Отправить электронное письмо в службу поддержки

Видео: Служба поддержки Авито как написать в Avito ?

Содержание

Шагать
Часть 1 из 3: просмотр веб-сайта
Часть 2 из 3. Напишите электронное письмо
Часть 3 из 3: оставайтесь вежливыми
Предупреждения

Некоторым людям сложно отправить электронное письмо в отдел обслуживания клиентов компании. Как составить такое письмо в виде электронного письма, если раньше они действительно были написаны на бумаге? Какие типы или протоколы применяются, когда вы задаете вопрос в службу поддержки? Хотя это зависит от отрасли, региона и культуры, существуют некоторые общие рекомендации, которые помогут гарантировать, что ваша электронная почта будет надлежащим образом получена службой поддержки клиентов.

Шагать

Часть 1 из 3: просмотр веб-сайта

Ищи ответ. Прежде чем писать электронное письмо в службу поддержки клиентов компании, убедитесь, что ответ не только на веб-сайте. Многие компании размещают ответы на часто задаваемые вопросы на специальной странице своего веб-сайта, обычно под заголовком «Часто задаваемые вопросы» или «Часто задаваемые вопросы».
- Обычно эти страницы можно найти, прокрутив страницу до конца, а затем щелкнув «Контакт» или «Служба поддержки».
Найдите страницу «Служба поддержки». Если вы не видите ссылку внизу веб-сайта, иногда вы можете найти страницу, набрав слово в поле поиска. Обычно вы видите поле со значком увеличительного стекла в правом верхнем углу домашней страницы. Введите такие термины, как «служба поддержки» или «контакт», а затем нажмите клавишу ВВОД.
- Страница «Контакты» обычно включает форму электронной почты, куда клиенты могут писать жалобы или комментарии.
  - Проверьте эту страницу, чтобы узнать, получите ли вы копию отправленного сообщения; в противном случае поищите на веб-сайте адрес электронной почты, доступ к которому вы можете получить из своей личной учетной записи, чтобы у вас было подтверждение переписки.
Воспользуйтесь окном поиска. Найдите тему, по которой хотите задать вопрос, в том же окне, которое вы использовали для поиска адреса электронной почты службы поддержки. Если вы будете искать тему или вопрос таким образом, вы сможете найти ответ, не отправляя электронное письмо.
- Это также важно, если вы хотите выглядеть умным, когда отправляете электронное письмо. Если вы спросите что-то, когда ответ уже четко изложен на веб-сайте, они могут подумать в службе поддержки клиентов, что вы требовательны и ленивы, а потому невыгодны.
- Также просмотрите часто задаваемые вопросы (FAQ). Часто вопрос, который вы хотите задать, уже включен в часто задаваемые вопросы. Вот почему на большинстве веб-сайтов также есть такая страница, чтобы свести к минимуму электронные письма в службу поддержки клиентов.
Изучите политику компании. Если вы не можете найти ответ на свой вопрос через окно поиска или ответы на часто задаваемые вопросы, вы все равно можете выполнить поиск на странице «О нас» или в политике возврата. Снова прокрутите страницу вниз и посмотрите, какие ссылки там есть. Найдите ссылку, которая может содержать ответ на ваш вопрос: о нас, заказе и доставке, возврате, гарантии и ремонте и т. Д.
- Даже если вы не можете найти ответ по этим ссылкам, все же может быть полезно просмотреть страницы, чтобы найти дополнительную информацию о компании для использования в своем электронном письме.

