Содержание

• Шаги
• Совет

Цель информационных бюллетеней - информировать группу людей о конкретной проблеме, такой как событие, политика или ресурс, и побуждать их к этому. Ниже приведены рекомендации по написанию эффективных и удобных для чтения информационных бюллетеней.

Шаги

Часть 1 из 4: Написание темы информационного бюллетеня

1. 

   Введите слово «УВЕДОМЛЕНИЕ» прямо вверху страницы. Сразу за текстом был информационный бюллетень. Напишите слово «УВЕДОМЛЕНИЕ» примерно в 4 см от верха страницы жирным шрифтом, по центру или по левому краю. Вы также можете выбрать больший размер шрифта для этого слова.
   • Двойной интервал между строками в заголовке.

2. 

   
   
   Назначение надлежащим образом. Информационные бюллетени - это формальная форма делового общения, поэтому вам следует обращаться к ним соответствующим образом. Напишите полное имя и должность человека, которому вы будете докладывать.
   • Если вы отправляете письмо всем сотрудникам, вы можете написать: «ПОЛУЧАТЕЛЬ: Все сотрудники».

3. 

   Добавьте получателей в серию CC. Строка «CC» относится к тем, кто получил уведомление в виде «Уважаемая компания». Это не целевой объект информационного бюллетеня. Это человек, которому нужна информация о политике или проблеме, о которой вы говорите в письме.

4. 

   
   
   Напишите свое имя в строке «Отправитель». Тема письма должна включать имя автора и отправителя письма. В этой строке указаны ваше полное имя и титул.

5. 

   Добавьте даты. Напишите полную дату, включая день, месяц и год. Например, напишите: «ДАТА: 5 января 2015 года» или «ДАТА: 01.05. 2015. "

6. 

   
   
   Выберите конкретный абзац для вашей темы. Строка темы должна рассказывать читателю, о чем идет речь. Будьте конкретны и кратки.
   • Например, вместо того, чтобы писать тему как «Чернила», напишите более конкретно: «Проблема использования чернил в Office».

7. 

   Отрегулируйте формат заголовка соответствующим образом. Заголовок должен быть вверху страницы с выравниванием по левому краю. Напишите слова «ПОЛУЧАТЕЛЬ:», «ОТПРАВИТЕЛЬ:», «ДАТА:» и «О РАБОТЕ:».
   • Образец заголовка будет выглядеть так:
     Получатель: имя и титул получателя.
     ОТПРАВИТЕЛЬ: Ваше имя и должность
     ДАТА: Дата, месяц, год написания уведомления
     О ПРОБЛЕМЕ: (или В ОТНОШЕНИИ :) Проблема, упомянутая в информационном бюллетене (выделена каким-то образом).
   • При составлении заголовков обязательно выровняйте элементы и выровняйте текст.
   • Вы можете добавить строку под заголовком, которая проходит по ширине страницы, чтобы разделить заголовок и тело информационного бюллетеня.
   рекламное объявление

Часть 2 из 4: Написание информационного бюллетеня

1. 

   Подумайте, кто получатель. Чтобы каждый мог прочитать информационный бюллетень и ответить на него, важно, чтобы формулировка, длина и торжественность сообщения соответствовали тому, кто его будет читать. Чтобы это работало хорошо, вам нужно хорошо понимать, кто получает сообщение.
   • Подумайте о предпочтениях и проблемах ваших читателей.
   • Постарайтесь предвидеть вопросы, которые может задать ваш читатель. Подумайте о содержании информационного бюллетеня, например о примерах, доказательствах или другой информации, чтобы убедить их.
   • Посмотрите, принимают ли ваши читатели ваше упоминание о неуместной информации или чувствах.

2. 

   Пропустите ритуальные приветствия. Информационный бюллетень не начинался с приветствия типа «Уважаемый мистер Эдвардс». Вместо этого сразу займитесь вопросом, который будет обсуждаться в сообщении, с самого начала.

3. 

   Укажите проблему в первом абзаце. Запишите, почему вы хотите, чтобы читатель сделал это. Это немного похоже на введение к эссе, то есть изложение проблемы и причины проблемы.Вы также можете рассматривать введение как краткое изложение всего текста информационного бюллетеня.
   • Обычно введение занимает около одного абзаца.

