Содержание

• Шагать
• Метод 1 из 4: официальное или деловое письмо
• Метод 2 из 4: неформальное письмо
• Метод 3 из 4. Официальная или деловая электронная почта.
• Метод 4 из 4: неформальная электронная почта
• Советы

Правильное форматирование, которое следует использовать при написании письма, во многом зависит от типа письма, которое вы планируете написать, и от того, кому вы его пишете. Форматирование, которое вы можете использовать при письме другу, значительно отличается от форматирования, используемого в официальных письмах. Более того, формат традиционного письма, которое вы отправляете по почте, отличается от формата электронной почты. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как правильно написать следующее письмо.

Шагать

Метод 1 из 4: официальное или деловое письмо

1. Укажите свое имя и адрес в верхней части письма. Включите название улицы, город, штат и почтовый индекс на левом поле через один интервал.
   • Город и почтовый индекс находятся в одной строке, а название улицы - в отдельной строке.
   • Если вы отправляете письмо на профессиональном бланке, который уже содержит эту информацию, пропустите этот шаг. Не дублируйте адрес отправителя.
2. Для писем в США укажите дату прямо под вашим адресом. Для писем на голландском языке укажите место и дату под адресом адресата. Используйте дату, когда вы написали письмо, или дату, когда вы его закончили, в зависимости от того, что вы предпочитаете.
   • Дата должна быть напротив левого поля, как и адрес прямо над ней.
   • Напишите дату в порядке «месяц-день-год» для писем в Соединенных Штатах. Например: 9 февраля 2013 г. Для букв на голландском языке используется «день-месяц-год». Например: 9 февраля 2013 года.
3. Используйте пробел между датой и следующей частью письма. Это аккуратно отделяет адрес от следующего раздела.
4. Для писем в США используйте справочное правило, если применимо. Если вы пишете письмо, связанное с чем-то конкретным, может помочь справочная строка, которая начинается с «Re:».
   • Поместите контрольную линию напротив левого поля и используйте одинарный межстрочный интервал.
   • Используйте справочную строку, когда отвечаете на другое письмо, объявление о вакансии или информационный запрос.
   • После контрольной линии используйте пробел, чтобы отделить ее от следующей части буквы.
5. Укажите адрес получателя. Включите имя и должность получателя, а также название компании, улицу, город и почтовый индекс.
   • Вся эта информация должна быть напротив левого поля и через одинарный межстрочный интервал. Имя получателя должно иметь отдельную строку, так же как титул получателя, название компании и название улицы. Город и почтовый индекс указаны в одной строке.
   • Если вы отправляете письмо в другую страну, укажите название страны заглавными буквами в отдельной строке под адресом.
   • Если возможно, адресуйте письмо конкретному человеку и обращайтесь к нему с соответствующим титулом, например «Мистер» или «Мадам». Если вы не знаете пол получателя, пропустите заголовок.
   • Используйте пробел после полного адреса.
6. Начните текст письма с вежливого приветствия. Обычное приветствие начинается с «Уважаемый», за которым следуют титул и фамилия получателя. После имени ставится запятая.
   • Приветствие должно быть напротив левого поля.
   • Если вы не знаете пол получателя, вы можете обратиться к человеку, указав его полное имя или префикс фамилии с названием должности.
   • Используйте пробел после приветствия.
7. При желании используйте тему письма. В голландских письмах указывайте тему письма над приветствием, а для писем в США - под приветствием.
   • Тема должна быть короткой, но четкой. Постарайтесь сохранить одну строчку.
   • В США это не распространено и должно использоваться редко. В Нидерландах это более распространено.
   • Если вы использовали справочную строку, не используйте тему.
   • Используйте пробел после любой строки темы.
8. Начните средний раздел с краткого вступления, объясняющего цель вашего письма. Разместите абзацы напротив левого поля, но не стесняйтесь делать для них отступ.
9. Продолжите свое представление более длинной частью центральной части. В этом разделе следует подробнее объяснить цель вашего письма, а также включить заключение, в котором все резюмируется.
   • Напишите лаконичный средний раздел. Используйте одинарный межстрочный интервал для каждого абзаца, но оставляйте пробел между каждым абзацем и после последнего абзаца.
10. Закончите письмо вежливым окончанием. Примеры вежливого закрытия: «С уважением», «С уважением» или «Спасибо». Не забудьте поставить закрытие на левом поле и поставить запятую.
    • Используйте заглавную букву только для первой буквы первого слова в заключении.
11. В конце укажите свое имя. Тем не менее, используйте три пробела под закрытием, прежде чем вводить свое полное имя, а затем название должности в строке ниже.
12. Пожалуйста, приложите любые приложения в самом низу вашего письма. Если у вас есть какие-либо вложения, напишите «Вложения» в строке под вашим введенным именем и заголовком и укажите, сколько в них вложений.
    • Примечание: в этом нет необходимости, если у вас нет вложений.
    • Используйте одинарный интервал и поместите прикрепляемую часть напротив левого поля.
13. Включите инициалы машинистки, если применимо. Если письмо написал кто-то другой, а вы его продиктовали, укажите инициалы машинистки внизу письма в строке под приложениями.
14. Поставьте подпись после того, как распечатаете письмо. Напишите свое имя от руки, желательно курсивом, между закрытием и напечатанным именем. Подписание письма от руки показывает адресату, что вы потратили свободное время, чтобы отправить ему это письмо, поэтому это важно.

