Управляйте своим временем с умом

Видео: Искусство управлять своим временем. Бодо Шефер. [Аудиокнига]

Содержание

Шагать
Метод 1 из 3: умейте проводить время
Метод 2 из 3: не отвлекайтесь
Метод 3 из 3: используйте свое время эффективно
Предупреждения

У всех нас есть ощущение, что в сутках просто не хватает часов, чтобы сделать все, что нужно сделать. Несколько простых организационных навыков и навыков управления временем помогут вам максимально эффективно использовать имеющееся у вас время. Узнайте, как разумно использовать время, чтобы делать больше за то время, которое у вас есть.

Шагать

Метод 1 из 3: умейте проводить время

Следите за своей повседневной деятельностью. Проверяйте, что вы делаете каждый день, и отмечайте, сколько времени вы тратите на это. Вы можете быть удивлены тем, сколько времени вы на самом деле теряете в день по сравнению с фактическим объемом работы, которую вы выполняете.
- Не забывайте следить за повседневными делами, такими как приготовление завтрака, уборка, принятие душа и т. Д.
Запишите все свои занятия в тетрадь. Как только вы узнаете, чем вы занимаетесь каждый день и сколько времени вы тратите на это, запишите это. Собирая всю эту информацию и просматривая ее сразу на одной странице, вы можете увидеть закономерности и, возможно, даже области, на которые вы зря тратите время.
- Делая заметки, будьте понятны и понятны. Не объединяйте отдельные события, не забывайте о небольших задачах и обязательно используйте точные временные метки, чтобы отслеживать свои повседневные действия.
- Может быть полезно разделить определенные виды деятельности на категории. Например, напишите синим цветом домашние дела, красным - занятия, а черным - развлекательные мероприятия. Это поможет вам визуализировать, как вы проводите время.
Подумайте, как вы проводите время. Вы проводите час в день, ничего не делая? Два часа, чтобы решить, где поесть? Восемь часов в Интернете? Найдите закономерности в том, как вы проводите время, и определите, что нужно, а что нет.
- Вы зря теряете время из-за отсутствия самоконтроля? Вы прокрастинатор? Вы берете на себя слишком большую ответственность? Это все вопросы, которые нужно задать себе, оценивая, как вы проводите свое время.
- Вы можете обнаружить, что разбиваете дела в течение дня, что не имеет смысла. Например, вероятно, будет неразумно работать полчаса, а затем потратить 10 минут на тривиальные дела, а затем работать еще полчаса. Вы будете более сосредоточенными и продуктивными, если проработаете час, а потом решите тривиальные задачи.
- Лучше решать свои задачи, разбивая их на «блоки». Это метод, при котором вы планируете заранее определенное количество времени для одной задачи, не отвлекаясь.
Учтите корректировки. Теперь, когда вы точно знаете, на что тратите свое время, начните активно корректировать свое расписание. Убедитесь, что вы можете определить области, на которые вы не можете тратить меньше времени. То, что на что-то уходит много времени, не означает, что оно потрачено зря.
Если вы тратите три часа в день на отправку электронных писем, связанных с работой, маловероятно, что вы сможете сократить это количество времени. Однако, если вы отправите четыре или пять личных писем во время официальных писем, вы, безусловно, сможете сократить время, которое вы тратите на электронные письма.
Измените свои привычки и стандарты. Какой бы ни была ваша проблема с тайм-менеджментом, всегда есть решение. После того, как вы решили, где и как проводить время, вам нужно будет предпринять запланированные усилия, чтобы изменить свое управление временем.
- Если вы тратите слишком много времени на уборку или приготовление пищи и можете себе это позволить, подумайте о найме домработницы или повара. Для некоторых людей время стоит больше, чем деньги.
- Вы можете провести большую часть дня, бесцельно просматривая Интернет. Вы можете ограничить доступ к определенным интернет-сайтам или учетным записям социальных сетей (пока вы должны работать над чем-то другим).

