Содержание

• Шагать
• Метод 1 из 2. Создайте план управления организационными изменениями.
• Метод 2 из 2. Отслеживание изменений в проекте
• Советы

Есть два типа планов управления изменениями. Один связан с влиянием, которое изменение оказывает на организацию и смягчением перехода. Другой вносит изменения в один проект и обеспечивает четкую запись корректировок или изменений, внесенных в продукт на уровне проекта. Оба плана направлены на четкое разъяснение того, что необходимо делать правильно и точно.

Шагать

Метод 1 из 2. Создайте план управления организационными изменениями.

1. Покажите причины изменения. Перечислите факторы, которые привели к решению об изменении, например, недостатки в производительности, новые технологии или изменение в заявлении о миссии организации.
   • Один из возможных подходов - описать текущую ситуацию в организации и будущую ситуацию, которую этот план хочет создать.
2. Определите, какие изменения нужно внести и их масштабы. Кратко опишите ожидаемый характер плана управления изменениями. Укажите, повлияет ли это на должностные инструкции, процедуры, политику и / или структурную организацию. Перечислите отделы, рабочие группы, системы или другие области, в которых будут внесены изменения.
3. Перечислите поддержку заинтересованных сторон. Составьте список всех заинтересованных сторон, затронутых планом, таких как, например, высшее руководство, менеджеры проектов, спонсоры проекта, конечные пользователи и / или сотрудники. Напишите каждой группе, поддерживает ли заинтересованное лицо изменение.
   • Вы можете отобразить график, чтобы кратко и четко передать эти данные. Вы можете разделить графики на «Осведомленность», «Уровень поддержки» и «Влияние» для каждой заинтересованной стороны на основе высокого / среднего / низкого рейтинга.
   • Если возможно, вы можете поговорить один на один, чтобы заручиться поддержкой.
4. Соберите команду управления изменениями. Эта команда отвечает за хорошее общение со всеми заинтересованными сторонами, перечисление проблем и обеспечение максимально плавного процесса изменения. Выбирайте людей, пользующихся большим доверием в компании и обладающих хорошими коммуникативными навыками.
   • В эту команду входит инициатор процесса изменений с самого высокого уровня управления. Подчеркните, что это требует действительно активной работы по внесению изменений, а не только утверждения плана.
5. Разработайте подход к привлечению исполнительного персонала организации. Крайне важно заручиться поддержкой руководителей организации, чтобы изменения увенчались успехом. Попросите каждого руководящего сотрудника высказать свое мнение об изменении и поработать с каждым человеком, чтобы принять активное участие в продвижении изменения.
6. Подготовьте план для каждой заинтересованной стороны. Для каждой заинтересованной стороны, включая тех, кто поддерживает изменение, оцените риски и проблемы. Поручите группе управления изменениями решить эти проблемы.
7. Составьте план коммуникации. Коммуникация - самая важная часть плана управления изменениями. Регулярно общайтесь со всеми, на чью работу повлияли изменения. Подчеркните причины внесения изменений и преимущества, которые они принесут.
   • Заинтересованным сторонам должна быть предоставлена ​​возможность личного двустороннего общения. Личные встречи очень важны.
   • Связь должна исходить от ведущего инициатора изменения, от непосредственного руководителя каждого сотрудника и от любого дополнительного представителя, которому доверяет заинтересованная сторона. Все коммуникации должны передавать последовательное сообщение.
8. Узнайте, откуда исходит оппозиция. Изменения всегда приводят к противодействию. Это происходит на индивидуальном уровне, поэтому поговорите с заинтересованными сторонами лично, чтобы выяснить, почему. Отслеживайте жалобы, чтобы команда управления изменениями могла их разрешить. К ним, в частности, относятся:
   • у людей нет мотивации к изменениям или нет ощущения срочности
   • люди не понимают общей картины или почему изменения необходимы
   • отсутствует участие в процессе
   • люди не уверены в своей работе, будущей должности или требованиях и навыках
   • руководство не оправдывает ожиданий относительно внедрения или информирования об изменениях
9. Разберитесь с засорами. Многие жалобы можно решить, установив более интенсивное общение или изменив коммуникационную стратегию таким образом, чтобы обсуждались конкретные проблемы. Другие жалобы требуют других подходов, которые можно интегрировать в ваш план или поручить группе управления изменениями для их реализации. Подумайте, какой из этих подходов подходит для ситуации в вашей организации:
   • При изменении должностных инструкций или процедур сделайте обучение сотрудников приоритетным.
   • Если вы ожидаете стрессового перехода или перехода без особой мотивации, организуйте мероприятие или предоставьте сотрудникам льготы.
   • Если заинтересованные стороны не заинтересованы в изменениях, предоставьте стимулы.
   • Если заинтересованные стороны чувствуют себя исключенными, организуйте встречу, чтобы собрать отзывы и подумать, какие изменения вы можете внести в план.

