Автор:
Monica Porter
Дата создания:
13 Март 2021
Дата обновления:
1 Июль 2024
Содержание
Деловая отчетность - одно из самых эффективных средств коммуникации бизнес-операций сегодня. Несмотря на их широкие цели, они обычно используются, когда бизнесу или частному лицу необходимо принять важные решения. Чтобы писать эффективные бизнес-отчеты, вам сначала нужно понять, что это такое и как их можно использовать.
Шаги
Часть 1 из 2: Определите тип отчета для написания
Представьте идеи. Это тип пояснительные отчеты / предложения. Эти отчеты могут использоваться для предоставления рекомендаций ключевому руководству или лицам, принимающим решения в компании, обычно состоят из двух частей: резюме и содержания. Резюме выделяет ваше предложение. В разделе содержания (основной части) дополнительно анализируются преимущества, затраты, риски и т. Д. пойдем с этим.
- Допустим, вы хотите предложить своему отделу 3D-принтер. Чтобы убедить вашего менеджера одобрить покупку этого устройства, вам необходимо написать отчет с объяснениями / рекомендациями, чтобы официально подать прошение руководству.
Опишите риски, связанные с конкретной возможностью.Отчет о расследовании помогает определить степень риска, связанного с определенным курсом действий. Этот тип отчета чрезвычайно полезен для помощи компании в прогнозировании возможных последствий. Он включает введение, содержание расследования и выводы. Во введении освещается рассматриваемый вопрос. Содержание опроса используется для обсуждения фактов и результатов расследования. Заключение используется для резюмирования проблемы.- Предположим, что фармацевтическая компания X хочет сотрудничать с фармацевтической компанией Y, но все еще имеет проблемы. Компания X не желает сотрудничать с компанией, имеющей настоящие или прошлые финансовые проблемы. Эта компания проведет расследование и использует отчет о расследовании для подробного обсуждения финансовой информации компании Y и ее директоров.
Предоставляет информацию о соблюдении требований определенного регулирующего органа. Это отчет о соответствии, используется, чтобы помочь компании продемонстрировать свою ответственность. Он демонстрирует соблюдение законов / нормативных актов и разумные расходы компании перед руководящими органами (городскими, провинциальными, правительственными и т. Д.). Этот отчет включает введение, содержание отчета и заключение. Введение обычно содержит обзор основного содержания отчета. Раздел содержимого представляет данные, события и т. Д. Исполнительным органам необходимо знать. Выводы используются для подведения итогов.- Например, Nestle необходимо показать своему правлению, что они соблюдают политику и законы страны пребывания на протяжении многих лет. В результате они использовали свои годовые отчеты о соответствии, чтобы обеспечить прозрачность своей деятельности за год.
Презентация реализуемости предложенной идеи или проекта. Отчеты об исследованиях, используемые для определения практической целесообразности идеи, называются возможный отчет. Этот отчет должен состоять из двух частей: резюме и содержания отчета. В контенте показаны преимущества, возможные проблемы, связанные с этим затраты и так далее. предлагаемой идеи. Компания может использовать технико-экономическое обоснование для изучения вопросов, подобных следующим:- Можно ли реализовать этот проект в рамках бюджета?
- Будет ли этот проект прибыльным?
- Можно ли завершить этот проект в отведенные сроки?
Представление результатов следственного исследования.Отчет о следственном исследовании представление исследования проблемы или проблемы. Обычно это углубленный взгляд на конкретный предмет и должен включать разделы: резюме, введение, методология исследования, полученные результаты, выводы и рекомендации. Соответствующие исследования также должны быть включены в этот отчет.- Например, компания может провести общекорпоративное исследование того, следует ли запретить курение в холле сотрудников. Оператор подготовит отчет о расследовании.
Помогите своей компании улучшить ее политику, продукт или бизнес-процессы с помощью постоянного мониторинга. Сформулированы с фиксированными интервалами, такими как недели, месяцы, кварталы и т. Д., Периодические отчеты производительность, прибыль и убытки или любые другие критерии могут быть подробно рассмотрены за определенный период времени.- Например, каждый месяц торговый представитель фармацевтической отрасли, вероятно, будет создавать таблицу, в которой суммируется количество их обращений за продажей.
