Содержание

• Шагать
• Метод 1 из 3. Напишите письмо с жалобой.
• Метод 2 из 3: Использование правильного тона и формата
• Метод 3 из 3: Последующие действия
• Советы
• Предупреждения

Написание письма с жалобой - это то, что большинству людей в какой-то момент приходится делать. Если вы недовольны продуктом или услугой компании, обычно можно решить проблему взаимовыгодным образом с помощью твердого, но вежливого письма с жалобой. Написание жалобы в компанию не должно быть трудным или пугающим - вам просто нужно четко изложить факты и вежливо попросить разрешения.

Шагать

Метод 1 из 3. Напишите письмо с жалобой.

1. Пожалуйста, направьте ваше письмо в отдел обслуживания клиентов. Если вы напишете письмо с жалобой, у вас больше шансов на успех, если вы направите письмо в отдел обслуживания клиентов компании. Отдел обслуживания клиентов привык работать с жалобами, и ваше письмо, скорее всего, будет обработано эффективно и действенно.
   • Попробуйте узнать имя менеджера или директора службы поддержки и адресовать письмо лично ему. Начни свое письмо с Уважаемый сэр или же Миссис.а затем их фамилия. Если вы не можете найти имя менеджера по работе с клиентами, просто напишите Уважаемый господин / госпожа.
   • Вы должны быть в состоянии найти адрес службы поддержки клиентов на веб-сайте компании, или в рекламных материалах компании, или на упаковке продукта или этикетках.
2. Быстро переходите к сути вашего письма. В самой первой строке вашего письма должно быть четко указано, почему вы пишете письмо и в чем конкретно заключается ваша жалоба. Предоставьте как можно больше соответствующих фактов, включая дату, время и место, где вы совершили покупку или получили услугу, а также любые соответствующие серийные номера или номера моделей.
   • Получатель письма должен быть в состоянии определить ключевой момент письма в течение пяти секунд, поэтому избегайте длинных, бессвязных представлений.
   • Вы можете включить дополнительные сведения или пояснения о ситуации в абзац после вступительного предложения, но первая строка должна сразу же как можно яснее привлечь внимание к вашей жалобе.
   • Например, начальная фраза может быть такой: «Я пишу, чтобы пожаловаться на сломанный фен, который я купил у вашей компании 15 июля в вашем месте на улице А в городе Пример».
3. Конкретно укажите, какой результат или лекарство вы хотели бы видеть. Если вам нужна замена, возврат денег, ремонт или любая другая форма компенсации, пожалуйста, четко укажите это во втором абзаце. Это поможет избежать получения письма-формы и даст получателю возможность начать работу.
   • Постарайтесь быть максимально конструктивными в своих комментариях и предлагайте способы, которые помогут вам и продолжат отношения с компанией. Если вы попросите вернуть свои деньги или какую-либо другую форму компенсации, в то же время заявив, что собираетесь перейти в другую компанию, они не будут чувствовать себя обязанными пытаться решить проблему.
   • Если вы хотите, чтобы компания решила более широкую проблему, включите ее в свое письмо, но помните, что это может занять время.
   • В первом письме не угрожайте судебным иском. Это может быть решение, которое вам в конечном итоге понадобится, но сначала отправьте письмо с жалобой и дождитесь ответа.
4. Приложите копии подтверждающих документов. Это могут быть квитанции, гарантийные сертификаты, копии отправленных вами чеков и, при необходимости, фотографии или видео. Вся документация должна быть приложена к вашему письму.
   • Убедись, что ты копии всей документации, которую вы хотите приложить, а не оригиналы. Таким образом, важная информация не будет потеряна, если вам придется показать доказательства кому-то другому.
   • Также убедитесь, что вы указали точное количество вложений в тексте письма. Например: «В приложении вы найдете копию моей оригинальной квитанции, а также копию гарантийного талона на фен и информацию о серийном номере».
5. Дайте им определенное время, чтобы решить проблему. Это может помочь указать точный период времени, в течение которого вы хотите решить проблему. Это даст вам душевное спокойствие и поможет быстро решить проблему.
   • Установка ограничения по времени также поможет предотвратить потерю или забытие вашего письма, что может привести к дальнейшим неприятностям и недовольству между вами и компанией.
   • Убедитесь, что вы указываете разумный период времени.Обычно достаточно недели или двух, хотя это может варьироваться в зависимости от вашего запроса.
6. Закончите письмо с уважением. Поблагодарите получателя за помощь и сообщите, как и когда они смогут связаться с вами для решения проблемы. Это значительно упростит их работу, а вы сможете рассчитывать на более эффективный результат.
   • Закончите письмо Искренне или же Искренне Ваш (последнее немного более формально). Избегайте неформальных формул закрытия, таких как «Приветствия».