Метод 2 из 2. Отслеживание изменений в проекте

1. Определите функции управления изменениями. Перечислите функции, которые будут назначены этому проекту. Опишите обязанности и навыки для каждой должности. Вы должны предоставить по крайней мере одного менеджера проекта для внедрения изменений на повседневном уровне и спонсора проекта для отслеживания общего прогресса и принятия решений по управлению изменениями на высоком уровне.
   • Для крупных проектов в большой организации вы можете разделить роль менеджера проекта между разными людьми, каждый из которых обладает определенными навыками.
2. Подумайте о создании комитета по контролю за изменениями. Программные проекты обычно имеют комитет по контролю за изменениями, состоящий из представителей каждой группы заинтересованных сторон. Этот комитет утверждает запросы на изменение вместо менеджера проекта и доводит решения до заинтересованных сторон. Этот подход хорошо работает для проектов, в которых участвуют различные заинтересованные стороны, и проектов, объем и цели которых необходимо пересмотреть.
3. Установите процедуру подачи запросов на изменение. Как только кто-то из команды проекта нашел способ двигаться вперед, как воплотить эту идею в жизнь? В этом плане опишите процедуру, утвержденную командой. Вот пример:
   • Член команды заполняет форму, чтобы запросить изменение, и отправляет ее руководителю проекта.
   • Менеджер проекта вводит форму в журнал запросов на изменение и обновляет этот журнал по мере выполнения или отклонения запросов.
   • Менеджер поручает членам команды разработать более подробный план и оценить требуемые усилия.
   • Менеджер проекта отправляет план спонсору проекта для принятия или отклонения.
   • Изменение реализовано. Заинтересованные стороны регулярно информируются о прогрессе.
4. Создайте форму, чтобы запросить изменение. Следующая информация должна быть включена в каждый запрос и добавлена ​​в журнал:
   • дата изменения заявки
   • номер запроса на изменение, который выдает руководитель проекта
   • название и описание
   • имя, адрес электронной почты и номер телефона подателя
   • приоритет (высокий, средний или низкий). Планы управления срочными изменениями имеют разные сроки.
   • номер продукта и версия (для программных проектов)
5. Добавьте дополнительную информацию в журнал изменений. В этот журнал также следует записывать решения и их исполнение. В дополнение к информации, указанной в форме заявки на изменение, вы должны предоставить место для следующей информации:
   • одобрение или отклонение
   • подпись лица, одобряющего или отклоняющего заявку
   • крайний срок реализации изменения
   • дата прекращения изменения
6. Следите за важными решениями. В дополнение к журналу изменений, который отслеживает ежедневные изменения, вы также можете вести учет всех принятых основных решений. Благодаря этому отчету легче найти долгосрочные проекты или проекты, в которых меняется руководство. Этот отчет также может служить основой для общения с клиентами или высшим руководством. При любых изменениях сроков, размера проекта или требований к проекту, уровней приоритета или стратегии отслеживайте следующую информацию:
   • кто принял решение
   • когда было принято решение
   • краткое изложение причин решения и процедуры его исполнения. Добавьте документы, относящиеся к этой процедуре.

Советы

• Завоюйте доверие и лояльность как среди своих сотрудников, так и среди клиентов. Люди часто чувствуют себя неуютно при изменении. Передавая сообщение о том, что вы ставите интересы своих сотрудников на первое место, вы зарабатываете их поддержку.