Сообщите о конкретной ситуации. В отличие от фиксированных периодов времени необходимы конкретные ситуации сообщить о ситуации. Ситуация здесь может быть как простой, как информация, полученная на семинаре, так и сложной, как сообщение о реакции на стихийное бедствие. Этот отчет включает разделы: введение, содержание и выводы. Используйте введение, чтобы определить событие и пройтись по тому, что будет рассмотрено в содержании отчета. Заключение используется для обозначения обязательств или действий, необходимых в данной ситуации.- Например, после сильного шторма руководящему органу потребуется отчет о ситуации.
Представьте решение проблемы или ситуации.Отчет о сравнении Рассмотрим несколько возможных решений той или иной ситуации. По результатам писатель предложит конкретный план действий. Обычно он состоит из трех частей: введения, содержания и заключения. Во введении изложена цель отчета. В среднем разделе описывается ситуация или проблема и возможные решения / варианты. Вывод показывает лучшее решение или альтернативу.
- Представьте, что производитель автомобилей ABC хочет открыть завод в Азии. В зависимости от потребностей компании в отчете можно было бы сузить выбор до трех стран. Затем будет сделан вывод о том, какая производственная площадка является лучшей из трех стран.
Часть 2 из 2: Написание бизнес-отчета
Определите цели и формат отчета. Спросите себя, чего вы хотите достичь с помощью отчета. В зависимости от желаемой цели выберите соответствующий тип отчета из списка, указанного выше.
- Каким бы ни был ответ, вам необходимо обеспечить краткость вашей цели. Если цель не ясна, отчет только запутает читателей и, возможно, подорвет его достоверность.
- Например, если вы хотите получить больший рекламный бюджет для своего отдела. Затем отчет должен сосредоточиться на вашем текущем бюджете и на том, как вы можете эффективно использовать свой больший бюджет.
Определите аудиторию. Среди читателей могут быть посторонние (люди, не работающие в вашей компании) или внутренние сотрудники. Примите во внимание их существующие знания или осведомленность о целевой теме и подумайте, как они будут использовать информацию, представленную в отчете.
- Помните, что независимо от того, кто ваша аудитория, нет более убедительного вывода, чем сумма денег, которую вы можете принести своей компании или клиентам.
- Допустим, вы хотите запустить программу распределения должностей в своем отделе и определили, что аудитория здесь - это главный сотрудник отдела кадров, главный исполнительный директор и генеральный менеджер. Примите во внимание их существующий уровень интереса к этой программе. Ответ определит тон отчета. Если компания никогда не рассматривала такую программу, этот отчет будет одновременно стратегическим и информативным. В противном случае отчет должен быть менее информативным и более убедительным.
Определите, чему учиться. Самое сложное не в написании, а в том, чтобы сделать вывод и собрать данные, необходимые для его обоснования. Это требует многих навыков, включая сбор данных и анализ рынка. Что вам и затем руководству необходимо знать, чтобы принять обоснованное решение по данной теме?
Получите правильные данные для отчета. Важно, чтобы ваши данные были хорошо изучены. В противном случае отчет может оказаться недостоверным. Сам сбор данных зависит от типа написанного вами отчета. Убедитесь, что выбранные параметры данных краткие и соответствуют содержанию отчета.
- Данные могут быть внутренней информацией, то есть вы можете быстро их собрать. Например, вы можете получить данные о продажах из отдела продаж всего за один звонок. Другими словами, вы можете быстро получить данные и внести их в отчет.
- Внешние данные также могут храниться внутри. Если определенные отделы собирали данные клиентской аналитики, спросите их. Вам не нужно проводить это расследование самостоятельно. Хотя это непоследовательно для разных типов бизнеса, часто бизнес-репортеру не нужно проводить прямое расследование.
- Допустим, вы пишете отчет с объяснением / предложением. Затем вы должны изучить все преимущества ваших предложений и включить эти исследования в свой отчет.
Организуйте и пишите отчеты. Как выбрать макет и написать отчет, зависит от ваших целей. Например, макет отчета о соответствии будет отличаться от макета технико-экономического обоснования. Как только у вас появится представление о том, как должен быть организован отчет, можно начинать с содержания.
- Разбейте связанные данные на отдельные части. Бизнес-отчеты нельзя спутать с большим количеством данных и информации. Разделение данных на отдельные части - ключ к успешному бизнес-отчету. Например, вы можете отделить данные о продажах от данных анализа клиентов и установить для них отдельные заголовки.
