Содержание

• Шаги
• Совет
• Предупреждение

Вам нужно написать профессиональное и вежливое письмо о работе? Большинство рабочих сообщений поступают в предварительно отформатированном виде, и их легко копировать, вам просто нужно изменить содержание сообщения. Деловая почта всегда должна включать дату, информацию об отправителе, получателе и некоторые абзацы в теле сообщения. Если вы хотите написать картинку, выполните следующие действия и исправьте необходимые моменты, чтобы они соответствовали стандартам вашей компании.

Шаги

Часть 1 из 4: вступительное сообщение

1. 

   Разберитесь в формате. Независимо от того, о чем ваше письмо, существуют некоторые стандарты внешнего вида письма, которым вы должны следовать. Деловые письма следует набирать и писать популярным шрифтом, например Arial или Times New Roman. Вам необходимо вручную выделить абзацы в сообщениях. Это означает, что вы начинаете новый абзац, дважды нажимая клавишу «return». Не используйте команду отступа для выделения абзацев.
   • Оставьте поля около 2 см по всем краям.
   • Электронная почта также должна быть написана популярными шрифтами. Не используйте шрифты, имитирующие почерк или красочные, за исключением черно-белых в рабочей почте.

2. 

   
   
   Выберите правильный тип бумаги. Рабочее письмо должно быть напечатано на бумаге размером 22см х 28см («размер письма»). Если вы не в США, вы можете использовать бумагу формата A4. Некоторые длинные контракты можно распечатать на бумаге 22 x 36 см ("юридический размер").
   • Если вы распечатываете для рассылки, вам следует распечатать его на фирменном бланке компании. Это придает письму более профессиональный вид, а также предоставляет логотип вашей компании и контактную информацию.

3. 

   
   
   Предоставьте информацию о своей компании. Укажите название компании и адрес, в которых каждая часть адреса написана в отдельной строке. Если вы являетесь владельцем или частным предпринимателем, замените название компании своим собственным именем или напишите свое имя над ним.
   • Если у вашей компании есть заранее разработанный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы вводить название и адрес компании.
   • Если вы вводите адрес самостоятельно, вы должны либо выровнять по правому краю, либо по левому краю вверху страницы, в зависимости от ваших предпочтений и предпочтений вашей компании.
   • Если вы отправляете почту за границу, введите название страны заглавными буквами.

4. 

   
   
   Добавьте дату. Написание полной даты - самый профессиональный выбор. Например, вы можете написать «1 апреля 2012 г.» или «1 апреля 2012 г.». Дата должна быть выровнена по ширине, на несколько строк ниже адреса отправителя.
   • Если ваше письмо будет написано в течение нескольких дней, укажите дату, когда вы закончите письмо.

5. 

   Предоставьте информацию о получателе. Напишите полное имя получателя, должность (если есть), название компании и почтовый адрес и разделите эту информацию на отдельные строки. При необходимости добавьте ссылочный номер. Информация о получателе должна быть выровнена несколькими строками под датой.
   • Лучше всего отправить письмо определенному человеку. Таким образом, человек, которому вы отправляете сообщение, сможет ответить на ваше сообщение. Если вы не знаете имя человека, которому следует написать, сделайте небольшую проверку. Вы можете позвонить в их компанию, чтобы узнать точное имя и титул человека.

6. 

   Выберите приветствие. Приветствие - это знак уважения к получателю сообщения, и то, какое приветствие используется, зависит от того, знаете ли вы человека, которому отправляете сообщение, насколько вы его знаете и насколько торжественно письмо. . Можно рассмотреть следующие варианты:
   • "Для кого это может касаться" (для участников) только когда Вы не знаете, кому, особенно кому вы хотите отправить сообщение.
   • Если вы не знаете получателя своего письма, можно безопасно начать с "Уважаемый господин / госпожа" (Уважаемый господин / госпожа ").
   • Вы также можете использовать титул и имя получателя, например «Уважаемый доктор Смит» (Уважаемый профессор Смит).
   • Если вы хорошо знаете получателя почты и имеете с ними близкие отношения, вы можете называть их по имени, например «Дорогая Сьюзен».
   • Если вы не знаете пол получателя сообщения, просто введите полное имя, например, «Дорогой Крис Смит» (Hello Kris Smith).
   • Не забудьте ввести запятую после приветствия или двоеточие после «Для кого это может касаться».
   рекламное объявление

Часть 2 из 4: Составление содержимого сообщения

1. 

   Сразу к проблеме. Время - деньги, как гласит изречение, большинство предпринимателей ненавидят тратить время зря. Поэтому содержание письма следует изложить кратко и профессионально. Напишите письмо, где получатель сможет быстро его прочитать, сразу перейдя к сути и изложив свое мнение в первом абзаце. Например, вы всегда можете начать со слов «Я пишу вам по поводу…» (я пишу ему по поводу…) и начать с этого момента.
   • Не используйте текстурированный язык, большие уколы или длинные круглые предложения - вы должны передать то, что вам нужно сказать, как можно более кратко и ясно.
   • Выразите это убедительно. Кажется, основная цель написания письма - убедить читателя что-то сделать: передумать, исправить ошибку, отправить деньги или предпринять какие-то действия. Попробуйте убедить получателя сообщения сделать то, что вы хотите.