Метод 2 из 3: не отвлекайтесь

Определите, что в вашей жизни отвлекает. Самая большая угроза полезному использованию времени - постоянное отвлечение. Постарайтесь определить, какие занятия или люди тратят ваше время зря. Будь то друг, который продолжает разговаривать, или упрямая привычка, которая мешает вам работать, вы можете найти способы избежать этих потерь времени.
- Если вы проводите много времени, делая что-то, что не приносит желаемого результата, вероятно, это просто отвлекающий фактор в вашей жизни, которого вам следует избегать.
- В офисе вы, скорее всего, будете видеть, что многие из ваших коллег отвлекают вас. Избегайте болтовни или разговоров о погоде, когда вам нужно что-то сделать. Однако имейте в виду, что ваше отношение к работе в офисе так же важно для вашей карьеры, как и тайм-менеджмент, поэтому не грубите.
Избегайте долгих телефонных звонков. Если вы обнаружите, что проводите много времени в долгих телефонных разговорах, вам следует изменить свои телефонные привычки. Часто вы можете добиться большего, разговаривая лично, а не по телефону, поэтому прекратите разговаривать по телефону.
- Многие телефонные разговоры состоят из ненужной и ненужной болтовни, особенно в начале или в конце разговора. Люди склонны терять концентрацию и отвлекаться от разговоров по телефону, так что имейте это в виду. В личных беседах больше необходимо сосредоточиться исключительно на рабочих вопросах. Это потому, что во время встречи ни одна из сторон не отвлекается.
Не занимайтесь серфингом в Интернете слишком много. Многие люди используют Интернет как важнейший инструмент для выполнения поставленных задач. Однако столько же людей виновно в том, что они обращаются к бесполезным новостным статьям, спортивным репортажам и фотографиям знаменитостей, котят или щенков. Сосредоточьтесь, когда вы в сети. Доступны программы, которые блокируют определенные приложения, веб-сайты и домены, что помогает уменьшить отвлекающие факторы, связанные с Интернетом.
- Избегайте Facebook, Twitter и других социальных сетей, если вы собираетесь делать что-то еще.
- Погуглить по различным темам - тоже опасная трата времени. Вы можете подумать, что собираетесь что-то найти, но прежде чем вы это узнаете, вы оказались в самых дальних уголках Интернета более чем на три часа.
Разместите табличку «Не беспокоить». Вы, наверное, знакомы с табличкой, которую можно повесить на двери своего гостиничного номера. Этот знак может быть одинаково эффективным в офисе или на рабочем месте. Вы можете сами распечатать такую вывеску и при необходимости повесить на дверцу своего рабочего места. Это положит конец сплетням, мешающим вам работать.
- Если вы работаете из дома, важно, чтобы у вас было выделенное рабочее место. Не работайте в местах общего пользования дома, так как телевизор, телефон или игровая консоль могут легко отвлечь вас от работы.
Найдите время для неизбежных отвлечений. Есть виды отвлекающих факторов, которых иногда просто невозможно избежать. Иногда это ваш начальник, который отвлекается от рабочего дня, чтобы поболтать, или, может быть, старший член семьи нуждается в постоянной помощи с простыми задачами. Какими бы ни были эти неизбежные отвлекающие факторы, если вы заранее освободите для них место, они отнимут у вас меньше жизненно важного времени, необходимого для других необходимых проектов и мероприятий.

