Напишите деловое письмо клиентам

Видео: Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

Содержание

Шагать
Часть 1 из 2: Составление делового письма
Часть 2 из 2: Написание делового письма
Советы

Когда вы ведете бизнес, вам, вероятно, придется писать письма клиентам. Возможно, вам потребуется рассказать им о новых мероприятиях или специальных предложениях, или вам может потребоваться ответить клиенту, у которого есть жалоба от имени вашего бизнеса. Какой бы ни была причина вашего письма, всегда используйте профессиональный тон.

Шагать

Часть 1 из 2: Составление делового письма

Используйте профессиональный бланк. Деловое письмо представляет вашу компанию. Поэтому он должен отличаться от других и быть качественным. На нем также должен быть логотип компании или бренда.
- Вы можете сделать фирменный бланк с макетами в Microsoft Word. Убедитесь, что на фирменном бланке используется ваш существующий логотип или торговая марка.
Откройте текстовый редактор. Деловое письмо всегда следует создавать на компьютере.
- Создайте новый документ и установите поля документа на 1 дюйм.
- Используйте шрифт с засечками, например Times New Roman, Georgia или Ariel. Убедитесь, что размер шрифта не больше 12, но не меньше 10. Буква не должна быть трудной для чтения из-за неправильного шрифта или размера.
- Обязательно используйте одинарный интервал.
Используйте форму блока. Блочная форма - наиболее распространенный формат деловых писем. С ним также проще всего работать. Каждый заголовок должен располагаться напротив левого поля, и после каждого заголовка должен быть пробел. Ваше деловое письмо сверху вниз должно иметь следующие заголовки:
- Текущая дата или дата, когда вы отправляете письмо. Дата важна, поскольку ее можно использовать как для ваших записей, так и для записей адресата. Тогда его также можно будет использовать на законных основаниях. Поэтому убедитесь, что дата правильная.
- Адрес отправителя. Это ваш адрес в стандартном формате адреса. Если ваш адрес уже указан на бланке, вы можете пропустить этот шаг.
- Адрес получателя. Он состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете письмо. Использование г-на / г-жи необязательно. Поэтому, если вы пишете, например, Нине де Врис, вы можете опустить часть Mevrouw.
- Преамбула. Это может быть «Уважаемая миссис де Вриз» или «Уважаемая Нина де Вриз». Если вы не уверены, кто прочитает письмо, используйте «Уважаемый господин или госпожа». Вы также можете использовать «L.S.», но только в крайнем случае, если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо.
- Тело письма. Мы сосредоточимся на этом подробнее позже в этой статье.
- Закрытие письма с подписью. Это может быть «С уважением» или «Искренне».