2. 

   Используйте местоимение человека. В идеале вам следует использовать в письме местоимения человека «я» (I), «we» (мы) и «you» (вы). Опишите его как «Я» (меня) и назовите читателя «ты» (друг / дедушка / бабушка / брат / сестра).
   • Обратите внимание, если вы пишете от имени организации. Если вы рассказываете о перспективах роста вашей компании, вы должны использовать слово «мы» (нас), чтобы дать читателям понять, что вы говорите от имени компании. Если вы пишете о своем личном мнении, используйте «я» (меня).

3. 

   
   
   Пишите ясно, лаконично и лаконично. Пусть ваши читатели точно знают, что вы хотите сказать. Читатели быстро ответят на ваше сообщение только в том случае, если содержание вашего сообщения ясное. В частности, если вы хотите, чтобы читатели сделали выводы или предприняли действия в ответ на ваше письмо, сообщите им. Объясните свой тезис как можно короче.

4. 

   
   
   Используйте активные предложения. Описывая ситуацию или делая запрос, используйте активный, а не пассивный. Пассивные предложения могут сделать ваше письмо неясным или не указывать на человека. Кроме того, активное предложение обтекаемое и более простое. Например:
   • Пассивное предложение: солнцезащитные очки не разрабатываются и не производятся с учетом их долговечности.
   • Проактивное заявление: ваша компания разрабатывает и производит солнцезащитные очки без учета их долговечности.

5. 

   
   
   Будьте соответственно непредубежденными. Письма написаны людьми и адресованы людям, поэтому по возможности избегайте жестких букв. Невозможно построить новые отношения из-за неперсонального письма и отсутствия открытости. Однако избегайте разговорной речи или сленга, таких как фразы «вы знаете» (вы знаете), «я имею в виду» (я имею в виду) или «хочу» (хочу сделать - сокращенно от «хочу»). большой '). Говорите серьезно, но дружелюбно и с энтузиазмом.
   • Если вы хорошо знаете получателя, вы должны неформально передать ему ряд добрых пожеланий.
   • Решая, в какой степени выражать свои мысли, руководствуйтесь собственными суждениями. Иногда немного юмора может помочь вам совершить успешную сделку, но будьте осторожны, поддразнивая это, это может быть ошибкой.

6. 

   Вежливый и обходительный. Даже если вы напишете письмо, чтобы пожаловаться или выразить озабоченность, вы все равно можете быть вежливым. Поставьте себя на место получателя и придумывайте любые идеи так, чтобы читатели видели, что вы всегда полны энтузиазма и готовы помочь.
   • Например, вы можете подать резкую жалобу так: «Я думаю, что ваши солнцезащитные очки слишком плохие, и я никогда не куплю их снова». Однако вы можете написать более вежливо: » Я разочарован солнцезащитными очками вашей компании и в будущем планирую покупать очки где-нибудь еще.

7. 

   Используйте шаблон заголовка «вторая страница» для дополнительных страниц. Большинство деловых писем должно быть коротким на одной странице. Но если проблема, о которой вы говорите, длиннее, например, договор или юридическая проблема, вам может потребоваться еще несколько страниц. Используйте шаблон фирменного бланка "второй страницы", который обычно имеет сокращенный адрес и тот же тип бумаги, что и фирменный бланк первой страницы.
   • Нумерация страниц вверху страницы со второй и последующими страницами. Вы также можете добавить имена и даты получателей.

8. 

   Краткое содержание. В последнем абзаце кратко изложите основные моменты и четко укажите этапы вашего плана действий или чего ожидать от получателя сообщения. Обратите внимание, что получатель может связаться с вами, чтобы спросить или поговорить, поблагодарить его за интерес к письму и вашей проблеме. рекламное объявление

Часть 3 из 4: Конечные письма

1. 

   Выберите конечное предложение. Заключительное предложение, как и приветствие, свидетельствует об уважении к получателю письма и степени торжественности письма. «С уважением» или «Искренне» - обычно безопасный выбор; Вы можете рассмотреть другие варианты, такие как «Сердечно», «С уважением» (С наилучшими пожеланиями), «С уважением» и «Искренне Ваш» (С уважением). Вы также можете выбрать чуть менее формальную, но профессиональную концовку, например «Всего наилучшего», «С наилучшими пожеланиями». , «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» и «Спасибо». Используйте запятые после предложения.

2. 

   Подписать. Оставьте примерно четыре строки пустыми и подпишите его. Подпишите свою подпись после печати письма или, если вы отправите его по электронной почте, отсканируйте изображение своей подписи и вставьте его в эту часть сообщения. Для подписи следует выбрать синие или черные чернила.
   • Если вы подписываете письмо от чьего-либо имени, напишите «pp:» перед своей подписью. «Pp» означает «per procurationem» (например, «агентством» или «от имени»).

3. 

