Содержание

• Шагать
• Часть 1 из 3: Как идентифицировать себя
• Часть 2 из 3. Выскажите свое мнение
• Часть 3 из 3: заключение
• Советы
• Предупреждения

Если вам часто приходится звонить клиентам по поводу работы, велика вероятность, что вам часто придется оставлять голосовое сообщение. Но что именно нужно сказать после звукового сигнала? Запоминание всей необходимой информации для передачи может быть нервным, что может помешать раскрытию важных деталей. Используя систему голосовой почты, вам больше никогда не придется записывать запутанные и импровизированные голосовые сообщения. Быстро просматривая контрольный список в своей голове, вы можете убедиться, что предоставили всю необходимую информацию и что у вас больше шансов, что вам перезвонят.

Шагать

Часть 1 из 3: Как идентифицировать себя

1. Используйте правильную интонацию. Как только начнется запись вашего сообщения, вы должны говорить четко и доходчиво. Не пытайтесь бормотать или говорить слишком быстро. Изо всех сил старайтесь казаться заинтересованным и веселым, чтобы привлечь внимание слушателя. Несмотря на то, что получатель вас не видит, ваш общий тон будет уловлен телефоном, поэтому убедитесь, что вы передаете правильную интонацию.
   • Сформулируйте все, что вы говорите. Плохой прием может исказить ваш голос и привести к тому, что вы бросите учебу. Даже нормальный голос может звучать как бормотание по телефону.
   • Ваш голос должен соответствовать типу звонка, который вы делаете. Например, это нормально звучать весело, когда вы оставляете голосовое сообщение, чтобы поздравить племянника с окончанием средней школы. Однако, если вы хотите выразить свои соболезнования скорбящему другу, вы должны убедиться, что ваш голос звучит торжественно и уважительно.
2. Пожалуйста, укажите свое имя. Первое, что нужно сделать, это назвать свое имя. Таким образом, человек, которому вы звоните, сразу узнает, с кем имеет дело. Простого «это (ваше имя)» достаточно для большинства ситуаций. Если вы еще с кем-то не встречались, вы можете выбрать «меня зовут (ваше полное имя)». Друзья и родственники узнают вас, не называя себя. Если это деловой звонок, у другого человека сразу же появляется имя, которое ассоциируется с голосом и сообщением, что, возможно, позволяет использовать более персонализированную форму общения.
   • Этот шаг кажется очевидным, но звонящие часто забывают о нем.
   • Если у вас есть конкретное название должности или описание себя, которое может быть полезно получателю для последующих действий, укажите его после своего имени. Например, «Меня зовут доктор. Верслуис, радиолог университетской больницы Амстердама »или« Это Ариан Янссенс, мать Хлои, которая на уроке с вашей дочерью ».
3. Оставьте свой номер телефона. Пожалуйста, укажите свой номер телефона сразу после того, как укажете свое имя. Большинство вызывающих абонентов ждут окончания голосовой почты, чтобы предоставить свою контактную информацию, но если получатель не может правильно записать ее в первый раз, они обязаны снова прослушать сообщение полностью. Не забывайте говорить медленно и четко формулируйте свой номер телефона, чтобы он был понятен.
   • Простой способ указать свой номер телефона в начале сообщения - это сказать что-то вроде «Это (ваше имя), мой номер (ваш номер телефона)» или «Меня зовут (имя), и я позвоню (номер ) '.
   • Несмотря на то, что функции идентификации вызывающего абонента распространены повсеместно, всегда рекомендуется оставлять свой номер телефона на тот случай, если человек, который вам звонит, не сохранил ваш номер или если вы запрашиваете обратный звонок на другой номер.
4. Укажите точку подключения. При прослушивании деловой голосовой почты или сообщений от неизвестных отправителей люди быстро станут подозрительными или потеряют интерес, если не будут знать, кто вы и зачем звоните. Успокойте их, упомянув общего друга или рекомендации, которые дали вам их номер. Это снова гарантирует, что телефонный звонок будет восприниматься более профессионально. Голосовая почта будет звучать менее навязчиво, и у вас будет больше шансов получить ответный звонок.
   • Попробуйте включить короткое вступление, которое вызовет интерес слушателя, например: «Я получил ваш номер от Патрика, который сказал мне, что вы подумываете о продаже своей лодки».
   • Даже если вы не совершаете деловой звонок, важно найти контактного лица, чтобы успокоить получателя. «Это Боб, ваш сосед прямо напротив вас» - более личное, чем «Это Боб Вермеерш».

