Содержание

• Шагать
• Часть 1 из 3: Планирование рабочего отчета
• Часть 2 из 3: Составление отчета о работе
• Часть 3 из 3. Обеспечение эффективности отчета
• Советы
• Предупреждения

Написание отчета о работе может произвести впечатление, хотя это может быть проще, чем вы думаете. Отчеты о работе обычно используются для объяснения хода выполнения рабочего проекта или для предоставления выводов и рекомендаций по вопросам на рабочем месте. Чтобы легко написать эффективный отчет о работе, начните с рассмотрения вашей цели, вашей аудитории, исследования и сообщения. Затем подготовьте отчет, используя стандартный формат бизнес-отчета. Наконец, вы можете изменить отчет, чтобы сделать его эффективным.

Шагать

Часть 1 из 3: Планирование рабочего отчета

1. Определите цель и предмет отчета. Может быть, кто-то просил у вас отчет. Цель или тема, скорее всего, будут включены в запрос. Если вы не уверены, какова цель или тема, подумайте о том, что вы сообщаете своей аудитории. Вы также можете попросить разъяснений у своего начальника или начальника.
   • Например, целью может быть анализ бизнес-проблемы, объяснение результатов проекта, над которым вы работали, или предоставление вашему руководителю обзора вашего прогресса в работе.
2. Определите тон и язык, которые подходят целевой аудитории. Учитывайте то, что целевая аудитория уже знает, а также жаргон, который они поймут. При написании отчета о работе вы часто можете использовать более профессиональный язык и жаргон, чем при написании для широкой публики.
   • Кто будет читать отчет? Включите в свою аудиторию всех, кто может разумно использовать отчет.
   • Если вы пишете для разных типов читателей, включите всю необходимую информацию, чтобы даже наименее информированный читатель мог легко ее понять. Однако используйте заголовки для каждого раздела, чтобы информированные читатели могли пропустить ненужную для них информацию. Вы также можете включить разделы для каждой аудитории, чтобы удовлетворить их индивидуальные потребности.
3. При необходимости соберите свои исследования и вспомогательные материалы. Включите материалы, которые вы использовали, чтобы сделать выводы или разработать рекомендации. Вы собираетесь ссылаться на это при подготовке отчета, и вам может потребоваться включить его в приложения к отчету. При подготовке отчета необходимо учитывать следующее:
   • Финансовые детали
   • Таблицы
   • Графики
   • Статистика
   • Обзоры
   • Анкеты
   • Беседы с экспертами, коллегами, заказчиками и т. Д.
4. Просматривайте свой прогресс, когда вы пишете отчет о проделанной работе. Хороший отчет о проделанной работе дает краткий обзор проделанной вами работы, того, что вы будете делать, и идет ли проект по плану. Лучше думать об этом как об ответе на вопросы людей о вашем проекте. Вот что нужно включить в отчет:
   • Изменились ли сроки проекта?
   • Какие задачи вы выполняли с момента последнего отчета о проделанной работе?
   • Какие задачи ты будешь делать дальше?
   • Вы на пути к завершению проекта в срок? Если нет, то почему?
   • С какими узкими местами вы столкнулись и как вы собираетесь их решать?
   • Вы узнали что-нибудь в этом месяце?
5. Сделайте набросок с информацией для включения в ваш отчет. Запишите свои идеи в план и используйте его как вспомогательное средство для написания. По мере того как вы это делаете, разработайте заголовки для своего отчета, чтобы помочь вам организовать, о чем следует говорить. Обзор не обязательно должен быть аккуратным или хорошо проработанным, потому что он предназначен только для вашего личного пользования.
   • В большинстве случаев вам следует начать отчет с объяснения результатов и выводов или рекомендаций. Затем объясните, как вы дошли до этого момента, и свои рассуждения, если применимо.
   • Если вы собираетесь сделать противоречивый вывод или рекомендацию, сначала объясните процесс и рассуждения, чтобы ваша целевая аудитория могла понять, почему вы пришли к этой идее.

