Автор:
Peter Berry
Дата создания:
17 Июль 2021
Дата обновления:
1 Июль 2024
Содержание
То, как вы решите ответить кому-то, может повлиять на то, как они и другие воспринимают вас. К счастью, знание того, как и когда давать обратную связь, - это то, чему вы можете научиться. Если вы разговариваете с кем-то лицом к лицу, главное - обратить на него внимание и позволить ему выразить свои мысли, прежде чем вы дадите взвешенный ответ. Когда вы общаетесь с текстовыми сообщениями, есть несколько негласных правил, которым вы должны следовать, чтобы общаться успешно. Электронная почта - это более формальная форма общения с профессиональными договоренностями, которой вы должны следовать, чтобы эффективно общаться и отвечать соответствующим образом.
Шаги
Метод 1 из 3. Ответ на текстовые сообщения
При тексте используйте повседневный язык. Электронная почта, переписка и даже личный чат могут иметь более формальный характер.Из-за краткого и ограниченного характера текстовых сообщений уместно использовать более непринужденный язык, который передает сообщение о том, что разговор носит более личный характер.
- Например, вы можете использовать букву «b» вместо «вы», чтобы сэкономить место, быстрее отправить сообщение и выразить спокойный тон.
- Правила пунктуации обычно более удобны при обмене текстовыми сообщениями. Например, обязательное правило использования запятых может сделать разговор напыщенным и формальным.
- Не всегда считайте, что текстовые сообщения - это нормально, но если собеседник использует повседневный язык, отвечайте ему, чтобы помочь ему расслабиться.
Задавайте открытые вопросы для развития беседы. Если вы хотите продолжить текстовый чат, задавайте открытые вопросы, чтобы помочь собеседнику больше говорить и выражать свое мнение по теме. Задавая краткие вопросы с ответом "да" или "нет", разговор будет скучным.- Например, если вы разговариваете с кем-то о своем бизнесе, вы можете спросить: «Как вы относитесь к новому проекту?»
- Если вы хотите узнать больше о мыслях человека по этому поводу, попробуйте написать ему сообщение типа: «Я согласен с вами, но почему вы так думаете?»
Избегайте резких или односложных ответов. Текстовые сообщения должны быть относительно короткими, но краткий или поспешный ответ может передать сообщение о том, что вы злитесь или расстроены этим человеком. Если вы отвечаете на чье-то сообщение, отправьте ему содержательный ответ, содержащий как минимум 1 или 2 предложения.- Иногда вполне приемлемо ответить «ОК», если это имеет смысл в контексте. Однако избегайте повторения слова «К», поскольку оно кажется грубым и грубым.
Совет: Если вы обычно даете короткие ответы, вы можете продолжать это делать.
Используйте знаки препинания и смайлики, чтобы передать тон. Из-за объективного характера текстовых сообщений люди могут понимать тон или эмоции с помощью лаконичного языка. Если ваше сообщение выглядит расплывчатым, вы можете четко передать свои идеи, используя знаки препинания и смайлики.
- Например, вы можете ответить: «Я знаю, спасибо. :) », то в тексте не будет ощущения, что вас раздражают или резко вас раздражают.
- Иногда при использовании точек создается впечатление, что вы злитесь. Например, удобнее сказать: «Нет, этого нет», чем говорить «Нет». Не имеет ».
Просмотрите сообщение перед отправкой. Перед отправкой сообщения вы должны быстро проверить. Проверьте наличие опечаток и убедитесь, что вы передаете правильное сообщение и используете правильный тон.
- Отправив сообщение, вы не сможете его восстановить! Так что лучше всего быстро проверить перед отправкой.
Не отправлять следующий пакет сообщений. Пакеты уведомлений и цепочки текстовых сообщений могут раздражать и расстраивать других. Отправьте ответ, содержащий все, что вы хотите сказать, вместо того, чтобы отправлять множество коротких сообщений.
- Также нормально отправить дополнительный текст, если вы забыли о своих мыслях или вам нужно что-то уточнить.
- Если кто-то не отвечает на 2 сообщения подряд, вероятно, он не хочет с вами разговаривать или его нет по телефону. В любом случае, вы должны дать им время и место для ответа.
