Автор:
Tamara Smith
Дата создания:
26 Январь 2021
Дата обновления:
2 Июль 2024
Содержание
Подготовка предложения для руководства полезна, если вы видите возможности улучшить процессы, увеличить текучесть кадров или добиться экономии. Вы также можете написать предложение, если увидите что-то, что нужно или можно изменить в ваших глазах. Если вы хотите подготовить предложение для руководства вашей компании, найдите время, чтобы собрать необходимую информацию. Обсудите предложение с коллегами, чтобы узнать, согласны ли они. Подходите к управлению соответствующим образом.
Шагать
Часть 1 из 2: написание предложения
Определите проблему. Если вы хотите внести предложение об оптимизации процессов или о сокращении затрат, вам необходимо иметь четкое представление о том, в чем проблема. Вы часто сами себе это представляете, но если вы хотите поставить точку и решить что-то, убедитесь, что вы можете кратко описать проблему. 
Проведите свое исследование. Прежде чем приступить к написанию предложения, важно проверить все факты. Поговорите с заинтересованными сторонами. Это могут быть коллеги, руководители или клиенты. Прочтите о сопоставимых компаниях и о том, что они могли бы сделать иначе. - Например, если вы считаете, что вашей компании следует сменить поставщика общественного питания, поговорите с сотрудниками на кухне, которые работают с текущим поставщиком провизии. Что они думают? Возможно, они работали с другими поставщиками общественного питания в другом месте? Какие различия они видят? Что ваши коллеги думают о кейтеринге? Если вас не устраивает еда, это может быть ваш личный вкус, а не качество ниже среднего.
Напишите описание проблемы. Чтобы представить свое предложение, опишите текущую ситуацию. Пожалуйста, укажите все относящиеся к делу факты. Например, кто участвует, даты и места. Не делайте пока оценочных суждений в этом разделе; ограничьтесь объективным очерком текущей ситуации. - В примере с поставщиком провизии вы можете написать, например: «Компания X работает с поставщиком провизии Y в течение 7 лет. За это время количество блюд, из которых можно выбрать, уменьшилось с пяти до двух. Количество вегетарианских блюд уменьшилось, а в некоторые дни вегетарианские блюда не предлагаются вообще ».
Объясните свое решение. После определения проблемы опишите предлагаемое вами решение. Если ваше предложение состоит из нескольких элементов, начните с самого важного элемента в вашем предложении. Покажите, что ваши выводы основаны на исследованиях. - Например, вы можете написать: «Я советую компании X переключиться на другого поставщика услуг питания. У компании X есть несколько вариантов. Caterer W и Caterer Z предлагают больший выбор блюд и имеют сопоставимый уровень затрат с текущим поставщиком. Кроме того, Cateraar Z может лучше удовлетворить потребности наших сотрудников, поскольку они предлагают широкий выбор вегетарианских, веганских и безглютеновых блюд. Хотя Cateraar W предлагает меньше веганских блюд, они тоже будут хорошим вариантом. Исследования, проведенные ранее в этом году, показывают, что 40% наших сотрудников являются вегетарианцами, 10% - веганами и 2% наших сотрудников придерживаются безглютеновой диеты ».
Составить план. Опишите каждый шаг, который необходимо предпринять для реализации предложения. Укажите для каждого шага, какие затраты связаны с этим шагом и каково время выполнения заказа. Будьте прозрачны в том, какие затраты являются определенными и которые зависят от определенных факторов. При желании ступени можно пронумеровать. Затем предоставьте более подробную информацию. Не стоит переоценивать отдачу от своего предложения. Укажите как можно более объективно ожидаемую прибыль. - ”Чтобы сменить поставщика услуг питания, необходимо: 1. Расторгнуть текущий договор с поставщиком услуг Y; 2. Пригласите поставщика услуг W и поставщика услуг Z на пробную сессию; 3. Сделайте выбор в пользу одного из двух предприятий общественного питания; 4. Заключите договор с выбранным поставщиком провизии. Ожидается, что затраты по новому контракту будут сопоставимы с затратами по текущему контракту с Caterer Y. Если мы будем придерживаться периода уведомления, согласованного в текущем контракте с Caterer Y, никаких затрат, связанных с расторжением контракта, не возникнет. Таким образом, переход к другому поставщику питания может быть нейтральным с точки зрения затрат с возможным положительным эффектом в плане удовлетворенности сотрудников, поскольку в столовой увеличивается предложение ».
Укажите, какие могут быть возражения. Покажите, что вы понимаете, что есть возможные возражения против предложения. Например, следует ли ожидать сопротивления от сотрудников? Возможно, некоторые коллеги - большие поклонники нынешнего поставщика провизии. Укажите, что можно сделать, чтобы снять возражения и минимизировать риски. 
Укажите, что требуется для реализации предложения. Если ваше предложение означает, что необходимо приобрести элементы или привлечь дополнительных сотрудников для реализации, укажите это. Также укажите, какое время требуется. Вы можете сделать это в виде контрольного списка. Например: - «Требуется: рабочая группа, которая оценивает различных поставщиков общественного питания (4 сотрудника из разных частей организации), 2 часа на пробную сессию, 3 часа на подготовку отчета об оценке».
Закончите с основными преимуществами. Какие бы изменения вы ни предлагали, повторите их в конце. Обобщите свои три наиболее важных момента и завершите одним итоговым предложением. Думайте об этом как о резюме. Например: - Как видно из этого предложения, Caterer Y сократил ассортимент блюд за последние 7 лет. Caterer W и Caterer Z предлагают больший ассортимент по той же цене. Я рекомендую организовать пробную сессию с этими двумя поставщиками провизии с целью выбора нового поставщика провизии для нашей компании. Ожидается, что это повысит удовлетворенность сотрудников и их удержание ».
- Определите финансовые и количественные преимущества. Например, приводит ли ваша инновация к экономии средств? Тогда укажите это.
- Определите качественные преимущества. Иногда преимущества предложения невозможно обозначить точными цифрами. Например, если ваше предложение увеличивает удовлетворенность сотрудников, укажите это. Качественные выгоды могут быть столь же ценными, как и количественные.
Часть 2 из 2: Отправка предложения
Прочтите предложение коллеге. Попросите коллегу высказать свое мнение о вашем предложении. Возможно, ваш коллега полностью согласен с вашим предложением. Если ваш коллега не полностью согласен с вашим предложением, подумайте над его возражениями. Если вы считаете возражения обоснованными, скорректируйте свое предложение. Если вы считаете, что возражения оправданы сами по себе, но не приводят к иному выводу, просьба указать возражения в разделе, в котором вы объясняете возможные возражения против предложения. 
Соскоблите. Как только ваше предложение будет готово и вы его отредактируете, внимательно просмотрите его еще раз. Все ли предложения написаны хорошо, нет ли орфографических ошибок, достаточно ли кратко. Вы не хотите, чтобы ваше предложение было слишком длинным, потому что тогда руководство может его не прочитать. Максимум две страницы - хорошая длина. 
Отправьте предложение руководству. Когда ваше предложение будет завершено, определите, кому его отправить. В некоторых организациях ясно, кто имеет право голоса по той или иной теме. В других организациях это менее очевидно. Спросите, к кому обратиться. Часто секретари прекрасно об этом знают. - Как только вы найдете подходящего человека, попробуйте назначить с ним физическую встречу, чтобы обсудить предложение. Таким образом вы получите больше внимания к предложению, чем когда вы отправите его на бумаге или по электронной почте.
