Автор:
Lewis Jackson
Дата создания:
5 Май 2021
Дата обновления:
1 Июль 2024
Содержание
Организация мероприятий кажется очень сложной задачей, и все становится еще сложнее, если у вас нет плана и плана на будущее. Так что постарайтесь этого избежать - готовьтесь за несколько месяцев и сохраняйте спокойствие во время мероприятия.
Шаги
Метод 1 из 4: спланируйте за несколько месяцев до мероприятия
Определите цель мероприятия. Определение цели вашей организации поможет держать ваше мероприятие в нужном русле. Вы планируете мероприятие для просвещения сообщества? Убедить потенциальных спонсоров? Хвалить определенного человека или группу? Детализируйте эту цель как можно подробнее. Независимо от того, что вы делаете (обучаете, убеждаете, хвалите и т. Д.), Почему ты сделаешь это снова
- Думайте об этом как о своей миссии или предпосылке вашего успеха. Как только вы точно узнаете, чего хотите, вам станет намного проще!
Поставить цели.В яблочко Чего ты хочешь добиться? Не количество людей, пришедших на мероприятие, не факт, что оно произошло - каким вы хотите, чтобы мероприятие было? 5 новых членов вашей организации? Собрал 20 миллионов донгов? Измените мышление других людей? Всех взволновать?- Подумайте о трех результатах, которые вы хотите получить от мероприятия больше всего, и сосредоточьтесь на их достижении. Вы можете взвесить одну финансовую цель, одну социальную цель и одну личную цель - решать вам!
Соберите добровольцев. Вам нужны хорошие и хорошие члены во многих областях оргкомитета. Они могут помочь вам во всем: от планирования, составления бюджета до рассылки приглашений, разработки плакатов, приема гостей и уборки после мероприятия. Другими словами, они помогут вам выполнить работу. Если возможно, найдите добровольцев, которым можно доверять!- Убедитесь, что организаторы и менеджеры мероприятий работают в соответствии с графиком, который вы изложили в плане. Сотрудничество между сторонами облегчит вашу работу. Обращаясь к кому-то за помощью, четко сформулируйте с самого начала свои ожидания от него и степень их участия в мероприятии.
- Если вы не можете найти волонтера, наймите команду мероприятия! Это полностью зависит от типа мероприятия, которое вы проводите. Вы можете арендовать площадку вместе с командой мероприятия или нанять у третьей стороны.
Предполагаемый бюджет. Все расходы, доходы, гранты и другие чрезвычайные расходы должны быть включены в бюджет. Если вы не планируете бюджет, вы завершите мероприятие толстой суммой счетов и пустым кошельком, не понимая, сколько вы только что потратили. Будьте реалистичны с первого дня, чтобы потом не удивиться!- Найдите способы снизить затраты. Можете ли вы нанять добровольцев для работы бесплатно? Рассмотрим места, которые дешевле арендовать (например, чей-то дом)? Помните, что небольшая, простая, но успешная встреча намного лучше, чем неудачная роскошная вечеринка.
Определите время и место проведения мероприятия. Это фактор самое важное события. В каком месте и времени должно быть ваше мероприятие, чтобы люди сказали: «Да, я буду там!»? Вы хотите провести мероприятие в то время, когда все свободны и в одном удобном месте, где у вас достаточно арендной платы!
- Ознакомьтесь с расписанием сообщества, в котором вы живете, и подумайте, кто участвует в мероприятии. Если вы ориентируетесь на домохозяек, лучшим вариантом будет организация дневных и местных мероприятий (вы можете предоставить дополнительные услуги по присмотру за детьми). В случае студенческого участника, проведите мероприятие в центре города один вечер в течение недели. Если есть возможность, вы должны пойти к ним домой Сборка.
- Конечно, будет много мест для мероприятий, которые вам нужно будет зарезервировать заранее. Свяжитесь с нами, чтобы арендовать эти места как можно скорее. Они могут быть дороже, чем вы думаете!
Рассмотрим логистику. О логистике нужно думать во всех отношениях. Какая будет парковка? Способность людей с ограниченными возможностями участвовать? Что вы можете сделать с пространством для мероприятий? Какое оборудование вам нужно? Вам понадобится что-нибудь дополнительно за плату (например, напитки для докладчиков, значки, публикации)? Сколько людей потребуется, чтобы мероприятие прошло гладко?