Попросите позвонить, если разговор становится слишком сложным для отправки текстовых сообщений. Текстовые сообщения должны быть короткими и лаконичными. Если текстовый чат становится слишком неуклюжим до такой степени, что вы не можете правильно выразить свои мысли, спросите, может ли человек позвонить вам, чтобы вы могли подробно поговорить или обсудить свои мысли должным образом. Полное изложение тезиса.
- Попробуйте написать такое сообщение: «Так будет легче объяснить по телефону. Вы можете позвонить мне, спасибо! "
Метод 2 из 3. Общайтесь напрямую с кем-нибудь
Внимательно слушайте, когда с вами разговаривают. Когда кто-то разговаривает с вами, смотрите ему в глаза и обращайте внимание на то, что он говорит. Это показывает, что вы слушаете и понимаете то, что они говорят.
- Уделяйте все внимание говорящему, чтобы ему было комфортно разговаривать с вами.
- Наклонитесь ближе или спросите своего партнера, можно ли вам переехать в более тихое место, если вам плохо слышно.
Обратите внимание на невербальные реплики говорящего. Язык тела может передавать больше, чем просто слова человека. Пока кто-то говорит, наблюдайте за языком его тела, чтобы понять, как вам следует реагировать.
- Например, если кто-то продолжает оглядываться или вертеть ногами взад и вперед, он может волноваться или напугаться. Спросите их, все ли они в порядке, вместо того, чтобы отвечать на их слова.
- Вы также должны слушать, как они говорят. Если они говорят громко или оскорбительно, они, вероятно, расстроены или злятся из-за разговора. Во избежание дальнейшего стресса вам потребуется другой подход к реагированию.
Не отвечайте, пока кто-то говорит. Если вы слишком взволнованы или полны энтузиазма по поводу ответа до того, как кто-то закончит говорить, они заметят это и могут расстроиться. Подождите, пока они закончат говорить и вы услышите все, что они хотят сказать, прежде чем отвечать.
- Было бы грубо вмешиваться в свои мысли, пока кто-то говорит.
Совет: Слушайте и запомните основные моменты, на которые вы планируете ответить, пока кто-то говорит, но не игнорируйте то, что они говорят после, чтобы вы могли давать более разумные или быстрые ответы. быстрый.
Подождите, пока они закончат говорить, прежде чем говорить. Когда вы разговариваете с кем-то, дайте ему закончить свои мысли, прежде чем вы ответите. Таким образом, вы будете знать все факты и информацию, которые они хотят передать, чтобы вы могли дать проницательные и содержательные ответы.
- Иногда люди добавляют немного больше информации после того, как закончат говорить. Например, они могут сказать: «Ой, подождите, я забыл это сказать». Пусть говорят все, что хотят сказать.
Обдумайте ответ, чтобы говорить уверенно. Прежде чем ответить, уделите время тому, чтобы обдумать всю уже известную информацию. Если вы ответите не по теме, собеседник подумает, что вы на самом деле не слушали то, что он сказал.
- Если вы уделите время размышлениям о том, как отреагировать, это также гарантирует, что вы дадите разумный ответ.
Задавайте вопросы, если вам нужны объяснения или дополнительная информация. Если вы не слышите или не понимаете, что кто-то говорит, не пытайтесь ответить непониманием или неправильным представлением. Спросите их, что они сказали или что имели в виду, чтобы вы могли ответить соответствующим образом.
- Если вы не уверены в чьих-то намерениях или хотите, чтобы они объяснили свое истинное значение, прежде чем отвечать, задайте открытый вопрос: «Что вы имеете в виду?»
- Это нормально - спросить кого-нибудь еще раз, если вы не слышите или полностью не понимаете, что он сказал.
Говорите прямо и четко, когда отвечаете. После того, как вы взвесите полученную информацию и подумаете о том, что хотите сказать, говорите четко и уверенно. Не используйте двусмысленные или противоречивые формулировки, чтобы выглядеть быстрее или умнее. Люди ценят правду, поэтому дайте честный отзыв, чтобы показать, что вы заботитесь о них и понимаете их.
- Убедитесь, что они обращают внимание, чтобы вам не приходилось их повторять.
- Знайте, хочет ли кто-нибудь поговорить, и дайте ему возможность поговорить.