- Разместите отчет с соответствующими заголовками, которые можно быстро отобразить как независимое исследование, но в то же время поддержать основную цель отчета.
- Поскольку некоторые разделы могут зависеть от анализа или ввода других, часто можно работать над каждой частью отдельно, ожидая результатов анализа.
Делайте выводы с конкретными предложениями. Сделанный вывод должен быть ясным и должен быть разумным результатом внимательного изучения данных, представленных в отчете. Если это уместно, ясно предложите наилучший курс действий на основе этих выводов.
- Каждая цель должна содержать конкретные и измеримые действия. Запишите любые изменения в описании должности, расписании или расходах, необходимых для выполнения нового плана. В каждом заявлении должны быть представлены прямые новые подходы - те, которые помогут достичь цели / решения, изложенного в отчете.
Напишите резюме проекта. Резюме проекта должно быть первой страницей вашего отчета, но также должно быть последним, что вы пишете. В этом резюме представлены результаты исследования и выводы, а также очень краткий обзор того, что будет представлено, если читатель решит продолжить чтение полного отчета. Это как трейлер фильма или абстракция научной статьи.
- Краткое изложение названо выше, потому что это почти единственное, что прочитает занятый член правления. Представьте здесь все, что важно вашему начальнику, максимум 200-300 слов. Остальные могут быть рассмотрены более внимательно, если они хотят знать больше.
При необходимости используйте инфографику для данных, которые будут использоваться. В некоторых случаях может быть полезно представить количественные данные в виде диаграммы или графика. Используйте в презентации цвета, так как они привлекают больше внимания и помогают различать информацию. По возможности используйте маркированные списки, числа или данные фрейма, чтобы их было легче читать. Таким образом вы отделите данные от остальной части отчета и покажете, что они означают.
- В целом, визуальные эффекты - отличный фактор, делающий бизнес-отчеты более интересными, когда сами текст и цифры могут быть относительно сухими. Но не переборщите, используйте только при необходимости.
- Страница, полная текста и не содержащая таблиц или рисунков, может утомлять. Пожалуйста, разместите там содержание. Информационное окно также может эффективно резюмировать вашу презентацию.
При необходимости цитируйте источники. В зависимости от типа проводимого исследования вам может потребоваться объяснить источник информации. Цель страницы документа или справочного источника в бизнес-отчете - предоставить источник информации, чтобы другие могли узнать больше или найти данные при желании.
- Используйте правильный формат для сообщения цитирования, в зависимости от вашей отрасли.
Прочтите еще раз дважды. Орфографические или грамматические ошибки могут заставить читателей почувствовать, что вы не прилагаете достаточно усилий для написания отчета, и поставить под сомнение надежность результатов исследования. Кроме того, не забудьте изложить информацию ясно и кратко.
- Например, не переусердствуйте с красивыми словами и не используйте очень длинные предложения.
- Избегайте использования сленга.
- Если и отчет, и читатель тесно связаны с определенной отраслью, вы можете использовать технический жаргон или терминологию. Но будьте осторожны, не переусердствуйте.
- Как правило, бизнес-отчеты пишутся в пассивной форме и являются одним из немногих случаев, когда чем пассивнее, тем лучше.
- Вы часто можете пропустить ошибки при перечитывании своей работы, чувствуя себя знакомой с момента написания. Подумайте о том, чтобы кто-то еще в комнате, который также хочет сообщить об успехе, прочитал. Будьте открыты для полученных отзывов. Лучше, когда на ошибку указывают сослуживцы, а не начальство. Просмотрите каждый комментарий и перепишите отчет.
Создайте оглавление. Отформатируйте бизнес-отчеты как можно более формально, создав оглавление, которое будет легко отслеживать и быстро читать. Включите все важные разделы, особенно резюме и заключение об управлении.
Сделайте обложку своего бизнес-отчета. Лучший способ составить хороший, тщательный отчет о расследовании - это надлежащим образом осветить его. Можно использовать скоросшиватель, манжеты или хорошую бумагу. Суть в том, что бизнес-отчет должен быть привлекательным, приятным для глаз, достаточно, чтобы вызвать интерес читателей.
- Это также относится ко всем таблицам и графикам, включенным в отчет.