- Очень важно поразмышлять и обсудить с членами организаторов, чтобы рассмотреть все аспекты мероприятия. Есть ли препятствия, которые можно предвидеть и избегать? Нужно ли гостям место для проживания? Какие исключения требуются?
Подумайте о маркетинге и рекламе. Готовясь к мероприятию, сделайте эскиз плаката. Плакат должен включать информацию о дате, времени, месте, главных гостях, названии мероприятия, а также теме или слогане мероприятия. Поскольку время подготовки слишком рано, вы можете потратить много времени на тщательное обдумывание этого содержания, но вам следует создать первоначальный черновик, чтобы увидеть, что все разделы вместе!
- Подумайте о других способах продвижения мероприятия. Отправить электронную почту? Почта? Предоставляете информацию в Facebook, Twitter или на ряде сайтов онлайн-мероприятий (подробнее об этом позже)? Что тебе нужно перед мероприятия для привлечения людей и того, что вам нужно в события, чтобы сдержать их?
Переставить работу. Может быть, вы сейчас очень запутались. Сделайте глубокий вдох и откройте программу Excel. Подготовьте проект расписания мероприятий на мероприятии. Используйте несколько таблиц Excel, чтобы систематизировать свои мысли. На данный момент это может показаться ненужной бумажной работой, но в течение следующих двух месяцев вы будете благодарны себе за то, что позаботились о себе.
- Разработайте график работы (с указанием сроков) по каждому мероприятию. Запишите всех членов организаторов, когда и где они вам понадобятся. Таким образом вы сможете запланировать свою работу и избежать вопросов позже.
Метод 2 из 4: Запланируйте работу за 2 недели до мероприятия
Убедитесь, что все готово. Определите время, место, ключевых гостей, организатора мероприятия, название мероприятия и слоган. Будет ли что-нибудь Можем ли мы сбиться с пути? Могут ли произойти изменения в последнюю минуту? На этом этапе все должно быть так же ясно, как на черно-белой бумаге.
Встреча с членами организаторов. Запросите утверждение бюджета, графика и т. Д. от организаторов, а также от менеджеров мероприятий. Сейчас самое время заняться вопросами. Все уже поняли свои обязательства? Им все комфортно?
- Еще раз встретитесь с организаторами, а также с волонтерами, чтобы подумать о возможных проблемах. Это также идеальное время, чтобы спланировать свои действия.
- Убедитесь, что у организаторов нет внутренних проблем. Поддерживайте связь со всеми руководителями отделов, организаторами и волонтерами.
Разделите работу между разными людьми и позвольте человеку с опытом координировать все действия. Если это особенно крупномасштабное мероприятие, назначьте нескольких человек для координации различных действий под наблюдением одного человека. Этому лидеру должны доверять члены организаторов.
- Вы должны назначить одного-двух участников, которые будут проводить время, приветствуя гостей и болтая перед мероприятием.По сути, это администратор, ответственный за то, чтобы поднять настроение всем гостям и дать им понять, что о них заботятся.
Обязательно обновляйте все онлайн-страницы, посвященные мероприятиям. Вероятно, вы уже знакомы с Facebook и Twitter, но есть много других онлайн-сайтов, которые вы можете использовать для продвижения, например Eventbrite, Evite и Meetup. Если вы никогда не слышали об этих страницах, поищите сейчас! Если ваше мероприятие проводится за границей и вы хотите продавать билеты онлайн, Ticketbud может оказаться весьма полезным.
- И, конечно же, обновите онлайн-страницу мероприятия, блог или страницу в Facebook, если они есть. Вы можете отправлять напоминания о мероприятиях, публиковать фотографии и управлять ответами на мероприятия. Чем активнее вы в сети, тем масштабнее становится мероприятие. Если вы проводите мероприятие, связанное с садоводством, украшением дома или другими творческими областями, вы также можете использовать Pinterest.
Соберите спонсорство и другие источники денег от гостей. Есть много видов расходов, которые возникнут в ближайшие недели, и вы не хотите оплачивать все самостоятельно! Немного поторопитесь с начальными затратами - будь то аренда места для проведения мероприятий, оборудование или банкет? Возможно, вам также придется заплатить некоторые из вышеуказанных сумм, прежде чем вы начнете готовиться к мероприятию.