4. 

   Например, вы можете написать: «С 1 июля 2015 года компания XYZ вводит новую политику по страхованию здоровья. Сотрудники будут получать медицинскую страховку и получать минимальную заработную плату в размере 6 миллионов в месяц ».

5. 

   Предоставьте информацию по обсуждаемым вопросам. Читателю может потребоваться некоторая общая информация о проблеме, которую вы решаете. Дайте некоторую информацию, но она краткая, и просто укажите, что необходимо.
   • Если возможно, продолжите рассылку новостей, указав причину, по которой политика была внедрена. Например, вы можете написать: «Местное правительство проголосовало за требование, чтобы все сотрудники в этом районе получали минимальную зарплату в размере 6 миллионов донгов в месяц».

6. 

   Поддержите аргументы в обсуждении. Обобщите действия, которые необходимо выполнить. Доказательства и аргументы в пользу предлагаемого вами решения. Начните с наиболее важной информации, а затем опишите конкретные или подтверждающие факты. Покажите своим читателям, что делать то, что вы предлагаете, полезно или вредно не принимать их.
   • Не стесняйтесь добавлять графику, списки или диаграммы, особенно в более длинные сообщения. Просто убедитесь, что эта информация действительно актуальна и убедительна.
   • Для более длинных сообщений подумайте о написании более коротких заголовков, чтобы сделать каждый раздел понятным. Например, вместо «Политика» напишите «Новая сезонная политика для сотрудников». Будьте конкретными и краткими в каждом заголовке, чтобы читатель четко видел основы информационного бюллетеня.

7. 

   Предложите действие, которое нужно предпринять читателю. Информационный бюллетень - это призыв к действию по конкретной проблеме, будь то объявление о новом продукте компании, новая политика отчетности о расходах или презентация того, как компания работает над этим. предмет. Вспомните действие, которое читатель должен выполнить в финале или предложении.
   • Например, можно написать: «Все сотрудники должны использовать новую систему учета с 1 июня 2015 года».
   • Вы можете добавить доказательства, подтверждающие ваши предложения.

8. 

   Завершите письмо положительным и обнадеживающим резюме. В последнем абзаце информационного бюллетеня должны быть повторены следующие шаги для решения проблемы. Это включает напоминание об организационной солидарности.
   • Вы можете написать: «Я буду рад обсудить это с вами позже и продолжу обсуждать ваши решения».
   • В заключение вы можете сказать: «Мы очень рады расширению этой категории. Мы верим, что это поможет бизнесу расти, и компания будет работать более устойчиво ».
   • Этот абзац обычно состоит из 1-2 предложений.
   рекламное объявление

Часть 3 из 4: Полный информационный бюллетень

1. 

   Правильно форматируйте информационные бюллетени. Используйте стандартный формат, чтобы сообщения было легко читать. Используйте шрифт Times New Roman или Arial кегль 12. Левое, правое и нижнее поля - 2,5 см.
   • Выровняйте абзацы. Разделение абзацев, двойной интервал и поля или нет.

2. 

   Обзор информационного бюллетеня. Просмотрите и отредактируйте сообщение, чтобы оно было ясным, кратким, убедительным и без опечаток. Проверьте последовательность формулировок. Типы академических слов или профессиональных слов.
   • Проверьте орфографию, грамматику и ошибки в содержании. Обратите особое внимание на имена, даты или числа.
   • Проверьте, не слишком ли длинное сообщение, и удалите ненужное содержимое.

3. 

   Подписи. В информационном бюллетене нет строки для подписи. Однако вы должны добавить заголовок рядом со своим именем. Это доказывает, что вы подтвердили информационный бюллетень.

4. 

   Используйте фирменный бланк. Вы можете создать специальный бланк специально для информационных бюллетеней или использовать обычные деловые бланки.
   • Если вы составляете электронные документы (например, для отправки по электронной почте), вам необходимо создать отдельный бланк в Word, содержащий логотип вашей компании и основную контактную информацию. Используйте этот заголовок в качестве шаблона для рассылаемых вами информационных бюллетеней.

5. 