Часть 2 из 3: Составление отчета о работе

1. Используйте титульную или титульную страницу. На титульном листе должно быть указано название отчета, за которым следует дата - в отдельной строке - когда вы его отправили. В третьей строке вы указываете имена всех авторов. Затем напишите название вашей организации в четвертой строке.
   • В некоторых случаях вы также можете включить мотивационное письмо, объясняющее, почему вы написали отчет, что он влечет за собой и что, по вашему мнению, вам следует делать дальше. Это чаще встречается в отчетах, подготовка которых занимает много времени или требует дополнительных объяснений, прежде чем читатель увидит сам отчет.
   • В отчете о ходе выполнения вы указываете свое имя, название проекта, дату и отчетный период на титульной странице. Поместите каждый элемент в отдельную строку. Вы можете пометить каждую строку «именем», «названием проекта», «датой» и «отчетным периодом» или просто перечислить информацию.
   • Спросите своего начальника, есть ли какие-либо конкретные рекомендации по форматированию вашего рабочего отчета. Он или она - лучший источник для подготовки вашего отчета.
2. Предоставьте краткое изложение наиболее важной информации. Включите свои выводы, обоснования и рекомендации. Это позволяет понять основные моменты вашего отчета, не читая его полностью. Вам не нужно писать подробные объяснения, но читатель должен понимать, о чем идет речь. Резюме должно быть от одной до пяти страниц.
   • Нет необходимости подводить итоги всего отчета. Сосредоточьтесь только на основных идеях отчета, таких как основные рекомендации или выводы, которые вы представляете.
   • Если вы пишете отчет о проделанной работе, вы можете пропустить этот раздел.
3. Включите оглавление в отчет. Укажите заголовки разделов в оглавлении и номера страниц, с которых начинается этот раздел. Это позволяет читателям легко перемещаться по отчету в поисках необходимой информации.
   • Используйте заголовки и заголовки для каждого раздела, чтобы отчет было легко читать.
   • При написании отчета о проделанной работе вам обычно не нужно включать оглавление, если только ваш начальник не пожелает. Однако добавьте заголовки и заголовки для каждого раздела, чтобы упростить навигацию по отчету.
4. Напишите введение дать обзор отчета. Расскажите читателю, зачем вы написали этот отчет о работе. Обобщите контекст, окружающий отчет, и объясните свою цель. Укажите вопросы, на которые вы ответите, или проблему, которую решите. Укажите срок отчета и план действий с его содержанием.
   • Введение не должно быть долгим. Говорите прямо и конкретно, чтобы читатель понимал контекст и цель без длинных объяснений.
   • Напишите от двух до четырех абзацев для введения.
   • В отчете о проделанной работе введение может содержать не более одного-двух абзацев. Он должен резюмировать проект и то, чего вы хотите достичь. Вы также можете указать, что вы уже выполнили и что будете делать дальше.
5. Объясните представленные результаты или выводы. Предоставьте общий обзор исследований или оценок, которые вы выполнили в отношении этого проекта. Затем обсудите и интерпретируйте свои наблюдения и их отношение к теме отчета.
   • В большинстве случаев этот раздел содержит вводный абзац и список сделанных вами выводов.
   • Вот как выглядит один вывод: «1. Наше население стареет, что увеличивает риски для здоровья наших клиентов ».
   • Когда вы пишете отчет о проделанной работе, у вас нет результатов или выводов для представления. Вместо этого перечислите свои достижения или выполненные задачи в разделе после вводного курса. Вы также можете написать в этом разделе короткий абзац из 2–4 предложений. Однако обычно достаточно списка. Вы можете указать: «Собрано 200 евро на оплату фестивальной палатки», «По контракту с партийным планом по управлению планированием фестиваля» и «опросили 1500 жителей для сбора мнений общественности».
6. Дадим вам рекомендации на будущее. Ваши рекомендации должны объяснить, что произойдет в будущем. Объясните, какие решения приведут к результатам и как они соотносятся с вашими выводами. После написания объяснения дайте свои рекомендации в виде пунктов действий в пронумерованном списке. Составьте список своих рекомендаций от наиболее важных до наименее важных.
   • Например, вы можете написать: «1. Обучите всех сотрудников выполнять СЛР ».
   • Если вы пишете отчет о проделанной работе, вместо этого укажите задачи или цели, которые вы хотите выполнить в следующий рабочий период. Например, вы можете указать «Найти поставщиков для фестиваля», «Утвердить дизайн фестиваля» и «Заказать рекламные плакаты».
7. Обсудите процесс и рассуждения, которые привели к вашим выводам. Объясните, как вы обратились к теме, проблеме или проблеме. Просмотрите свои наблюдения, а затем объясните, как они приводят к вашим рекомендациям. Разделите обсуждение на разные разделы с заголовками, которые расскажут читателю, что в этом разделе.
   • Это включает более подробное обсуждение исследований и оценок.
   • Этот раздел должен быть самым длинным в записи.
   • Если вы пишете отчет о проделанной работе, вы можете пропустить этот раздел. Вместо этого включите раздел о препятствиях, с которыми вы столкнулись при работе над проектом, и о том, как вы их преодолевали. Вы можете написать: «Многие жители не вернули анкету, потому что это не были почтовые расходы. В будущем мы будем включать предоплаченную почту в наши опросы или позволять жителям заполнять свои опросы в цифровом виде ».
8. Перечислите все ссылки, которые вы использовали при подготовке отчета. Ссылки могут включать статьи из журналов, новостные статьи, интервью, опросы, анкеты, статистические данные и другую связанную информацию. Процитируйте эти ссылки в конце отчета и пометьте страницу как «Ссылки».
   • Если не указано иное, используйте формат APA для бизнес-отчетов.
   • Вы можете пропустить этот раздел, если готовите отчет о проделанной работе.
9. Предоставьте вложения материалов, таких как опросы, анкеты или электронные письма. Не к каждому отчету о работе нужны приложения. Однако вы можете включить их, если хотите предоставить читателям материал, на который вы ссылались, или если вы хотите предоставить дополнительную информацию, которая может помочь им лучше понять тему или ваши наблюдения. Пометьте каждое приложение отдельным письмом.
   • Например: «Приложение A», «Приложение B» и «Приложение C.»
   • Если вы пишете отчет о проделанной работе, вам не нужно включать этот раздел.
10. Завершите краткое заключение вместе с резюме ваших наблюдений или прогресса. Возможно, вам не нужно делать вывод, но его написание может стать хорошим подведением итогов ваших усилий. Составьте свой вывод из трех-четырех предложений, суммирующих информацию, которую вы представили в своем отчете.
    • Вы можете написать: «Проект по планированию фестиваля искусств идет по плану и будет завершен в соответствии с графиком. Мы завершили 90% работ по предварительному планированию и теперь переключаемся на закупку необходимого оборудования. У проекта нет серьезных препятствий, но мы будем постепенно устранять любые препятствия в будущем ».