- Убедитесь, что вы создали систему для обработки документов, сертификатов, счетов-фактур и других документов. Вам необходимо сохранить все документы для использования в будущем, поэтому чем раньше вы будете организованы, тем удобнее будет будущее, особенно когда ваш партнер работает непрофессионально.
Продвижение событий. Готовьте публикации, запускайте рекламные объявления, публикуйте для прессы, отправляйте приглашения, телефонные звонки, отправляйте электронные письма группам контактов, встречайтесь с потенциальными участниками или спонсорами. Как люди узнают о вашем мероприятии и будут участвовать в нем? Убедитесь, что информация, которую вы предоставляете, является полной, за исключением некоторых сомнительных факторов - любопытство гостя также необходимо стимулировать!
- Подумайте о своей целевой аудитории. Если вы хотите пригласить старейшин, вы не будете тратить время на отправку сообщений через программное обеспечение Snapchat. Отправляйтесь туда, куда они ходят, или используйте инструменты, которые использует ваша аудитория.
Соберите все необходимое для мероприятия. Эти предметы могут включать медаль, игру, сувенир, награду или сертификат. Есть много мелких и тривиальных вещей, на которые неопытные люди не могут обратить внимание, но вы должны знать все мельчайшие факторы. Не забудьте мебель, звуковое оборудование, столы, скатерти и другие крупные важные предметы!
- Это еще одна вещь, над которой вам нужно подумать. Не останавливайтесь, пока не найдете 5 предметов, которые забыли приготовить - все, от шариковых ручек и аптечек до батареек, кубиков льда и удлинителей. Вы захотите быть готовым к любой ситуации.
Сортировать все. Устройте запись видео. Транспорт для гостей. Разложите еду для уборщицы. Список можно продолжать бесконечно, но без сортировки вы не сможете организовать мероприятие!
- Готовьте еду и питье. Это также хорошее время для организации специальных помещений, например, для людей с ограниченными возможностями. Проверьте, являются ли гости вегетарианцами или имеют ли другие особые потребности в питании. На многих сайтах онлайн-продажи билетов на мероприятия есть раздел «Вопросы для себя», который поможет вам оценить особые запросы ваших гостей.
- Подготовьте столы и стулья, задники, микрофоны, динамики, компьютеры, проекторы, подиумы - все, что потребуется на месте проведения мероприятия.
Подготовьте свой список контактов. У вас должны быть номера телефонов, адреса и адреса электронной почты организаторов. Составьте аналогичный список с VIP-персонами (особенно важными гостями) и поставщиками товаров или услуг. Если кто-то не приходит или опаздывает, вы можете использовать этот список.
- Допустим, банкетная команда опаздывает. Что ты сделаешь? Получите их список контактов прямо сейчас и позвоните им. О, они думают, что ты будешь к месту, чтобы получить это 90 фунтов тертой свинины? Без разницы. Вы передаете список мистеру А, он берет грузовик и идет к указанному в газете адресу сбора мяса. Вы предотвратили катастрофу. Теперь вы знаете, что вам не следует нанимать эту сервисную команду или давать более четкие указания!
Отправляйтесь с организаторами на место проведения мероприятия. Осмотрите и оцените парковку, туалеты, комнаты и двери. Поищите поблизости места, где можно сделать ксерокопии, позвонить по телефону и купить предметы первой необходимости. В целом, держите место проведения мероприятия под рукой.
- Поговорите с человеком, с которым вы связались, чтобы арендовать место. Они должны лучше понимать место проведения, чем кто-либо другой. Есть ли проблема, о которой вам следует знать? Ограниченный срок? Дверь запирается в определенное время? Надеюсь, этого не произойдет, но вы также должны узнать о графиках проверки пожарной сигнализации.
Метод 3 из 4: подготовьтесь за 24 часа до мероприятия
Сохраняй спокойствие. Ты можешь это сделать. Особенно важно сохранять спокойствие и не растеряться и не беспокоиться. Вы готовились месяцами! Все будет хорошо. Чем спокойнее вы будете, тем спокойнее будут ваши товарищи по команде, тем более плавным будет мероприятие. К тому же скоро все закончится!