   Выберите способ отправки почты. Решите, как лучше всего отправлять информационные бюллетени. Вы можете распечатать его и раздать всем. Вы также можете отправить по электронной почте.
   • Если вы отправляете сообщение по электронной почте, вы можете отформатировать его HTML-код. Если нет, вы можете сохранить сообщение в формате PDF и прикрепить его как электронное письмо.
   рекламное объявление

Часть 4 из 4: Использование шаблона информационного бюллетеня

1. 

   Найдите доступные шаблоны писем. Подумайте, хотите ли вы использовать образцы букв вместо написания. Если да, то первым делом найдите в Интернете хорошие шаблоны писем. В Microsoft Word также есть шаблоны писем. В шаблонах часто используется один и тот же базовый формат, но разные шрифты, размеры шрифтов и макет.
   • Загрузите подходящий шаблон для своих нужд.
   • Обязательно ознакомьтесь с условиями использования перед использованием любого шаблона в Интернете.

2. 

   Откройте шаблон сообщения, который был загружен на ваш компьютер. После нажатия кнопки загрузки шаблон письма автоматически загружается на ваш компьютер, или можно сделать несколько шагов до начала загрузки. Шаблон письма загружается в виде zip-файла, его нужно распаковать и открыть в Microsoft Word.
   • Рекомендуется использовать последнюю версию Microsoft Word, чтобы убедиться, что у вас нет непредвиденных проблем с программным обеспечением и что шаблон сообщения может работать не так, как задумано. Если у вас более ранняя версия Microsoft Word, обновите программное обеспечение перед загрузкой шаблонов писем.

3. 

   Создать заголовок (заголовок). Помните, что тело образца сообщения может быть изменено. Вы можете настроить части образца сообщения по своему усмотрению. Например, вы можете добавить логотипы и символы авторских прав в заголовок шаблонов писем. Щелкните заголовок и введите информацию о своей компании.

4. 

   Заполните разделы в шапке формы письма. Не забудьте заполнить поля «TO» и «FROM», а также «CC» и «SUBJECT». Будьте осторожны при заполнении этих полей, чтобы не пропустить их, оставив пустыми, часто ошибаются при наборе текста.

5. 

   Введите текст сообщения. Напишите введение, причину, обсуждение и резюме в теле информационного бюллетеня. Если хотите, вы можете использовать маркеры или создавать списки для систематизации информации.
   • Сохраните формат шаблона письма. Это обеспечивает выравнивание абзацев с правильными полями и размером шрифта.
   • При необходимости вы даже можете настроить информационный бюллетень для использования таблицы. Иногда это хорошая идея, особенно если использование маркированных или похожих списков делает сообщения запутанными или трудными для чтения.
   • Обязательно удалите любой текст из шаблона. В то же время внимательно проверьте свою почту перед ее отправкой.

6. 

   Не забудьте проверить нижний колонтитул. Нижний колонтитул - это пустая область внизу страницы для дополнительной информации. Вы можете добавить на этот сайт корпоративную или личную контактную информацию. Очень важно уделить время проверке точности информации. Последнее, чего вы не хотите, - это когда сообщение написано идеально, но содержит неверную контактную информацию или ее отсутствие.

7. 

   Отрегулируйте внешний вид сообщения. Одна из самых привлекательных особенностей образцов сообщений - это то, что вы можете изменить цвет текста. Это поможет вам проявить индивидуальность и выделит текст. Вы также можете выбрать правильный цвет в зависимости от ситуации, чтобы ваш информационный бюллетень выглядел выдающимся, а не просто профессиональным.

8. 

   Сохраняйте информационные бюллетени как единый текст. Обязательно сохраните копию. У вас будут резервные электронные документы для облегчения обмена информацией.

9. 

   Сохраните шаблон для дальнейшего использования. Всякий раз, когда вам нужно использовать образец сообщения с изменяющейся темой, вам просто нужно настроить элементы в соответствии с конкретной темой сообщения. Это сэкономит время, поможет вам создать единый профессиональный информационный бюллетень, который привлечет всеобщее внимание и будет прочитан немедленно. рекламное объявление

Совет

• Не называйте слишком много причин. Объяснять, почему вы хотите, чтобы что-то было сделано, важно, но не пишите слишком много.
• Информационный бюллетень должен быть коротким.