Метод 3 из 3: используйте свое время эффективно

Запишите все. Не полагайтесь на свою память при выполнении своих задач. Запишите все, что вам нужно сделать, в одном месте и часто обращайтесь к этому списку для достижения своих целей.
- Даже если задача кажется менее сложной или обыденной, отметьте ее. Ваш календарь должен быть заполнен небольшими комментариями, такими как «Позвони Стефану», «Узнай размер прибыли» или «Отправь письмо шеф-повару по электронной почте».
- Убедитесь, что у вас всегда с собой записная книжка, и записывайте задачи по мере их прохождения. Вы думаете, что не забудете записать их позже, но есть вероятность, что вы забудете.
Используйте повестку дня. Простое добавление календаря или планировщика к вашей коллекции организационных инструментов поможет вам эффективно организовать свое время. Записывайте каждый новый крайний срок, задание или встречу, которые добавляются в ваше расписание. Каждое утро находите минутку, чтобы пересмотреть свою повестку дня на день, чтобы знать, что впереди.
Избегайте двойных обязательств. Составьте свой график, избегая чрезмерных вопросов и не браться за слишком много проектов или мероприятий одновременно. Проверьте свой календарь, прежде чем соглашаться на что-либо, чтобы убедиться, что у вас есть время. Это позволяет организовать ваше время, не теряя при этом регулярного расписания.
Избегайте отвлекающих факторов. Управляйте своим временем продуктивно, удаляя элементы, которые могут отвлекать вас или заставлять вас сбиваться с пути или отставать от графика. Держите телевизор и игры подальше от того места, где вы учитесь или занимаетесь оформлением документов, чтобы сосредоточиться на задачах, которые необходимо выполнить в первую очередь, и отложить забавные вещи на потом.
Организуйте свои задачи по важности. Управляйте своим временем с умом, выполняя в первую очередь самые важные или ограниченные по времени задачи. Отметьте их в своем планировании специальным цветным маркером или небольшой наклейкой. Сначала запланируйте первоочередные задачи и дайте себе достаточно времени для их выполнения, а затем работайте над менее чувствительными ко времени вещами вокруг наиболее важных выявленных задач.
- Будьте готовы время от времени менять свои приоритеты. Вещи могут появиться в последнюю минуту и потребовать вашего немедленного внимания. Время от времени вам придется прекратить то, что вы делаете, и сосредоточить свою энергию и время на этих неожиданных задачах. Просто убедитесь, что это не случается слишком часто.
- Если вы обнаружите, что постоянно меняете приоритеты в течение дня, значит, что-то не так. Хотя можно ожидать незначительных изменений в вашем расписании, постоянные корректировки, вероятно, будут означать, что вы не расставляете свои приоритеты в порядке.
Быть реалистичным. Дайте себе реальное количество времени на выполнение каждой задачи. Если вы думаете, что что-то займет от получаса до часа, выделите себе целый час. Реалистично оценивайте, сколько времени потребуется, чтобы избежать перегрузки или отставания от графика.
- Всегда безопаснее перестраховаться и уделять себе больше времени, чем вам нужно. Если вы закончите свою задачу раньше, вы можете приступить к следующей задаче, что в конечном итоге не должно повлиять на вашу продуктивность.
Спланируйте свои основные потребности. Не забывайте выделять время для повседневных дел, таких как прием пищи и принятие душа. Это может показаться очевидным, но важно выделить время для этих вещей в дополнение к другим запланированным задачам, чтобы убедиться, что вы их не пропускаете и эти вещи не отстают от графика.
Используйте систему напоминаний. Используйте простые напоминания в дополнение к ежедневнику, чтобы помнить о важных задачах или сроках. Используйте стикеры, голосовые или текстовые оповещения на мобильном телефоне, чтобы напоминать вам о том, что вам нужно сделать в данный момент или если у вас что-то запланировано. Такая система резервного копирования поможет вам не забыть о вещах.
- Избегайте зависимости от других людей, когда они о чем-то думают. Вероятно, они такие же забывчивые, как и вы.
- Если что-то чрезвычайно важно, установите для себя несколько напоминаний. Вы можете пропустить одну наклейку или телефонный будильник, но не несколько.
Попросить помощи. Попросите кого-нибудь о помощи и при необходимости делегируйте более мелкие задачи. Ваш общий график улучшится, если вы сможете проглотить свою гордость и попросить кого-нибудь помочь вам с небольшими делами по дому или приготовить ужин в загруженный будний вечер.
- Обязательно делегируйте обязанности квалифицированным людям. Недостаточно попросить кого-то выполнить конкретную задачу. Вы хотите, чтобы они хорошо справлялись с этой работой.
- Не делайте привычки оставлять работу другим. Это не отражает навыков тайм-менеджмента. Скорее, это выглядит так, как будто вы просто ленивы и немотивированы.
Оцените свою продуктивность. Время от времени необходимо смотреть на свою работу со стороны и анализировать, чего вы достигли, насколько хорошо вы справились и сколько времени это заняло. Осведомленность об этих аспектах вашей работы и жизни может помочь вам внести изменения в свой график и повседневный распорядок своей работы, что приведет к удивительно эффективным результатам.
Награди себя. Слишком тяжелая или слишком долгая работа может привести к выгоранию, из-за чего вам будет сложно сосредоточиться даже на самых простых задачах. Так что выделите несколько минут, чтобы отпраздновать то, чего вы достигли, и вознаградить себя тем, что вам действительно нравится.
- Убедитесь, что ваш перерыв посвящен развлечениям. Выключите рабочий телефон и не отвечайте на электронные письма. Если вы совмещаете работу с досугом, вы не вознаградите себя и не сможете избежать выгорания.
- Если вы работаете с понедельника по пятницу, не отпускайте выходные. Если вы работали над одним проектом три месяца, возьмите короткий отпуск, когда закончите.