Часть 3 из 3. Обеспечение эффективности отчета

1. Используйте четкие заголовки, чтобы помочь вашей аудитории ориентироваться в отчете. Создавайте прямые заголовки, переходящие прямо к делу. Читатель должен точно знать, что содержится в отчете.
   • Заголовки могут включать введение, выполненные задачи, цели на следующий квартал, препятствия и решения, а также заключение.
   • Сопоставьте заголовки с информацией в отчете.
   • В отчете о ходе работы читателями, скорее всего, будут ваш руководитель, команда или клиенты.
2. Используйте простой и прямой язык для выражения своих идей. Отчет о работе не обязательно должен содержать сложные слова и творческие предложения. Вам просто нужно донести свою точку зрения до читателя. Выражайте свои идеи максимально простыми словами и по существу.
   • Вы можете написать: «Выручка выросла на 50% в четвертом квартале» вместо «Выручка увеличилась на 50%, чтобы обеспечить отличную выручку в четвертом квартале».
3. Напишите кратко, чтобы отчет был как можно короче. Избыточное написание тратит как ваше время, так и время читателей. Не будьте поверхностными и сразу переходите к делу.
   • Имейте в виду, что некоторые отчеты о работе могут быть довольно длинными, так как они могут содержать много информации. Однако ваше письмо всегда должно быть кратким.
   • Можно написать: `` Продажи выросли в последнем квартале после того, как продавцы применили холодные звонки '', вместо `` Мы увидели экспоненциальный рост доходов в прошлом квартале, поскольку наши талантливые и преданные продавцы стали потенциальными клиентами. звонит, чтобы попросить их купить больше продуктов ».
4. Выражайте свои идеи объективным и неэмоциональным языком. Придерживайтесь фактов и позвольте читателю сделать собственные выводы на основе объективного взгляда на предмет. Хотя вы можете давать рекомендации по решению проблемы, не пытайтесь вызвать эмоции читателей, чтобы убедить их. Позвольте читателю сформировать свои собственные идеи и суждения, основанные на объективном взгляде на факты.
   • Вместо того, чтобы писать: «У незанятых сотрудников низкий моральный дух, что делает офис бездушной машиной», вы можете написать: «Сотрудники, чьи рейтинги производительности были ниже, чем у других, сообщили, что чувствуют себя неучастными».
5. Избегайте использования сленга, а также слова «я» в большинстве отчетов. Возможно, будет уместно использовать «я» в отчете о ходе работы, когда вы пишете о проекте, над которым работаете в одиночку. Если нет, не используйте слово «я» или другой сленг в своем отчете о работе. Тем не менее, можно использовать слово «ты», когда направляем предложение предполагаемому читателю.
   • Держите свой язык профессиональным на протяжении всего отчета.
6. Проверьте свой отчет, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок. Грамматические и орфографические ошибки подрывают профессионализм вашего отчета о работе. Очень важно, чтобы вы просмотрели отчет, чтобы убедиться, что вы не использовали опечатки, неправильные формулировки или неправильное употребление слов. Лучше всего проверить отчет хотя бы дважды.
   • Если возможно, попросите кого-нибудь проверить отчет за вас, так как ваши собственные ошибки трудно обнаружить.
   • Если позволяет время, вы должны отложить отчет как минимум на 24 часа, прежде чем проверять его.

Советы

• После того, как вы написали свой первый отчет о работе, вы можете использовать его в качестве шаблона для будущих отчетов.
• Вероятно, у вас уже есть шаблон для отчетов о работе на вашем рабочем месте. Обратитесь к своему руководителю, чтобы узнать, можете ли вы использовать шаблон для своего отчета.
• Если возможно, основывайте свой формат отчета на существующем рабочем отчете вашей компании или организации. Проверьте файлы в своем офисе или попросите коллегу или своего руководителя предоставить копию существующего отчета.

Предупреждения

• Если вы используете в качестве примера существующий отчет, не копируйте его формулировку. Это плагиат и может привести к профессиональным последствиям.