Содержание

• Шагать
• Часть 1 из 4: Составление карты и настройка вашего брифинга
• Часть 2 из 4. Описание вопроса
• Часть 3 из 4: выводы и рекомендации
• Часть 4 из 4: Проверка инструктажа
• Советы

В брифинге излагается конкретная тема и ее предыстория, обычно для правительственного чиновника или другого лица, определяющего политику. Этим лицам, принимающим решения, приходится каждый день делать трудный выбор по множеству разных тем, и у них нет времени на глубокое изучение каждой проблемы. Брифинг помогает привлечь внимание человека к одной проблеме и выделяет важные детали, которые ему следует знать. Затем на брифинге предлагаются решения и предложения по улучшению. Умение писать брифинг - полезный навык для студентов, деловых людей, политиков и активистов. Убедительный брифинг краток, хорошо организован и охватывает наиболее важные и актуальные факты и решения.

Шагать

Часть 1 из 4: Составление карты и настройка вашего брифинга

1. Определите объем инструктажа. Объем включает как глубину, так и продолжительность инструктажа. Насколько подробно вы собираетесь осветить эту тему? Сколько разных тем вы затронете? Это зависит от того, сколько информации вы можете найти и сколько информации вам нужно предоставить для обоснования своих требований.
   • Определение объема брифинга важно, потому что оно позволяет читателю точно знать, какая информация обсуждается, а какая нет.
2. Знайте свою аудиторию. Прежде чем приступить к написанию брифинга, важно знать, кто его будет читать. Это контролирует выбор, который вы сделаете в документе. Прежде чем приступить к работе, подумайте над следующими вопросами и, если вы еще не знаете ответов, постарайтесь выяснить следующее:
   • Кто будет читать этот документ? Правительственные чиновники? Бизнес лидеры? Журналисты? Комбинация всего этого?
   • Что читатель уже знает об этой проблеме? Они вообще что-нибудь об этом знают? Какие должен читатели знают?
   • Какой авторитет у читателя в этом вопросе? Какие изменения он / она может внести?
3. Спланируйте основные моменты. Прежде чем приступить к написанию брифинга, вы должны наметить (мысленно или в общих чертах) основные моменты, на которые вы хотите указать.
   • Поскольку брифинг обычно не превышает одной или двух страниц, он должен быть кратким. Лица, определяющие политику, очень заняты, и ваша проблема не единственная, о которой они думают. Здесь нет места для ненужной информации или длинных объяснений. Заранее определитесь с основными моментами для создания краткого брифинга.
4. Рассмотрите возможность использования шаблона. Хотя формат брифинга не должен быть слишком сложным, вы можете сэкономить время, загрузив один из множества бесплатных онлайн-шаблонов для создания документов брифинга в MS Word.
   • Шаблон поможет вам организовать свои мысли и быстрее подготовить брифинг.
5. Придумайте имя, дату и тему. Если вы не используете шаблон, вам нужно начать с написания имени, даты и строки темы.
   • Имя соответствует человеку, которому адресован брифинг.
   • Дата соответствует дате подачи брифинга.
   • В строке темы следует в нескольких словах описать основную тему брифинга, например: `` Распространенность издевательств в школе в регионе Утрехт ''. Это позволяет читателю узнать, даже не глядя на документ, что проблема в том, что лечится.
6. Рассмотрите возможность включения резюме. Некоторые брифинги включают в себя резюме в начале брифинга, в котором весь текст резюмируется в нескольких пунктах. Решите, хотите ли вы это сделать, и если да, зарезервируйте место для этого раздела.
   • Для очень занятого читателя в резюме заранее представлены основные моменты, что упрощает просмотр остальной части документа.
   • Хорошо составленный брифинг часто бывает достаточно кратким, чтобы сделать этот раздел излишним. Однако, если есть вопросы, требующие немедленных действий, это может быть способом указать на срочность брифинга, четко указав временные рамки в резюме.
   • Резюме не должно превышать трех-четырех баллов.

Часть 2 из 4. Описание вопроса

1. Составьте введение, в котором резюмируется вопрос. В следующей части брифинга следует подробно описать проблему или проблему. Начните с краткого вступления, обычно называемого «Проблема» или «Цель», описывая в одном или двух предложениях основную проблему, на которой делается акцент на брифинге, и / или почему вы создали этот брифинг.
   • Например, вы можете написать что-то вроде: «В школах Утрехтского региона увеличилось количество случаев насильственного запугивания». Текущая дисциплинарная политика может оказаться недостаточной для решения этой проблемы ».
2. Сделайте обзор наиболее важных фактов / предыстории. В следующем разделе «Соображения» или «Предпосылки» должна быть представлена ​​подробная информация о статусе проблемы или проблемы с акцентом на недавнее развитие и / или текущее состояние дел.
   • Этот раздел должен включать информацию, необходимую читателю для принятия решения по этому вопросу. Информация, которая не является необходимой для этой цели, какой бы интересной она ни была, может быть опущена.
   • Если вы еще этого не сделали, проведите небольшое исследование, прежде чем писать этот раздел. Информация в этом разделе должна быть максимально точной, конкретной и актуальной.
   • При необходимости переведите информацию для своей аудитории, чтобы сделать этот раздел понятным и простым. Избегайте жаргона, технического языка или информации, которая не представляет прямого интереса для общественности.
   • Используйте статистику и данные там, где это необходимо, но объясняйте вещи так, чтобы ваша аудитория могла быстро и легко понять.
3. Оставьте свое собственное мнение. Ваше мнение об этой ситуации и / или о том, что с ней делать, не относится к этому разделу. Придерживайтесь фактов.
   • Однако вы можете обсудить плюсы и минусы различных предлагаемых или текущих действий, определяя сильные и слабые стороны каждого из них.