Метод 2 из 3: Использование правильного тона и формата

1. Будь вежливым. Вы можете злиться и, возможно, правы, но грубость только заставит собеседника занять оборонительную позицию. Пишите уважительным тоном и любой ценой избегайте угрожающих, гневных или саркастических комментариев. Помните, что человек, читающий ваше письмо, не несет прямой ответственности за случившееся, и он будет гораздо более позитивным и готов помочь вежливому, вежливому клиенту, чем сердитому, обвиняющему.
   • Помните, что компания, которой вы пишете, не нацелена на вас. Большинство компаний заинтересованы в том, чтобы их клиенты были довольны.
   • Вы добьетесь большего успеха, если будете относиться к получателю как к человеку, который хочет вам помочь, вместо того, чтобы предполагать, что он злонамерен.
   • Не пишите, когда вы в ярости. Подождите, пока успокоится, прежде чем писать письмо. Или, если хотите, напишите письмо, пока пар все еще выходит из ушей, а затем подождите день или два, прежде чем отправить его. Вы, вероятно, захотите переформулировать вещи, чтобы снять остроту.
2. Будьте лаконичны. Представители службы поддержки могут получать сотни писем в день, поэтому важно, чтобы вы быстро переходили к делу, чтобы они точно знали, с чем имеют дело, как только начнут читать. Если ваше письмо будет слишком длинным или подробным, читатель прочитает его глобально и в конечном итоге не будет иметь четкого представления о точной проблеме или желаемом решении.
   • Избегайте излишней детализации, длинных тирад или монологов.
   • Постарайтесь, чтобы ваше письмо было ограничено одной стороной или менее 200 слов.
3. Вызывайте уважение. Принуждение к уважению в вашем письме задает правильный тон и дает компании понять, что к вашей жалобе следует отнестись серьезно. Это особенно актуально для более серьезных жалоб, которые могут иметь значительные финансовые последствия.
   • Принуждение к уважению включает в себя ряд вещей, таких как качество языка, ваше знание своих прав и обязанностей компании, а также профессиональное представление письма.
   • Все это придает вам доверие, что должно положительно сказаться на ответе на ваше письмо.
4. Составьте письмо четко и правильно. Как упоминалось выше, профессиональное оформление письма положительно повлияет на то, как будет получена ваша жалоба. Укажите свое имя, адрес и дату в верхнем левом углу, затем укажите имя или должность человека, которому вы пишете, вместе с адрес компании чуть выше текста письма.
   • Всегда печатайте письмо на компьютере, это облегчит чтение и будет выглядеть аккуратнее. Если вам нужно написать письмо от руки, убедитесь, что ваш почерк четкий и разборчивый, без перечеркнутых слов или чернильных пятен.
   • Чтобы написать свою подпись, оставьте пустое место ниже Искренне или же Искренне Ваш где можно поставить свою подпись. Под этим полем введите свое имя, чтобы оно было хорошо читаемым.
   • Держите письмо аккуратным и хорошо организованным, абзацы должны быть примерно одинакового размера.
5. Проверьте орфографию и грамматику. Неправильное написание и грамматика могут негативно повлиять на получение вашей жалобы. Обязательно используйте программу проверки правописания на своем компьютере перед печатью письма или попросите кого-нибудь прочитать его перед отправкой.