- Серьезно, ты справишься. Вы сделали все, что могли, обдумывая все возможные проблемы - если что-то пойдет не так, вы знаете, как решить проблему. И помните: никто не может вас винить. Гость шумный, еда плохая - люди поймут, что все это не контролировать. Расслабьтесь. Все будет хорошо.
Последний раз уточняйте у членов организаторов. Обязательно поговорите со всеми о том, как добраться до места проведения мероприятия и когда приехать. Больше всего вы не хотите, чтобы в день мероприятия вам звонили все организаторы, потому что вы не знали, где находится черный ход.
- Даже если никто ничего не говорит или не задает вам вопросов, постарайтесь оценить отношение других. Все ли они довольны своей работой? Они ладят друг с другом? Если нет, поговорите со всеми и постарайтесь снять узел. Может быть, кто-то впишется в другой отдел или будет работать с другими.
Проверьте все приглашения и ответы. Составьте список гостей в таблице Excel и подсчитайте количество человек. Для большинства мероприятий количество подтвержденных участников будет не показывает количество людей, фактически участвующих в мероприятии. У вас может быть 50 валидаторов, но в итоге их всего 5 или до 500 человек. Хотя вам следует знать количество валидаторов, будьте готовы справиться с ситуацией, когда участников слишком мало или слишком много!
- Напомните VIP-гостям о мероприятии. Вы будете удивлены количеством людей, которые скажут: «О, верно. Завтра, не правда ли?» Вы можете избежать этого с помощью простого звонка или текстового сообщения.
Отправляйтесь на место проведения мероприятия и проверьте, все ли готовы. Помещение чистое и готовое? Электронные устройства установлены и работают? Можете ли вы при необходимости предварительно установить любое устройство? Персонал полностью подготовлен к мероприятию?
- Проверьте, достаточно ли у мероприятия сторонников. Естественно, лучше, если у вас будет больше сторонников, чем вам нужно. Возможно, вам придется попросить кого-нибудь о чрезвычайной ситуации, попросить кого-нибудь обратить внимание на гостя или решить проблему, которую вы не можете предвидеть. Или, знаете, вам может понадобиться, чтобы кто-то налил вам еще кофе.
Подготовьте комплекты для участников мероприятия. Этот набор может включать бутылку с водой, шоколадный батончик, стикер, шариковую ручку, брошюру и любую другую необходимую информацию. Также хорошая идея, если вы хотите добавить небольшие сувениры.Это отличная изюминка, показывающая, что мероприятие было хорошо организовано, и в то же время заставляет гостей чувствовать себя ценными.
- Этот комплект может быть для гостей или для организаторов, или для того и другого вместе! Кому не нравится батончик мюсли и шариковая ручка?
Запланировать информацию о событии (текущий лист или рабочий лист). Вот список всей необходимой информации, разделенной по времени и / или отделу. Подготовьте программу задач с важными делами за считанные минуты. Выбор шаблона бегового листа полностью зависит от вас. Просто постарайтесь свести информацию к минимуму для удобства чтения.
- Если вам действительно сложно, создайте эти виды может быть полезен другой беговой лист. Спикеры, скорее всего, захотят узнать список других гостей, которые будут где и когда. Организаторам потребуется список оборудования, сроки и планы уборки. Когда у вас будет достаточно времени, чтобы подготовить беговой лист, вы найдете это весьма полезным.
Составьте список вещей, которые нужно принести на место проведения мероприятия. Как плохо будет, когда вы попадете на мероприятие, все готово, все вы все там и понимаете, что забыли дома 12 000 чашек? Это плохо. Ты все испортил. Так что составьте список, проверьте его еще раз и принесите все ингредиенты для приготовления!
- Если предметы разбросаны в разных местах, назначьте каждому человеку определенную задачу. При этом вам не придется тратить 8 часов на беготню и в панике собирать эти предметы. «Одно дерево не делает молодым, три дерева сгруппированы вместе, поэтому гора высока», - говорили древние люди.
Метод 4 из 4: контролируйте дату события
Прибыть на место проведения мероприятия заранее вместе с организаторами и волонтерами. Убедитесь, что все присутствуют, а электроника работает правильно. Есть вопросы в последнюю минуту? Если есть время, давайте пить прохладительные напитки, делиться, всех подбадривать и отдыхать! Ты можешь это сделать. Вы готовы.