Часть 2 из 2: Написание делового письма

Определите, кто ваша целевая аудитория. Тон письма всегда должен быть профессиональным, независимо от вашей целевой аудитории. Но вам, возможно, придется изменить свой язык или выбор слов в зависимости от получателя. Если вы пишете в отдел кадров другой компании, вам следует говорить на своем языке более формально. Но если вы пишете конкретному клиенту, вы можете использовать более простой или непринужденный язык.
- Определение вашей целевой группы также означает, что вы можете четко относиться к своей целевой группе. Избегайте использования терминологии, которую ваш читатель не понимает. Например, клиент, вероятно, не знает сокращений, используемых в космической программе вашей компании, поэтому не используйте их в письме.
- Золотое правило хорошего делового письма - быть ясным, кратким и вежливым.
В первом предложении укажите цель письма. Рассмотрим цель письма. Чтобы сообщить вашим клиентам о вашем новом местонахождении? Чтобы напомнить клиенту о неоплаченном счете или непогашенном остатке? Или ответить на жалобу клиента? Помня об этой цели, создайте черновик для первого предложения, чтобы ваш читатель сразу понял, о чем идет речь. Не говорите расплывчато о цели вашего письма. Будьте откровенны.
- Начните с «Я», если хотите высказать свое мнение как владелец бизнеса. Используйте «Мы», когда пишете от имени компании или организации.
- Сосредоточьтесь на прямом заявлении, например: «Этим письмом мы хотим сообщить вам» или «Этим письмом мы хотим вас попросить». Вы также можете использовать формулировку «я», если пишете письмо как владелец бизнеса. Например: «Я связываюсь с вами из-за» или «Я недавно слышал это ... и хотел бы узнать больше о ...»
- Например, если вы (как владелец бизнеса) напишете письмо Нине де Фрис о неоплаченном счете за последний месяц, вы можете начать со следующего: «Я связываюсь с вами через это письмо из-за непогашенного остатка на вашем счете с марта 2015 года. . "
- Или, как сотрудник компании, если вы ответите на жалобу клиента по поводу космической программы компании, вы можете начать письмо со слов: «Мы получили вашу жалобу на нашу космическую программу на Марс».
- Может быть, вы пишете письмо, чтобы сообщить клиенту, что он выиграл соревнование или прошел курс обучения. Начните с такого предложения, как: «Я рад сообщить вам ...» или «Мы хотели бы сообщить вам, что ...»
- Если вам нужно сообщить плохие новости, начните с такого предложения, как «Мы сожалеем, что сообщаем вам, что ...» или «После тщательного рассмотрения я решил не ...»
Используйте активный голос вместо пассивного. В общем языке мы часто используем пассивную форму. Но пассивная форма делает то, что вы пишете, скучным и запутанным. Активная форма намного эффективнее в деловом письме, поскольку задает более напористый тон.
- Пример пассивной формы, например: `` Какие конкретные жалобы я могу разрешить для вас? '' Тема предложения, клиент (`` вы ''), находится в конце предложения, а не в начале. предложения.
- Пример активной формы, например, «Что я могу сделать, чтобы разрешить ваши жалобы?». Эта версия предложения в активной форме намного яснее и понятнее читателю.
- Использование пассивной формы может быть отличным способом донести ваше сообщение, не обращая внимания на ошибку или сомнительный момент. Но используйте это только тогда. В целом в деловых письмах активная форма намного эффективнее.
Укажите на предыдущее событие или беседу с читателем, если применимо. Возможно, вы связались с Ниной де Врис ранее в этом месяце и предупредили ее о неоплаченном счете. Или, возможно, клиент выразил разочарование космической программой на конференции в прошлом месяце. Если вы уже общались с читателем, подтвердите это. Он напоминает читателю о вашем предыдущем контакте и делает деловое письмо более срочным и важным.
- Используйте такую фразу, как: «Продолжая мое письмо о неоплаченном счете» или «Спасибо за ваш платеж в марте». Или «Было очень полезно услышать о вашей позиции по космической программе на майской конференции».
Сделайте запрос или предложите помощь. Установите позитивный тон с читателем, сделав вежливую просьбу или предложив ему помощь в форме отношений сотрудничества.
- Допустим, вы владелец бизнеса и просите клиента оплатить счет. Используйте такую фразу, как «Я буду признателен, если вы оплатите свой неоплаченный счет как можно скорее».
- Допустим, вы пишете от имени своей компании. Используйте предложение, например: «Мы будем рады организовать личную встречу между вами и нашим сотрудником по кадрам».
- Вы также можете предложить ответить на любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть у ваших читателей. Используйте такую фразу, как: «Я буду рад ответить на любые вопросы или проблемы, связанные с вашей учетной записью». Или «Вы хотите, чтобы мы предоставили вам более подробную информацию о программе?»
Закройте письмо. Добавьте призыв к действию для себя и для читателя. Это может быть запрос на оплату до определенной даты или примечание о назначении официальной встречи с читателем.
- Добавьте предложение, в котором вы будете обращаться к адресату в будущем. «Я с нетерпением жду встречи с вами на заседании по бюджету на следующей неделе» или «Я с нетерпением жду возможности обсудить этот вопрос с вами во время нашего визита в штаб-квартиру».
- Обратите внимание на любые документы, которые вы хотите добавить к письму. Добавьте предложение, например: «В приложениях вы найдете неоплаченный счет» или «В приложении вы найдете копию нашей космической программы».
- Закончите письмо заключительным предложением. Используйте слово «Искренне» для клиентов или клиентов.
- Используйте слово «Искренне» в официальных письмах незнакомым людям.
- Используйте слова «С наилучшими пожеланиями» или «С наилучшими пожеланиями», когда пишете тем, кого хорошо знаете или с кем работаете.
Прочтите письмо еще раз. Все ваше точное форматирование и слова будут напрасны, если письмо полно орфографических ошибок!
- Обратите внимание на любое использование пассивной формы и попробуйте изменить предложение на активную форму.
- Обратите внимание на длинные, нечеткие и сложные предложения. В деловом письме меньше обычно означает больше, поэтому по возможности сокращайте длину предложений.