Метод 2 из 4: неформальное письмо

1. Укажите дату. Укажите дату написания или завершения письма в правом верхнем углу письма.
   • Напишите дату в порядке «месяц-день-год» для писем в Соединенных Штатах. Для голландских букв вы используете «день-месяц-год». Отказ от подписки обычно используется по умолчанию, но вы также можете указать всю дату в числах.
   • Дата должна быть напротив левого поля.
2. Напишите дружеское приветствие. Приветствие «Уважаемый» по-прежнему является наиболее распространенным, но в зависимости от ваших отношений с адресатом вы можете написать его имя без формальностей.
   • Приветствие должно быть напротив левого поля и сопровождаться запятой.
   • Когда вы пишете другу или коллеге, вы обычно можете написать только их имя. Например: «Дорогой Джон».
   • Для еще более неформальных писем вы можете заменить «Дорогой» неформальным приветствием, например «Привет», «Привет» и «Привет».
   • Если вы пишете пожилому человеку или кому-то, к кому вам нужно проявить некоторое уважение, укажите титул и фамилию. Например: «Уважаемая госпожа де Вит».
   • Используйте пробел между приветствием и текстом письма.
3. Включите в свое письмо введение, средний раздел и заключение. Введение и заключение должны быть только короткими абзацами, но средняя часть обычно значительно длиннее.
   • Поместите текст письма напротив левого поля, но сделайте отступ в первой строке каждого абзаца.
   • Весь текст должен иметь одинарный межстрочный интервал. Обычно вы не пропускаете строки между абзацами в неформальном письме, но вы можете это сделать, если это улучшит читаемость вашего письма.
   • Используйте пробел после последнего предложения основного текста, чтобы отделить его от закрытия.
4. Закройте подходящей застежкой. «С уважением» - все еще довольно распространенное окончание, даже для случайных писем. Однако, если письмо очень неформальное, вы можете использовать менее обычное завершение. Попробуйте написать что-нибудь вроде «Увидимся в следующий раз!» Или «Поговорим позже!» В письме близкому другу.
   • После закрытия ставьте запятую, но не используйте после нее печатную версию своего имени.
   • Завершение должно соответствовать приветствию.
5. Укажите свое имя. Напишите свое имя прямо под закрытием. Обычно ваше имя пишется курсивом, а не вводится.
   • Если вы обычно называете получателя по имени, вы можете написать свое имя и оставить все как есть. Если получатель не может сказать, кто вы, только по имени, обязательно укажите и вашу фамилию.

Метод 3 из 4. Официальная или деловая электронная почта.