- Убедитесь, что у организатора есть специальный значок или какие-то узнаваемые предметы под рукой, чтобы участники мероприятия могли получить помощь в случае необходимости. Иногда костюмов цвета хаки недостаточно.
Всевозможные вещи внутри а также за пределами. Вам нужны воздушные шары на почтовом ящике? Плакаты в углу комнаты? А как насчет двери и по коридору? Если вашим гостям предстоит пройти через хаотический лабиринт, чтобы добраться до места проведения мероприятия, вам следует повесить множество указателей, которые помогут вам.
- Приветственные баннеры и другие информационные табло перед зданием будут особенно полезны. Вы хотите, чтобы люди могли узнать место проведения мероприятия прямо с улицы. В этом нет ничего удивительного!
- Есть стойка регистрации и зарегистрированные гости на мероприятии. Когда гости входят в дверь, они должны точно видеть, что им нужно делать. В противном случае они будут парить в состоянии неуверенности и дискомфорта. Вы помните упомянутую выше приемную? Пожалуйста, поручите кому-нибудь стоять у двери, чтобы поприветствовать и ответить на все вопросы гостя.
- Плавающая музыка! Музыка сотрет застенчивую атмосферу на мероприятии.
Убедитесь, что участники мероприятия знают, что происходит. Если выступающий опаздывает, вам нужно будет уведомить о задержке мероприятия. Если трапеза длится дольше, чем ожидалось, гости мероприятия должны быть в курсе любых изменений в расписании. События очень редко проходят по плану, поэтому, если расписание не соблюдается, убедитесь, что стороны продолжают разговаривать.
Сфотографировать! Вы можете записать это. В то же время люди будут рады увидеть, как кто-то держит камеру, чтобы запечатлеть моменты события. Сфотографируйте баннер вашего спонсора, ваш баннер, приветственные ворота, приемную и т. Д. Вы также можете использовать эти фото в следующем году!
- Если возможно, позвольте другу или профессиональному фотографу сделать эту работу. У тебя достаточно работы! С гостями нужно пообщаться и поесть, значит, фотосессию должен позаботиться кто-то другой.
Вложение документов после мероприятия. Вы, должно быть, внушили гостям какую-то идею и хотите, чтобы они покинули мероприятие с конкретными мыслями, размышлениями или решимостью действовать. Так что подготовьте брошюру или любой предмет, который они могут принести с собой. после событие.
- Вы можете рассмотреть возможность опроса последнего события для этого раздела. Предоставьте им возможность высказать свое мнение, что нужно улучшить и чего они хотят на следующем мероприятии. И, конечно же, как они могут участвовать!
Убирайте места проведения мероприятий! Проверьте счетчик энергии, удалите баннеры, почистите мебель и многое другое. Вам нужно, чтобы сайт вернулся в исходное состояние, особенно когда вы платите арендную плату и хотите вернуться. Вы также можете избежать дополнительных расходов, взимаемых поставщиком услуг. Распределите работу равномерно, чтобы процесс очистки был максимально быстрым и щадящим.
- Проверьте еще раз, чтобы убедиться, что ценные вещи не остались позади. Если да, подготовьте форму претензии по утерянному предмету.
- Если вы что-то повредите, сообщите об этом человеку, с которым вы связались, чтобы арендовать место. Честность и откровенность - всегда лучшее отношение.
- Уберите как можно больше мусора. После этого к работе приступит отдел технического обслуживания.
Позаботьтесь обо всех миссиях после события. В зависимости от типа мероприятия, которое вы организуете, вам может быть нечего делать после мероприятия, или у вас будет длинный список людей, которых нужно поблагодарить, а также ожидающие квитанции. Вот несколько идей для начала:
- Спасибо всем членам организаторов, особенно спонсорам и волонтерам. Без них невозможно организовать мероприятие!
- Завершите и решите денежные дела. Делать это нужно как можно быстрее, чем меньше недочетов, тем лучше.
- Устройте вечеринку благодарности тем, кто вам помог. Вы хотите, чтобы ваши товарищи по команде чувствовали благодарность, и в то же время хотите, чтобы ваши спонсоры увидели, что они принесли изменения и хорошее дело.