Часть 2 из 3. Напишите электронное письмо

Определите, жалоба это или комплимент. Не все сообщения в службу поддержки должны быть жалобами или вопросами. Может быть, вы хотите поблагодарить их за хорошее обслуживание. Также приветствуются положительные электронные письма, а также электронные письма с вопросами.
- Это факт, что иногда быстрее и проще сообщить о жалобе по телефону. Электронная почта лучше подходит для выражения вашей благодарности или задания вопроса, на который не требуется немедленного ответа, но если вы хотите сразу решить проблему, позвоните.
Запишите четкую тему. Убедитесь, что тема письма ясна и содержательна. Вы хотите, чтобы представитель службы поддержки первым увидел ваше электронное письмо, чтобы вы получили ответ быстрее. Говорите кратко, убедитесь, что в нем кратко излагается ваше электронное письмо, и что сотрудник чувствует себя обязанным быстро открыть его.
- Например: «Собака съела гарантийный талон - нужна замена».
Начните с приветствия. После того, как вы придумали хорошую тему, следующим шагом будет приветствие представителя службы поддержки. Не начинайте сразу со своей проблемы. Вы мило здороваетесь по телефону, не так ли? Это может быть что-то простое, например «Лучшее обслуживание клиентов».
- Попробуйте найти имя, которое хотите добавить к своему приветствию. В небольших компаниях имена представителей службы поддержки клиентов иногда указываются на веб-сайте, поэтому их использование сделает ваше сообщение более личным, и с ним будет более приятно работать.
- Вы можете завершить приветствие запятой или двоеточием. Уважаемая служба поддержки клиентов, или же Лучшее обслуживание клиентов:
Придерживайтесь стандартных методов письма. Добейтесь уважения сотрудника, используя стандартные методы письма. Не набирайте все заглавными буквами и не используйте очень большие или толстые шрифты. Используйте обычные знаки препинания, орфографии и заглавные буквы. Тогда к вашей электронной почте будут относиться серьезно.
Пишите вежливым тоном. Пишите вежливо, даже если вы подаете жалобу или хотите выразить свое разочарование. Тогда вас будут больше ценить как клиента, и, вероятно, к вам будут относиться более вежливо.
Расскажи, кто ты. Представьтесь после приветствия. Запишите свое имя и объясните, какой вы клиент, и заказали ли вы что-то впервые или являетесь постоянным покупателем. В обоих случаях сотрудник предпочел бы оставить вас в качестве клиента. При необходимости укажите свое географическое положение.
Быть конкретным. Используйте определенный язык в своем письме. Избегайте общих терминов, таких как «мой продукт». Вместо этого подробно опишите, какой продукт или услуга используется и почему вы пишете об этом по электронной почте. Опишите все соответствующие события, чтобы сотрудник точно знал, в чем проблема. Если вы сразу же укажете эту информацию в первом электронном письме, вы избежите длительного обмена электронной почтой.
- Используйте URL-адрес продукта, если он у вас есть, чтобы сотрудник сразу понял, о чем он.
- Также укажите номер вашего заказа в электронном письме, потому что большинство сотрудников все равно спросят вас. Этот номер заказа указывает на то, как он находится в их системе.
Четко задавайте вопросы. Будьте ясны в своем электронном письме. Не ходи вокруг да около. Когда вы поприветствовали сотрудника и представились, начните новый раздел, объясняющий, что происходит, на том же конкретном языке, который упоминался в предыдущем шаге.
- Немедленно попросите желаемую компенсацию. Вы можете не осмелиться спросить, но оставьте в электронном письме свою застенчивость. Если вы хотите что-то в обмен на бракованный товар, так и скажите.
Пишите короткие абзацы. Убедитесь, что ваши абзацы короткие. Абзац из одного, двух или максимум трех предложений легче читать. Таким образом, сотрудник может быстрее сканировать электронную почту, чтобы узнать, есть ли у него приоритет, и, если вы написали большой блок текста, ваше сообщение может оказаться внизу стопки, потому что он / она не сразу поймет, что вы имеете в виду. .
Закончите простой подписью. Завершите электронное письмо заключительным предложением, резюмирующим ваш запрос или комплимент, а затем приветствием. Вы можете закончить словами «С уважением», но вы также можете сразу добавить свое имя или подпись электронной почты. Вы также можете показать, что хотите получить быстрый ответ, сказав: «Жду вашего ответа» или что-то в этом роде.
- Подпись электронной почты - это короткий текстовый блок, содержащий ваше имя, род занятий и контактную информацию. Вы можете создать подпись электронной почты в настройках своей учетной записи электронной почты, чтобы она всегда автоматически отображалась под новым сообщением.
Пока не отправляйте вложения. Пока не отправляйте вложения с первым сообщением. На многих веб-сайтах есть спам-фильтры, которые вылавливают электронные письма с вложениями и помещают ваше сообщение в корзину, прежде чем оно будет прочитано.
- Вы, конечно, должны добавить приложение к сопроводительному письму, когда вас попросят добавить свое резюме в виде документа Word.
- Никогда не включайте имена пользователей, пароли или информацию о кредитной карте.
Прочтите ваше сообщение еще раз перед его отправкой. Когда ваше электронное письмо будет готово, не нажимайте «отправить» слишком с энтузиазмом. Вам следует сначала перечитать электронное письмо, чтобы убедиться, что нет опечаток или орфографических ошибок, которые могут отвлекать от вашего сообщения. Даже если вы написали электронное письмо на своем смартфоне, автоматическое сообщение «отправлено с моего iPhone» не может служить оправданием для орфографических или грамматических ошибок.
Отправить напоминание. Если вы не получили ответ на свое электронное письмо через несколько дней, возможно, ваше сообщение попало в ящик для спама или в конец стопки. Напишите электронное письмо, в котором вы упоминаете предыдущее письмо, и спросите, правильно ли оно было получено.

Часть 3 из 3: оставайтесь вежливыми

Убедитесь, что у вас хорошая грамматика и орфография. Вы можете этого не осознавать, но хорошая грамматика и орфография являются частью вежливого тона. Если вы изо всех сил стараетесь общаться четко, вы проявляете уважение к собеседнику и показываете, что в целом вы вежливый человек.
Покажи, что ты умный. Не будьте претенциозны, но покажите, что вы умны, используя обширный словарный запас. Если вы заглянули на веб-сайт компании и узнали об их политике, вы можете показать, что вы все прочитали правильно, но все еще не нашли ответа на свой вопрос.
Не шутите. У мудрых замечаний и шуток есть свое место, и это не в электронном письме, к которому следует относиться серьезно, по крайней мере, пока не в первой переписке. Такие выражения могут быть восприняты как неприемлемые, и вы должны избегать этого при работе с компанией.
- После того, как вы отправите несколько электронных писем представителю службы поддержки клиентов, шутки с большей вероятностью будут приняты и поняты.
Не выражайте себя агрессивно. Хотя вы можете быть разочарованы тем, как были обработаны продукт или услуга, отправка этого в гневном электронном письме ни к чему не приведет. Если вы обсудите свою проблему с уважением и вежливостью, вы получите желаемое раньше.
- Помните, что эмоции сложно выразить словами. Если вы расстроены проблемой и хотите немедленного решения, вам лучше позвонить.
Отметьте свою преданность и благодарность. Если вы напишете в своем электронном письме, насколько вы всегда были лояльны к компании, сотрудник оценит ваше сообщение и ответит быстрее.

Предупреждения

Никогда не указывайте имена пользователей, пароли или платежные реквизиты (номера кредитных карт или счетов) в электронном письме, адресованном службе поддержки клиентов.