать вас от другой работы, но это важный первый шаг, который делает остальную часть процесса быстрее и проще.
2. Снизьте рабочую нагрузку, делегировав работу. Если вы не находитесь в нижней части служебной лестницы в компании, у вас может быть возможность разделить в основном повторяющиеся задачи между одним или несколькими подчиненными, чтобы сэкономить время. Не давайте подчиненным проекты, которые только вы знаете, как выполнить их удовлетворительно. Вместо этого вы даете им трудоемкие, однообразные задачи, которые не дают вам использовать свои таланты для более важной работы. Если вы собираетесь делегировать работу, не забудьте указать своему помощнику крайний срок и вернуться к нему. «Всегда» вежливо относитесь к своим подчиненным, когда они вам помогают - если они почувствуют, что вы их цените, они захотят усердно поработать для вас над будущими проектами.
   • Если вы стажер, начинающий сотрудник или кто-то другой с низким статусом в компании, вы все равно можете попытаться распределить особенно монотонную работу между сотрудниками, которые работают на том же уровне, что и вы (с их разрешения, а также с разрешения от вашего начальника, конечно). Если вы воспользовались помощью коллеги, будьте рядом со своим коллегой!
   • Если у вас хорошие отношения со своим начальником, вы даже можете спросить, может ли он делегировать часть работы другим за вас!
3. Делайте встречи как можно более плотными. Есть причина, по которой все ненавидят встречи - согласно опросу 2012 года, почти половина всех респондентов считает встречи самым большим источником потраченного впустую времени на работе - даже больше, чем время, потраченное на личные или развлекательные веб-сайты. Встречи могут иметь решающее значение для обсуждения целей и определения видения будущего. Но если их оставить без внимания, многие встречи слишком часто увязываются из-за раздутых событий, тратя впустую часы вашего времени (или, в крайних случаях, даже дни), не решая ничего важного. Вот несколько советов, которые помогут сделать ваши встречи максимально эффективными:
   • Составьте повестку дня для каждой встречи, чтобы максимально использовать отведенное время. Определите, сколько времени можно потратить на это по каждой теме. Как можно лучше придерживайтесь своей повестки дня - если возникнут другие темы, предложите обсудить их позже в беседе один на один.
   • Пригласите на встречу как можно меньше людей. Сводя количество людей, посещающих встречи, к абсолютному минимуму, вы уменьшаете вероятность отклонения разговора от заявленной темы. Это также позволяет удерживать на работе всех, кому не обязательно находиться за своим столом.
   • Сведите слайд-шоу к минимуму. Существует много споров о полезности слайд-презентаций (PowerPoint и т. Д.), А также о том, помогают ли они или мешают сделать встречу более эффективной. Ясно следующее: если вы используете слайды / слайды в своей презентации, делайте их как можно более краткими и информативными. Используйте слайды для отображения изображений и данных, которые нельзя передать через вашу речь, но «не» для отображения всего содержания вашей презентации.
   • Наконец, в качестве всеобъемлющего принципа знаю, что ты хочешь решить перед открытием собрания и как можно скорее примите это решение.
4. Уничтожить офисную драму в зародыше. Рабочие места могут быть очень стрессовыми. Когда вспыхнет гнев, немедленно и прямо обратитесь к источнику. Это может означать, что вы, человек, с которым спорите, или вы оба должны принести искренние извинения. Сделайте это как можно скорее. Если вы позволите нескольким аргументам превратиться в негодование, ваша эффективность в конечном итоге пострадает, потому что вы зря тратите время, избегая этого коллеги. Что еще более важно, вы будете чувствовать себя несчастным - не позволяйте проблемам на рабочем месте испортить вашу работоспособность и настроение!
   • Не бойтесь вызывать посредника / посредника. Компании знают, что споры и обида плохо влияют на рабочий процесс, поэтому они часто нанимают людей, специально обученных разрешению споров. Обратитесь в отдел кадров своего рабочего места, если вы испытываете разочарование, печаль или страх из-за кого-то другого на рабочем месте.
   • Когда все сказано и решено, вам не нужно дружить с этим коллегой - вам просто нужно уметь работать с ним или с ней. Будьте вежливы и тактичны на рабочем месте даже по отношению к людям, которые вам не нравятся.