   Введите свое имя и контактную информацию. Под своей подписью введите свое полное имя, должность, номер телефона, адрес электронной почты и любые возможные способы связи. Каждая информация записывается в отдельной строке.

4. 

   Добавьте аббревиатуру машинистки. Если письмо напечатал кто-то другой, а не вы, вы должны поставить его инициалы под подписью. Иногда указывались инициалы человека, написавшего письмо. Поэтому важно различать человека, написавшего письмо, и человека, который его напечатал.
   • Например, если вы просто добавляете инициалы машинистки, напишите их строчными буквами: mj
   • Если вы добавляете сокращения автора, пишите их заглавными буквами, а сокращение машинистки - строчными: RW: mj. Вы также можете использовать косую черту между двумя сокращениями: RW / mj.

5. 

   Обратите внимание на прилагаемые документы. Если вы прикрепляете документ, чтобы получатель мог его увидеть, аннотируйте его на несколько строк под своей контактной информацией, указав номер и тип документа. Например, можно написать: «Приложения (2): резюме, брошюра» («Приложение (2): резюме, брошюра»).
   • Вы также можете сократить «Enclosures» до «Enclosures». или «Прибл.».

6. 

   Добавьте получателей. Если вы отправляете копию письма другому человеку, вы должны указать его имя в письме. Вы можете оставить комментарий, набрав «cc:» в строке «Приложения», «cc» означает «любезно предоставленную копию», с именем и должностью человека («cc» для «Копия» (копия), когда письмо набирается на копировальной бумаге).
   • Например, напишите: «Копия: Мэри Смит, вице-президент по маркетингу» («Уважаемая: Мэри Смит, заместитель менеджера по маркетингу»).
   • Если вы хотите добавить другого получателя, введите имя второго человека непосредственно под именем первого человека и не нужно использовать «cc:».
   рекламное объявление

Часть 4 из 4: Готово

1. 

   Отредактируйте свое сообщение. Внешний вид - ключевой элемент профессионального писателя. Наверняка читатель легко увидит, что вы компетентны и ответственны, исправляя мельчайшие недочеты в письме. Вы можете запустить команду проверки орфографии, чтобы проверить орфографию в слове, но вы также можете проверить, внимательно прочитав письмо перед отправкой.
   • Интересно, было ли письмо ясным и кратким. Есть ли абзац, содержащий более трех или четырех предложений? Если да, можете ли вы удалить ненужные абзацы.
   • Если письмо действительно важно, вы можете попросить друга или коллегу быстро его проверить. Иногда просто потратив несколько секунд на чтение, вы сможете обнаружить ошибки или неуклюжие слова, которых вы, возможно, не видели.

2. 

   Не скрепляйте почту. Если в сообщении много страниц, избегайте сшивания сообщения. Если вы хотите убедиться, что страницы выровнены правильно, используйте скрепку в верхнем левом углу.

3. 

   Почтовое отправление. Если вы отправляете почту, используйте деловой конверт. Если есть конверт с логотипом вашей компании, воспользуйтесь им. Четко напечатайте обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо на три части, чтобы, когда получатель откроет сообщение, первая часть сообщения сложится вверху, а затем откроется в нижней части. Убедитесь, что у вас достаточно марок, а затем отправьте его.
   • Если вы чувствуете, что рукописный адрес нечеткий и не соответствует вашему профессиональному стилю, введите адрес словом, вставьте конверт в принтер и напечатайте адрес на конверте.
   • Если письмо очень важное и / или срочное, его следует отправить курьером.
   • Если вы хотите отправить сообщение по электронной почте, преобразуйте его в формат HTML или сохраните сообщение как PDF, чтобы сохранить формат. Однако бумажная почта лучше.
   рекламное объявление

Совет

• Подписывайте письма хорошей ручкой.
• Быстрый. Если вы не можете ответить на запрос отправителя в течение недели, сообщите ему или ей об этом и сообщите, когда они смогут получить от вас ответ.
• Сосредоточьтесь на положительном. Говорите о том, что вы можете сделать, а не о том, что не можете. Например, если у вас нет товара на складе, не говорите покупателю, что вы не можете выполнить его заказ, вместо этого скажите, что товар популярен, поэтому на вашей стороне нет в наличии. . Затем сообщите им, когда вы сможете предложить им товар.
• Если вы пишете письмо с большим содержанием, вы должны сначала перечислить эти вещи.
  • Составьте список всего, что вы хотите осветить. Не беспокойтесь о порядке.
  • Для каждого содержания перечислите ключевые слова, примеры, аргументы и факты.
  • Просмотрите содержание вашего плана, чтобы оно соответствовало вашим целям и вашей аудитории.
  • Избавьтесь от любых не связанных с этим проблем.
  • Расположите информацию в удобном для читателя порядке.

Предупреждение

• Не пишите письма с лестными предложениями. Настоящий комплимент приемлем, но если вы сделаете его слишком много, читатель почувствует, что вы работаете лестно, а не своими способностями.
• Не используйте слишком резкий и импозантный тон. Помните, что деловым письмом вы пытаетесь укрепить или начать профессиональные отношения.