Содержание

• Шагать
• Метод 1 из 2: Часть 1: Имейте необходимые навыки
• Метод 2 из 2: Часть 2: Будьте представительны
• Советы
• Предупреждения

Каждой компании, которая принимает посетителей, нужен регистратор. Администратор - это тот, кто принимает посетителей у стойки компании или учреждения. Обычно это первый человек, которого должен встретить посетитель, и, как вы знаете, первое впечатление всегда очень важно. Администратор должен принять посетителя вежливо и правильно ответить, в том числе по телефону или по электронной почте. Это как бы визитная карточка компании.

Шагать

Метод 1 из 2: Часть 1: Имейте необходимые навыки

1. Обладают отличными организаторскими способностями. Как администратор, вы - визитная карточка компании - вы человек, с которым клиент разговаривает в первую очередь, и к которому сотрудники обращаются за информацией и планированием. Помимо приема звонков и направления посетителей вам часто приходится иметь дело с клиентами, организовывать всевозможные мероприятия, назначать встречи и т. Д. Поскольку это влечет за собой множество обязанностей, важно, чтобы вы, как администратор, были хорошо организованы, чтобы вы могли делать несколько дел одновременно. Если вы не можете одновременно выполнять несколько задач и выполнять их в правильном порядке, вы не продержитесь долго в качестве администратора.
   • Хороший способ быть организованным - это инвестировать в систему архивирования, с которой вы можете работать. Важно, чтобы вы знали, какие документы и информация могут понадобиться вашему начальнику, коллегам и клиентам. Храните всю эту информацию в разных папках - на рабочем столе компьютера или на бумаге. Организуйте свою систему так, как вам удобнее - если для этого вам нужны неоновые стикеры, это тоже нормально.
   • Организованность также означает, что вы можете мотивировать себя - вам не нужно, чтобы кто-то говорил вам, как что-то делать, или чтобы держать вас на правильном пути. Если вы хорошо организованы, вы точно знаете, какие задачи нужно выполнить за день и какие задачи имеют приоритет.
   • Убедитесь, что у вас под рукой есть (много) телефонных номеров, например, телефонов коллег, подрядчиков, продавцов, служб экстренной помощи и т. Д. Все они вам понадобятся в определенное время. Сохраните телефонные номера в специальной компьютерной программе или в Rolodex.
2. Убедитесь, что у вас есть небольшие технические знания. Самая важная часть технологии, с которой приходится иметь дело секретарю, - это телефон и все те кнопки и линии, связанные с ним. Также необходимы навыки работы с компьютером - большинству администраторов необходимо знать, как отправлять электронные письма, и уметь пользоваться текстовым редактором. Это также полезно, если вы знаете, как создавать электронные таблицы и использовать программы, характерные для компании, в которой вы работаете.
   • Имейте в виду, что вам, скорее всего, также потребуется уметь обращаться с копировальным аппаратом, сканером и принтером (и устранять проблемы, с которыми ваши коллеги сталкиваются при работе с этими устройствами). Если вы знаете, какое оборудование вы используете, изучите инструкции, чтобы решить наиболее распространенные проблемы.
3. Будьте надежны. Ожидается, что администратор будет на своем столе все время - компания получает плохую репутацию, если никто не отвечает на телефонные звонки или если время ожидания очень велико. Сделайте надежность своей приоритетной задачей - если ваш начальник знает, что может на вас положиться и что вы всегда готовы помочь, вы сделаете себя незаменимым.
4. Быть хорошим слушателем. Важная часть работы администратора - это слушать других людей - по телефону, когда клиент задает вопрос на стойке регистрации, или когда информация передается вам. Если вы умеете слушать, вы можете работать более эффективно - вам будет легче решать проблемы, если вы сразу поймете, о чем вас просят, и вы сможете лучше направить клиентов в тот отдел, где им могут помочь.
5. Делайте заметки обо всем. Когда начальник просит вас что-то сделать, запишите детали. Когда клиент звонит, обязательно запишите его информацию (имя, контактные данные, что они хотят и т. Д.). Заметки помогут вам оставаться организованным и напомнят обо всех мелочах, которые происходят в течение дня. Делайте заметки в блокноте или блокноте и всегда держите их при себе. Вы будете удивлены, насколько это полезно, особенно если вы захотите узнать, чего хотел тот человек, который звонил пять часов назад.
   • Убедитесь, что вы пишете сообщения подробно и читаете то, что написали. Повторяйте сообщение и / или контактные данные по мере их написания, чтобы убедиться, что вы располагаете верной информацией.
6. Вежливо ответьте на телефонный звонок, произнеся стандартное приветствие, например: «Доброе утро, вы разговариваете с ____ (ваше имя) из ____ (название компании), чем я могу вам помочь?Обязательно отвечайте на телефонный звонок после одного или двух звонков. Нельзя задерживать людей более чем на минуту (это дольше, чем вы думаете).
   • Внимательно выслушайте имя человека, которого спрашивает звонящий. Повторите, если хотите убедиться. Спросите, может ли звонящий по буквам написать имя, если его трудно понять.
   • Аккуратно переведите разговор с помощью стандартной фразы, например: «Подождите, я свяжу вас с мистером Смитом». Или, если человек находится в разговоре: «Мистер Смит в данный момент разговаривает. Вы хотите подождать, или я передам сообщение?». Вежливо поблагодарите звонящего и переведите звонок.
7. Встречайте курьеров с таким же профессионализмом и вежливостью, как и любого другого посетителя. Возможно, вам придется расписаться за доставку. Убедитесь, что ваша подпись разборчива. Доставщику могут потребоваться указания, куда положить посылку. Убедитесь, что вы обращаетесь к нужным сотрудникам по таким вопросам.
8. Эффективно и вежливо принимайте клиентов, приходящих в наш бизнес. После того, как посетитель расскажет вам, кто он и кого ищет, вы связываетесь с этим человеком и говорите ему, кто там. Стандартное предложение, которое вы можете использовать для этого: «Мистер Смит, миссис Янсен из XYZ b.v. здесь на приеме в 2 часа дня». Всегда старайтесь называть имя и фамилию, а также компанию, которую они представляют. Полезно спросить, записан ли он / она на прием. Затем г-н Смит даст дальнейшие инструкции о том, где заставить клиента ждать и сколько времени это займет. Затем вы можете сказать посетителю: «Мистер Смит будет через минуту». Или: «Г-н Смит говорит, что заканчивает встречу и будет через 5 минут. Пожалуйста, присядьте».