Часть 3 из 3: изменение образа жизни

1. Убедитесь, что вы хорошо отдохнули. Усталость никогда не улучшала качество работы человека. Усталость может замедлить вашу продуктивность, снизить производительность и, если вы склонны засыпать, может вызвать у вас серьезное смущение во время важных встреч. Кроме того, серьезное недосыпание связано с множеством проблем со здоровьем. Не засыпайте за своим столом, не проспите и не опаздывайте на работу - старайтесь спать по крайней мере 7-8 часов каждую ночь, чтобы работать в лучшем виде.
   • Усталость на рабочем месте в лучшем случае может незначительно отвлекать. В худшем случае это может привести к очень небезопасным ситуациям. Если у вас есть работа, где на карту поставлены жизни других людей (например, если вы авиадиспетчер или водитель грузовика), вам обязательно нужно высыпаться.
2. Делайте много упражнений. Наука доказала, что хороший режим упражнений улучшает ваше настроение и продуктивность. Это особенно актуально для сидячих офисных работ. Если вы проводите большую часть своего времени на работе, сидя перед компьютером, убедитесь, что вы проводите немного времени в движении каждый день - это не только облегчит долгое сидение на работе, но и заставит вас счастливее, острее и мотивированнее.
   • Начиная с упражнений, попробуйте совместить умеренное кардио с некоторыми силовыми тренировками.
3. Оставайся позитивным. Если вы пытаетесь повысить эффективность своей работы, может возникнуть соблазн отнестись к своей работе слишком серьезно. Часто это не очень хорошая идея - вы можете повысить свою эффективность в краткосрочной перспективе, но если вы никогда не позволяете себе немного развлекаться на работе, становится легко выгореть, что приводит к усталости, стрессу и недостатку энергии. Отсутствие мотивации. Старайтесь оставаться бодрым - если вы хорошо себя чувствуете на работе, у вас будет больше шансов сохранить мотивацию и амбициозность. Делайте небольшие вещи для улучшения настроения, которые не мешают вашей продуктивности: слушайте музыку в наушниках, время от времени делайте растяжку или возьмите ноутбук в комнату отдыха, чтобы побольше тишины и покоя.
   • Максимально используйте перерывы на еду - наслаждайтесь возможностью хорошо поесть и пообщаться с коллегами, с которыми вы ладите.
   • Не пейте слишком много кофе. Кофе может быть отличным подбадривающим средством в те дни, когда вы чувствуете себя перегруженным, но если вы будете пить его каждый день, вы попадете в зависимость от него и больше не получите от него пользы.
4. Мотивируйте себя. Работать эффективно, когда есть веская причина, легче работать. Если вам иногда трудно продвигаться вперед, подумайте о причинах, которые привели вас к работе в первую очередь: о ваших жизненных целях, своих мечтах и ​​своем видении самого себя. Постарайтесь думать о своей работе как о средстве для достижения цели, где «цель» - это ваше идеальное видение своей жизни. Если вам нравится ваша работа, попробуйте подумать о том, какие чувства она вызывает у вас - чувствуете ли вы удовлетворение и как будто вы чего-то добились после рабочего дня?
   • Подумайте о том хорошем, что приносит вам работа. Может быть, вы смогли купить этот дом или эту машину на деньги, заработанные вашей работой, или, может быть, ваша работа - следить за тем, чтобы ваши дети ни в чем не нуждались. Также рассмотрите другие «преимущества» вашей работы - например, медицинское и / или стоматологическое обслуживание вашей семьи.
   • Подумайте о последствиях "не" работы. От чего вам придется отказаться, если вы потеряете источник дохода? Как это повлияет на вашу семью или других близких вам людей?
5. Награди себя. Если вы успешно повысили эффективность своей работы, празднуйте - вы это заслужили. Избавиться от вредных привычек и взрастить хорошие непросто, поэтому вознаградите себя за свой тяжелый труд. Выпейте после работы в пятницу, встретитесь с друзьями на вечеринке или просто лягте в постель с книгой - сделайте это, что бы ни делало вас счастливым после долгой рабочей недели. Поощрение себя усиливает чувство выполненного долга, что является важной частью поддержания высокой мотивации.
   • Ваша награда не должна быть большой или грандиозной и уж тем более безответственной с финансовой точки зрения. Лучше всего скромные и умеренные награды. Сохраните эти новые часы для особого случая.

Советы

Внедрите систему отложенного вознаграждения, при которой вы сначала выполняете наименее приятные проекты, а не откладываете их до последней минуты. Таким образом, вы не будете тратить весь день, опасаясь проекта и пытаясь его избежать. Выполнив сначала надоедливый проект, вы будете более удовлетворены и сможете закончить день более увлекательными или менее напряженными проектами.