- Позвольте другому человеку ответить на то, что вы сказали. Не уходите и не прекращайте разговор, потому что у вас была возможность поговорить.
Будьте готовы, когда кто-то возражает. Даже если вы обдумали то, что хотите сказать, всегда есть шанс, что кто-то возразит против ваших слов. Это тоже нормально! Будьте готовы к тому, что кто-то спорит или попытается не взглянуть на то, что вы говорите.
- Сохраняйте спокойствие и не сердитесь, если кто-то пытается вас спровоцировать.
- Позвольте другим подтвердить свои убеждения и мнения. Не пытайтесь заставить их принять вашу точку зрения.
Метод 3 из 3. Отправить отзыв по электронной почте
Отвечайте на электронные письма в течение 48 часов. Своевременный ответ на электронную почту важен для демонстрации вежливости и профессионализма.Вам не нужно отвечать сразу, но вы должны ответить в течение как минимум 2 дней.
- Независимо от того, является ли электронное письмо для вас нерелевантным или ошибочно, ответьте отправителю, чтобы он знал, что отправил не того человека.
Используйте профессиональное приветствие в ответном письме. Электронная почта часто носит более формальный характер, чем текстовые сообщения или телефонные звонки. Ответьте «Привет» или «Привет» перед именем человека, чтобы правильно отправить электронное письмо.
- Если человек, которому вы отвечаете, предпочитает приветствовать или хочет, чтобы вы называли его по имени, сделайте то, что требуется. Например, если они хотят, чтобы вы называли их коротким именем, например «Боб» вместо «Роберт», используйте это имя.
Ограничьте использование восклицательных знаков. Ответ должен содержать правильную грамматику, орфографию и пунктуацию. Однако использование слишком большого количества восклицательного знака может заставить вас казаться неискренним или чрезмерно агрессивным. Избегайте их использования без необходимости.
- Восклицательные знаки - отличный способ поздравить кого-то или передать волнение, но если злоупотреблять, они будут неэффективными.
Избегайте шрифтов, которые трудно увидеть при отправке электронных писем. Выберите базовый шрифт, чтобы письмо выглядело профессионально. Не используйте красочный шрифт или гарнитуру, например Comic Sans, при отправке писем с отзывами.
- Основной выбор - это размер 10 или 12 для шрифта Arial или Times New Roman.
Обратите внимание на получателя в ответном письме. Иногда полезно включить в ответ кого-то еще, чтобы вы могли включить его в обсуждение. Однако отправка его другому консультанту или коллеге на самом деле расстроит или рассердит человека, которому вы отвечаете.
- Если вам нужно включить кого-то еще в электронное письмо, используйте функцию «Скрытая копия», что означает отправку электронных писем множеству людей, но информация об этих людях будет оставаться конфиденциальной.
Укажите, кому вы хотите ответить в групповом письме. Если ответ всем в группе был правильным, выберите «Ответить всем» при отправке ответа. Однако, если вам нужно спросить или уточнить конкретную тему или проблему с человеком, отправьте это непосредственно этому человеку.
- Если в электронном письме есть большая группа людей, но вам нужно ответить только нескольким людям, вы можете просто выбрать ответ этим людям.
Избегайте отправки благодарственных писем, если в этом нет необходимости. Краткое электронное письмо, которое бесполезно для разговора, не понадобится. Если отправитель не попросит вас подтвердить, что вы получили и поняли письмо, отправка электронных писем с благодарностью будет ненужной и раздражающей.
Совет: Если кто-то отправляет вам «просмотренное» сообщение, подтвердите, что вы получили электронное письмо, щелкнув сообщение, чтобы отправить им уведомление.
Прочтите письмо еще раз и проверьте получателя перед отправкой. Орфографические или грамматические ошибки могут сделать ваше письмо непрофессиональным. Перед отправкой перечитайте ответ. Проверьте орфографию и грамматику и убедитесь, что вы отправляете нужного человека.
- Не полагайтесь на проверку орфографии, чтобы найти все ошибки!
- Попробуйте прочитать электронное письмо вслух перед его отправкой, чтобы отчетливо слышать содержание.
- Почтовые приложения или программы часто автоматически заполняют адреса электронной почты при вводе данных о получателе, что может привести к тому, что вы случайно отправите электронное письмо не тому человеку.