Метод 2 из 2: Часть 2: Будьте представительны

1. Относитесь позитивно. Как упоминалось выше, регистратор - визитная карточка компании - клиенты видят вас первыми и отвечают на вопросы людей, которые не могут прийти в офис. Никто не хочет, чтобы его встречали кислым или сварливым лицом. Всегда имейте улыбку на лице и жизнерадостный характер. Будьте терпеливы с трудными клиентами, даже если они действуют вам на нервы.
   • Даже если у вас есть очень трудный клиент, продолжайте напоминать себе, что у вас сильный и счастливый характер. Скажите себе, что они переносят на вас свои разочарования, но знайте, что пока вы делаете все возможное, чтобы приспособиться к ним, не вы делаете что-то не так. Лучше сохранять хладнокровие, чем взорваться.
2. Приготовьте приветствие. Всегда важно дружелюбно приветствовать клиентов. Даже если вам нужно закончить что-то, прежде чем вы сможете помочь клиенту, важно поприветствовать его, чтобы он знал, что его заметили и что им помогут.
   • Например, можно поприветствовать: «Доброе утро! Если ты сядешь, я буду рядом!».
3. Будьте вежливы. Быть почтительным. Относитесь ко всем так, как если бы они были самым важным человеком, приходящим сегодня в офис. Это ваша работа - никого не волнует, что вы часами просидели в пробке этим утром или что вы просто залили кофе на свои новые кожаные туфли. Оставьте личные заботы дома. Сделайте так, чтобы клиент чувствовал себя комфортно и получал удовольствие от общения с вами
4. Платье представительное. Вы представляете компанию, поэтому должны выглядеть аккуратно. Инвестируйте в одежду, соответствующую корпоративной культуре. Если вы работаете в приемной в определенном бизнесе (например, в магазине одежды), вам может быть полезно носить одежду этого бренда. Выбирайте консервативную сторону, если только вы не работаете в месте, где важны мода или другие факторы.
   • Проверьте, есть ли у вашей компании особые правила в отношении одежды. Ваша компания может хорошо носить формальную спецодежду, но никогда не вспоминает о вас к одеваться формально (спортивные штаны могут не приветствоваться).
5. Всегда выглядишь аккуратно.

Советы

• Храните личные вещи отдельно от работы. Это также означает, что вы не ведете личных разговоров и писем на работе. ИТ-отдел может контролировать вашу компьютерную деятельность.
• Будьте вежливы с менеджерами, посмотрите, сможете ли вы им помочь, когда вам нечего делать.
• Помните, кто платит вам зарплату, и всегда относитесь к ним с уважением.
• Найдите кого-нибудь, кто будет следить за столом или телефоном, когда вам нужно в туалет, когда вы идете на обед, в отпуск и т. Д. Таким образом, когда вы вернетесь, вас не будут ждать злые люди.
• Спросите коллег, можете ли вы чем-нибудь помочь. Вы можете лучше завести друзей, помогая, чем враги, жалуясь.
• Обработка почты часто также является частью вашей работы. В первый же день сразу выясните, куда он должен быть доставлен, кто его доставит и когда.
• Всегда будьте готовы изучить новую задачу. Универсальность может принести вам много пользы.
• Напишите сообщения в двух экземплярах и передайте копию тому, для кого сообщение предназначено. Или используйте дневник, это облегчит поиск, особенно если вы ищете имя или номер телефона.

Предупреждения

• Никогда не говори «не буду». Тогда вы быстро потеряете работу.
• Не притворяйся милым. Люди видят это насквозь. Будьте искренне заинтересованными, вежливыми и уважительными. Если вы не можете этого сделать, вам не следует становиться администратором. Вы подрываете репутацию компании. Тогда лучше поищите офисную работу, где вам не нужно появляться на публике.
• Не спорьте с покупателем или звонящим. Направьте его / ее к начальнику.