Метод 3 из 3: Последующие действия

1. Подождите, пока истечет установленный вами срок. Наберитесь терпения и ничего не делайте, пока не истечет срок, указанный в вашем первом письме. Если эта дата проходит, а вы все еще ничего не слышали, позвоните по телефону или по электронной почте, чтобы проверить, было ли получено письмо. Всегда лучше дать компании возможность не сомневаться.
   • Если вы все еще не получили информацию, относящуюся к вашему письму, или если вы получили, но ситуация не была разрешена должным образом, вы можете продолжить, отправив жалобу кому-либо более высокому рангу.
2. Двигайтесь вверх в командной структуре. Если вам не удалось поговорить с директором по обслуживанию клиентов, попытайтесь выяснить, кто занимает более высокое положение, и напишите этому человеку. Каждый раз, когда вы продвигаетесь по служебной лестнице, будь то от представителя службы поддержки к директору, от заместителя председателя до генерального директора, добавляйте переписку, которая у вас была на предыдущем уровне. Таким образом, ваш новый торговый представитель в компании будет знать, что происходит, и проблема, скорее всего, может быть решена без судебного разбирательства.
   • Лучше начать с отдела обслуживания клиентов, прежде чем двигаться в гору, чем сразу идти к вершине. Это связано с тем, что отдел обслуживания клиентов более опытен в работе с такими типами жалоб, и письма генеральному директору, вероятно, в любом случае будут отправлены в этот отдел.
   • Если это так, представители службы поддержки могут автоматически начать видеть вас в неблагоприятном свете за попытки перебить их голову.
   • Помните, что если вы пишете письмо генеральному директору или генеральному менеджеру, оно должно быть предельно ясным, кратким и хорошо написанным, поскольку они, вероятно, еще не знают об инциденте.
3. Если вы хотите подать иск, обратитесь к адвокату. Он или она будет знать, что делать. Помните, что судебный иск - это крайняя мера, и если сразу же упомянуть об этом в своем письме, вы зададите негативный тон и рискуете отвлечься от требований о компенсации. Если они заметят, что вы блефуете, это также может быть негативным для вас.

Советы

• Прежде чем писать, подумайте о том, что произошло. Когда вы подумали обо всем и точно знаете, чего хотите и как хотите об этом попросить, вы готовы написать свое письмо.
• Убедитесь, что ваше имя, адрес, адрес электронной почты и номер телефона (домашний, рабочий и мобильный, если возможно) указаны в вашем письме. Также попросите подробности читателя, чтобы вы оба могли быть в курсе любого прогресса по вашей жалобе.
• Прочтите его еще раз и убедитесь, что все верно, искренне и проверяемо.
• Не ругайся. Помните, что вам нужна компенсация или решение, и оскорбление читателя этому не способствует. Если вы хотите использовать более мощный язык, избегайте пассивного озвучивания и используйте более прямые и описательные слова. Может ты был в шоке или даже чувствовал отвращение, более сильные слова, чем просто расстроенный.
• Подача жалобы в письменной форме имеет больший эффект, чем отправка компании электронного письма, факса или комментариев в ее блоге или на веб-сайте. Большинство компаний рассматривают официальные письменные жалобы с более высоким приоритетом.
• Если вы пишете, чтобы пожаловаться на конкретного человека, ограничьте свое письмо его недостатками и не жалуйтесь на организацию в целом. Если вы пишете, чтобы пожаловаться на политику компании, не оскорбляйте слушателя или политику. Просто укажите свою проблему и то, как вы хотите, чтобы она была решена.
• Не отправлять свидетельские показания под присягой. На самом деле, если вы думаете, что в конечном итоге попадете в суд, вы, вероятно, захотите скрыть не только показания, но и ее имя. Также имейте в виду, что обращение в суд, вероятно, не из дешевых. В большинстве случаев лучше прийти к соглашению неформально или, в лучшем случае, через комиссию по спорам.
• Существуют потребительские веб-сайты, на которых вы можете подать жалобу и узнать, были ли другие в такой же ситуации с этой конкретной компанией.
• Сохраните копии всей корреспонденции и даты отправки ваших писем.

Предупреждения

• Запрещается писать письма с угрозами физической расправы, уничтожения собственности или посягательства на здоровье или безопасность. Угроза может быть истолкована как запугивание и может быть основанием для судебного иска и может повлечь за собой штраф или даже тюремное заключение. Сделайте себе одолжение и забудьте об угрозах. Не кладите их на бумагу и не отправляйте!