Часть 2 из 3. Выскажите свое мнение

1. Заранее подумайте о том, что вы скажете. Прежде чем оставлять голосовое сообщение, убедитесь, что вы четко представляете, что вам нужно сказать. Это не должно быть проблемой, если вы звоните по особой причине, но если вы услышите звуковой сигнал на другом конце и поймете, что вам отвечают, вы можете потерять способность знать, что сказать. Перед тем как положить трубку, разделите информацию на отдельные пункты и охватите их всю.
   • Для очень срочных или важных голосовых сообщений подумайте о том, чтобы заранее написать приблизительный вариант сценария.
   • Если вы часто теряете связь, просто укажите в нескольких словах свое имя, номер, по которому нужно перезвонить, и причину, по которой вы звоните.
   • Представьте, что вы отправили голосовое сообщение о вчерашнем романтическом вечере. Мысленное написание своего сообщения перед записью может иметь большое значение в том, чтобы выглядеть спокойным, спокойным и собранным или заикаться и нервничать.
2. Ваше сообщение должно быть кратким. Ограничьте свои сообщения голосовой почты 20-30 секундами. Не так уж много ситуаций, когда голосовая почта должна быть длиннее. Вы не должны утомлять получателя очень длинным вступлением или рассказом. Будьте лаконичны. Между прочим, короткое сообщение может пробудить больше любопытства и убедить кого-то вернуться, хотя иначе могло и не быть.
   • С другой стороны, слишком короткое сообщение голосовой почты может заставить получателя почувствовать себя неважным, позволяя стереть его, даже не слушая. Это особенно актуально, когда вы звоните по частному номеру.
   • Чтобы оставить голосовое сообщение, вам перезвонят. Это не является намерением предоставить всю информацию, поскольку это было целью телефонного разговора.
3. Начните с самой важной информации. Идите прямо и четко укажите причину звонка. Если вы проверяете только, например, когда у вас есть предложение что-то купить, или если вы отслеживаете транзакцию или хотите подтвердить встречу, вы должны прояснить это получателю. Ваш слушатель быстро потеряет интерес, если вы не скажете ему с самого начала, почему вы с ним связываетесь.
   • У вас не так много времени, чтобы изложить свою точку зрения. Если вы не прямолинейны, ваш слушатель сотрет сообщение до того, как услышит важную информацию.
   • Лучше сразу получать плохие новости вроде «Папа в больнице». Используйте остальную часть сообщения, чтобы утешить и дать объяснения. В любом случае это лучше, чем уходить от темы и позволять слушателю волноваться.
4. Будьте искренними и личными. Не поддавайтесь искушению использовать искусно звучащий «телефонный голос». Просто будь добрым, будь собой и говори естественно. Люди знают, когда они пытаются что-то продать определенным образом, и с большей вероятностью дадут вам шанс, если почувствуют, что вы обращаетесь к ним как к равному.
   • Когда вы говорите, как будто читаете сценарий, ваш слушатель будет чувствовать, что вы просто делаете еще один телефонный звонок, потому что это необходимо.

Часть 3 из 3: заключение

1. Задайте конкретный вопрос или просьбу о чем-то. По мере заполнения сообщения вы должны конкретно указать, почему вы хотите, чтобы получатель перезвонил вам. Задайте точный вопрос или попросите что-нибудь, что побудит их ответить на звонок. Если после прослушивания голосовой почты они запутались или не уверены, что именно вы хотите, значит, голосовая почта не попала в цель.
   • Попробуйте такие фразы, как «Дайте мне знать, понравился ли вам рецепт, который я вам прислал» или «Я хотел бы услышать ваши мысли по поводу этого предложения».
   • Люди больше заинтересованы в том, чтобы связаться с вами, когда у вас есть конкретный запрос, вместо того, чтобы просто сказать «перезвоните».
2. Обычно указывайте свое имя и контактную информацию. Завершите свое сообщение, снова указав свое имя и контактную информацию. Повторите свою песню дважды, чтобы слушатель мог записать ее правильно и не неправильно понял число. Обязательно укажите любые детали, которые могут быть полезны для вашего слушателя, чтобы перезвонить, например, когда вы доступны и недоступны, а также когда лучше всего звонить.
   • Упоминание вашего номера телефона более двух раз в конце разговора - это преувеличение и даже может быть истолковано как грубость.
   • Если это обычное сообщение другу или члену семьи, не беспокойтесь об этом шаге.
3. Избегайте длинных концовок. Когда пришло время положить трубку, не растягивайте сообщение без надобности. Если это не личный телефонный звонок с любимым человеком, нет необходимости желать кому-то еще одного хорошего дня. Внимание получателя исчезнет по мере продолжения сообщения, поэтому постарайтесь не потерять фокус в конце. Поблагодарите их за уделенное время и оставьте им следующий шаг общения.
   • В заключение, пожалуйста, добавьте что-нибудь вроде «Я с нетерпением жду вашего ответа» - это теплее и, следовательно, более эффективно, чем общие коммерческие фразы, такие как «Желаю вам хорошего дня».
   • Вы не можете резюмировать или резюмировать свой пост в конце. Если получателю нужно снова услышать конкретную деталь, он может воспроизвести сообщение позже.

Советы

• Подумайте на мгновение о полученных вами голосовых сообщениях, которые заставили вас задуматься: «Что этот человек хочет от меня?». Оставьте голосовое сообщение, которое хотите получить сами.
• Если это актуально для получателя, вы также можете указать свой адрес электронной почты или другой способ связи в дополнение к номеру телефона.
• Не забудьте указать дату, если вы делитесь конфиденциальной информацией.
• Улыбка! Это можно почувствовать даже по телефону.
• Если вы звоните по чувствительной теме, вам следует ограничить информацию, которую вы предоставляете в голосовой почте, на случай, если ее услышат другие люди.
• В случае чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия вы можете использовать исходящее сообщение голосовой почты, чтобы сообщить людям, что с вами все в порядке.

Предупреждения

• Если вы пытаетесь заставить кого-нибудь перезвонить вам, не говорите о предыдущих неудачных звонках. Это может показаться раздражающим, из-за чего слушателю будет неудобно разговаривать с вами.
• В деловых условиях вы всегда должны оставлять голосовое сообщение, если человек, которому вы звоните, не отвечает. Если вы увидите несколько пропущенных вызовов без сообщений голосовой почты, это снизит важность вашего бизнеса.