- Раздайте заинтересованным лицам сувениры или другие публикации.
- Передача счетов спонсорам и другим лицам.
- Разместите фотографии на онлайн-странице мероприятия.
Проведите встречу, чтобы извлечь уроки из опыта и добиться большего успеха в следующий раз. Что бы вы хотели сделать по-другому после того, как все закончится? Что работает, а что нет? Хотели бы вы провести подобное мероприятие? Что ты изучал?
- Если вы получили ответ от всех, прочтите их все. Даже если вы не получаете ответа от гостей, спросите у организаторов мероприятия! Как они думают? Понравилось ли им то время? Наверное, потому что батончик мюсли и ручка были бесплатными, верно?
Совет
- Список документов для подготовки:
- Предварительный бюджет
- Расписание событий (время каждой программы в мероприятии)
- Приглашение
- Список гостей
- План действий
- График работы (график выполнения)
- Документация для пресс-релизов
- Речь
- Список участников
- Выступления сторон (приложить резюме докладчика)
- Программа работы
- Расписание разбито на минуты
- Список контактных сетей (телефон организатора)
- Список вещей, которые нужно взять с собой
- Список задач, которые нужно выполнить
- Отчеты о мероприятиях (для прессы и др.)
- Перед мероприятием назначьте сотрудников / отделы, которые будут отвечать за следующие области:
- Доноры
- Участники
- Важный гость, спикер
- Создавайте, печатайте, собирайте статьи и оценивайте эти продукты
- Награды, сувениры, подарки, баннеры, сертификаты.
- Транспортные средства, кейтеринг, организация мероприятий, оформление, фоны, парковка
- СМИ, PR (внешние связи), маркетинг
- Факторы, которые следует учитывать при выборе места и согласовании цен:
- Вместимость сайта (количество участников, кроме тех, которые не присутствуют официально)
- Наличие еды (в случае, если еда доступна в этом месте)
- Время (время начала и окончания мероприятия)
- Освещение (если мероприятие проводится ночью)
- Есть кондиционер или нет
- Предоставляется необходимое оборудование (микрофон, динамики и т. Д.)
- Мебель (мебель, столовые полотенца и др.)
- Можно ли проводить музыкальные и развлекательные мероприятия на месте проведения (с менее формальными шоу)
- Генератор
- Легкий доступ к месту проведения - независимо от того, находится ли он в центре города или нет (могут ли делегаты присутствовать без каких-либо затруднений)
- Специальная комната для организаторов, раздевалки и др.
- Общая стоимость
- В день мероприятия назначьте человека / отдел, который будет отвечать за следующее:
- Общая координация
- Комната отдыха
- Еда
- Работает на поле
- Хост (MC)
- Компьютеры, проекторы
- Фотограф
- Регистратор
- Контроль толпы и пиар с толпой
- Парковка
- Защищать
- Распространение документов и принадлежностей (подарки и сертификаты отдельным лицам, а также всем участникам мероприятия)
- Факторы, которые следует учитывать при выборе даты мероприятия:
- Будет ли в течение дня доступен главный гость и другие VIP-гости
- Какой день лучше всего подходит вашей целевой аудитории?
- Вы не можете передавать свою работу и обязанности другому человеку.
- Работа ответственная.
- Вовремя. Если вы опаздываете, полностью и немедленно сообщите о работе тому, кому нужно отчитаться.
- Когда возникают проблемы, не обвиняйте других, не думайте слишком много и не вызывайте большего стресса, найдите способы решить проблему.
- Убедитесь, что у вас есть план эвакуации на случай чрезвычайной ситуации. Если у вас масштабное мероприятие, убедитесь, что на месте дежурят полиция и врачи.
Предупреждение
- Не паникуйте и не нервничайте. Спокойная поза приведет к лучшим результатам.
- Будьте готовы к любой ситуации. Иногда что-то выходит из-под вашего контроля. Если вы являетесь членом организаторов, не сердитесь, когда на вас кричат, этот человек может быть просто напряженным. Если вы координатор, не переживайте и не паникуйте. Пожалуйста, все делайте спокойно. Постарайтесь подумать о возможных ситуациях и о том, что бы вы в них сделали.
