Содержание

• Шагать
• Метод 1 из 2: автоматический обзор
• Метод 2 из 2. Группировка данных вручную
• Советы
• Предупреждения

В Excel есть несколько действительно полезных функций, если вы знаете, где их найти. Самыми легкими в освоении способами использования являются группировка и обзор, которые могут минимизировать большие объемы данных и упростить работу со сложными электронными таблицами. Выполните следующие действия, чтобы воспользоваться преимуществами группировки данных как в более новой, так и в старой версиях Excel.

Шагать

1. Откройте файл, с которым хотите работать. Группирование очень полезно для того, чтобы сделать большие таблицы более управляемыми с точки зрения размера и представления, но для простоты мы используем небольшую электронную таблицу для этой демонстрации.
2. Перейти к данные. В более новых версиях Excel это часть ленты. Если у вас более старая версия, нажмите на нее Данные выпадающее меню.

Метод 1 из 2: автоматический обзор

1. Перейти к данные > Группировка > Обзор авто. В более старых версиях Excel перейдите в Данные> Обзор> Автообзор.
   • Excel ищет данные в логических единицах при группировке (например, заголовки в начале и итоги формулы в конце), выбирает их и дает вам возможность минимизировать их. Когда Excel указывает, что автоматический обзор не может быть создан, это потому, что в электронной таблице нет формул. В этом случае вам необходимо сгруппировать данные вручную (см. Группировка данных вручную).
2. Просмотрите автоматический обзор вашей электронной таблицы. В зависимости от сложности и компоновки вашей электронной таблицы вы обнаружите, что отдельные части ваших данных разделены на группы, обозначенные квадратными скобками вверху и слева от диапазона ячеек. Образец рабочего листа очень прост и сгруппирован только в одном месте.
   • В обзоре примера данные между первой строкой (заголовок) и двумя последними строками (которые содержат обе формулы) автоматически группируются. Например, ячейка B7 содержит формулу СУММ.
     
     
     
     
   • Нажмите кнопку [-], чтобы свернуть группу данных. .
     
     
     
     
   • Посмотрите на данные, которые остались. Обычно это важная информация, которая дает пользователю электронной таблицы возможность выбора, следует ли углубляться в детали, что упрощает наблюдение за электронной таблицей.
     
     
     
     
3. Если хотите, удалите автоматический обзор. Если Excel неверно истолковал определенные данные, и вы недовольны результатами, вы можете снова удалить обзор, перейдя в данные > Разгруппировать (или же Обзор) а потом Четкий обзор выбирать; с этого момента вы можете вручную группировать и разгруппировать данные (см. метод ниже) .Если автоматический обзор требует лишь нескольких изменений, вы можете сэкономить время, внося небольшие изменения.

Метод 2 из 2. Группировка данных вручную

1. Выделите ячейки, которые хотите свернуть. В этом случае мы хотим отображать только заголовки и общую сумму после минимизации данных, поэтому мы выбираем все, что находится между ними.
2. Перейти к данные > Группировка > Группировка . Для более старых версий Excel перейдите по ссылке Данные > Обзор > Группировка.
3. При появлении запроса выберите Рядов или же Столбцы. В этом примере мы хотим свернуть данные по вертикали, поэтому выбираем Рядов.
4. Просмотрите часть сгруппированных данных. Теперь он отмечен квадратной скобкой слева или сверху ячеек.
5. Щелкните кнопку [-], чтобы свернуть.
6. По желанию выберите и сгруппируйте другие разделы. При необходимости разверните текущий выбор (нажав [+]), затем повторите шаги с 1 по 4, чтобы создать новые группы. В этом примере мы собираемся создать новую подгруппу внутри первой группы без промежуточных итогов, поэтому мы выбираем все ячейки между заголовками и промежуточными итогами.
   • Посмотрите на сгруппированную часть данных.
     
     
     
     
   • Сверните новую группу и обратите внимание на разницу во внешнем виде.
     
     
7. Чтобы разгруппировать раздел: выберите этот раздел с помощью клавиши Shift и перейдите к данные > Разгруппировать > Разгруппировать. В более старых версиях Excel перейдите в Данные > Обзор > Разгруппировать
8. Чтобы разгруппировать все, перейдите в данные > Разгруппировать (или же Обзор) > Разгруппировать.

Советы

• Часто функция AutoOverview работает не так, как вам хотелось бы. Обзор вручную, то есть создание серии групп, иногда проще и больше ориентирован на данные в вашей электронной таблице.
• Вы не можете использовать эту функцию, если рабочий лист является общим.

Предупреждения

• Использовать группировку нет если вы хотите сохранить файл Excel как страницу html.
• Использовать группировку нет если вы хотите защитить рабочий лист; пользователь не сможет разворачивать или сворачивать строки!