1. Начните с краткого, но четкого описания цели вашего электронного письма. Это описание должно быть в строке темы электронного письма, а не в самом письме.
   • Если адресат ожидает вашего электронного письма, это описание может просто относиться к теме. Если письмо является неожиданным, описание может быть немного сложнее. Цель состоит в том, чтобы дать читателю понять, чего ожидать, когда он откроет вашу электронную почту. Это означает, что вы должны мотивировать читателя открыть его.
2. Начните письмо с официального приветствия. Обычно это начинается с «Уважаемый», за которым следует официальное название лица или компании, которым вы пишете.
   • Если возможно, адрес электронной почты конкретному получателю. Избегайте отправки электронного письма безадресным получателям. Используйте "L.S." только в крайнем случае.
   • Строго говоря, наиболее подходящим знаком препинания для использования после приветствия по-прежнему является двоеточие. Тем не менее, большинство людей сегодня используют запятую после приветствия в официальном электронном письме.
   • Если вы не уверены, следует ли обращаться к получателю: «Миссис» или «Мистер», напишите вместо этого его полное имя.
   • После формального приветствия поставьте пробел.
3. Напишите текст письма и сделайте его кратким, но информативным. Как и все буквы, основной текст должен включать введение, основной текст и заключение. Держите все, включая центральную часть, как можно короче и прямо.
   • Поместите основной текст напротив левого поля.
   • Не делайте отступ в тексте.
   • Используйте одинарный межстрочный интервал для основного текста, но используйте пробел между каждым абзацем и после последнего абзаца.
4. Используйте вежливое окончание. После текста письма напишите «С уважением» или другое подобное вежливое завершение и поставьте запятую.
   • Не забудьте поставить закрытие на левом поле и использовать только заглавную букву для первой буквы первого слова.
   • Другие возможные формальные закрытия включают «Спасибо», «С уважением» и «С наилучшими пожеланиями».
5. Назовите свое имя прямо под закрытием. В отличие от бумажного письма, вы не можете поставить подпись в электронном письме от руки.
   • Напишите свое имя напротив левого поля.
6. Включите свои контактные данные внизу. Пропустите строку после своего имени и укажите свой адрес, номер телефона, адрес электронной почты, а также веб-сайт или блог, если применимо.
   • Поместите всю эту информацию напротив левого поля и используйте одинарный интервал. Выделите каждому новому фрагменту информации отдельную строку.

Метод 4 из 4: неформальная электронная почта

1. Начните с краткого, но четкого описания темы вашего электронного письма в строке темы. Это позволяет получателю быстро увидеть тему перед тем, как открыть электронное письмо, и дает ему достаточно информации, чтобы знать, чего ожидать.
2. Начните с вежливого приветствия или приветствия в теле письма. Вы можете использовать любое вежливое приветствие, например «Уважаемый». После этого укажите имя получателя.
   • Поместите приветствие на левом поле.
   • Если вы пишете близкому другу, вы можете полностью игнорировать приветствие и просто написать его имя и поставить запятую.
   • Используйте пробел между приветствием и текстом письма.
3. Напишите текст вашего электронного письма. Как и другие письма, тело вашего электронного письма должно включать введение, тело и заключение. Однако, если вы пишете электронное письмо близкому другу, в этом типе форматирования нет необходимости.
4. Закройте свое электронное письмо заключительным приветствием. При закрытии электронного письма другу, закрытие не обязательно должно быть формальным, но должно указывать на то, что ваше электронное письмо заканчивается.
   • Если вы пишете очень близкому другу, иногда вполне нормально закрыть письмо, указав только свое имя, и вы можете полностью игнорировать заключительное приветствие.

Советы

• Обратите внимание, что есть несколько различий между официальными письмами в Соединенных Штатах и ​​в Великобритании (или других странах). В Великобритании обратный адрес и дата находятся на правом поле, а тема письма - в центре. Кроме того, дата записывается как «день-месяц-год», а после приветствия ставится запятая вместо двоеточия.
• Если вам не нравится показанное здесь форматирование блока, вы также можете использовать пользовательские блоки или полублоки. Этот макет в основном содержит ту же информацию, но только по-разному организован.