Часть 3 из 4: выводы и рекомендации

1. Сделайте это актуальным. Ваш брифинг должен завершаться такими разделами, как «Заключение» и / или «Рекомендации» или «Дальнейшие действия». Такое закрытие должно прояснить, почему ваш читатель должен считать этот вопрос важным.
   • Постарайтесь напрямую связать этот вопрос с личными интересами читателя, чтобы ваш брифинг был более убедительным.
   • Например, можно сказать что-то вроде: «Случаи издевательства побуждают родителей задуматься о частной школе. Они связаны с более низкими результатами тестов и сдачей, что делает наши школы менее эффективными в глазах общества. Они снижают шансы региона на получение финансирования за счет государственных субсидий и частного финансирования ».
2. Предложите решение. Многие брифинги предлагают предлагаемое решение описанной проблемы, связывая проблему с изменением политики для улучшения ситуации.
   • Некоторые брифинги описывают предлагаемые решения в разделе, озаглавленном «Рекомендации», но некоторые авторы предпочитают «Следующие шаги», потому что они считают, что это более мягкое и менее самонадеянное или агрессивное решение. Помните, что последнее слово и решение принимает читатель, а не вы.
   • Этот раздел не обязательно должен быть «сбалансированным», как раздел «Предпосылки / соображения». Здесь можно высказать свое мнение о том, что следует делать.
   • Однако следует отметить, что вам не нужно предоставлять какое-либо конкретное решение. В качестве альтернативы вы можете просто перечислить некоторые варианты с их плюсами и минусами и призвать читателя рассмотреть эти варианты и принять меры для решения этой проблемы. Вам не обязательно указывать, какое действие будет наиболее подходящим.
3. Используйте факты в поддержку своих аргументов. Ваши предложения в этом последнем разделе должны логически вытекать из информации в предыдущих разделах. Используйте представленные вами факты, чтобы показать, почему предлагаемое вами решение является хорошим решением.
   • Убедитесь, что любое предлагаемое вами решение ясно и напрямую связано с проблемой, как вы ее обозначили. Например, предположим, что вы упомянули об отсутствии программ предотвращения издевательств в предыдущем разделе. В этом разделе имеет смысл предложить такую ​​программу и, возможно, указать другим школам на их эффективность. Если вы еще не упомянули какие-либо профилактические программы, подобное решение кажется неожиданным.

Часть 4 из 4: Проверка инструктажа

1. Сделайте брифинг более кратким. Брифинг не должен превышать двух страниц. Если брифинг стал длиннее, чем этот, вам сначала нужно найти элементы на этапе контроля, которые можно пропустить.
   • Найдите информацию, не относящуюся к теме или менее важную, и удалите этот материал, особенно если он не имеет отношения к предлагаемому вами решению (ям).
   • В том же свете не должно быть упущенной важной информации, необходимой для того, чтобы ваши аргументы были ясными и убедительными. Возможно, вам потребуется обменять одни данные на другие.
   • При редактировании текста попробуйте поставить себя на место политика или бюрократа. Подумайте, сколько информации эти люди получают каждый день. Не усугубляйте проблему. Будьте частью решения, предоставив информацию, необходимую для принятия решения - ни больше, ни меньше.
2. Удалите технический язык. На этапе редактирования обращайте внимание на технический язык или жаргон, которые сделают ваш брифинг менее доступным. Даже если вы пытались избежать этого при написании брифинга, вполне возможно, что некоторые сложные термины нашли свое место в документе.
   • Особенно, если вы эксперт по теме, о которой пишете, легко на мгновение забыть, что повседневный язык для вас может быть трудным для понимания другими.
   • Имейте в виду, что людям, не слишком знакомым с темой, также не всегда сразу понятно, почему что-то важно. Лица, определяющие политику, обычно не могут быть экспертами по всем вопросам, по которым им необходимо принимать решения.
3. Убедитесь, что структура имеет смысл. Убедитесь, что основные факты, которые вы записали, логически вытекают из вопроса, как вы его резюмировали. Также дважды проверьте, что все предлагаемые вами решения действительно учитывают эти наиболее важные соображения.
4. Внимательно проверяйте свою работу на наличие ошибок. После проверки длины и последовательности брифинга внимательно просмотрите текст еще раз, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок.
   • Брифинг с орфографическими, стилевыми или грамматическими ошибками делается читателем менее серьезным. Отправляя такое брифинг, вы можете принести больше пользы, чем вреда, поскольку это может дискредитировать вашу точку зрения.

Советы

• Посмотрите брифинги, написанные известными лидерами и профессорами, чтобы узнать об их стиле убеждения.
• Имейте в виду, что, хотя ваш брифинг может быть адресован конкретному человеку, его могут прочитать другие - сотрудники, коллеги и даже СМИ. Это хорошая причина, чтобы ваш язык оставался максимально доступным, даже если предполагаемый читатель имеет некоторое представление о теме.