Содержание

• Шагать
• Часть 1 из 3: Настройка СОП
• Часть 2 из 3: написание СОП
• Часть 3 из 3: Обеспечение успеха и точности
• Советы

Стандартная операционная процедура (СОП) содержит информацию о том, как выполнить задачу шаг за шагом. Существующую СОП нужно только изменить и обновить, но вы также можете оказаться в ситуации, когда вам придется настроить ее полностью.

Шагать

Часть 1 из 3: Настройка СОП

1. Выберите формат. Не существует правильного и неправильного способа написать СОП. Но у вашей компании, вероятно, уже есть ряд СОП, на которые вы можете взглянуть, чтобы получить представление о желаемой настройке. Используйте существующие СОП - если таковые имеются - в качестве примера. Если их нет, у вас есть несколько вариантов:
   • Установка с помощью простых шагов. Это хорошо для рутинных процедур, которые короткие, дают мало возможных результатов и достаточно конкретны. Фактически, помимо необходимой документации и мер безопасности, это не более чем список пунктов, в которых читателю простыми предложениями рассказывается, что ему делать.
   • Настройка с иерархическими шагами. Это хорошо работает для более длительных процедур - более десяти шагов, требующих принятия, уточнения решений и объяснения терминологии. Обычно это список основных шагов и их подэтапов в определенном порядке.
   • Установка с блок-схемами. Если процедура больше похожа на карту, с множеством различных возможных результатов, блок-схема - лучшее решение. Вам следует выбрать эту установку, когда результаты не могут быть предсказаны должным образом.
2. Подумайте о своей аудитории. Перед написанием СОП необходимо учесть три важных момента:
   • Что ваша аудитория уже знает? Знакома ли ваша общественность с организацией и ее процедурами? Они знают терминологию? Язык, который вы используете, должен соответствовать знаниям и вкладу читателя.
   • Языковые способности вашей аудитории. Возможно ли, что есть люди, которые не говорят на вашем языке, если они читают вашу СОП ""? В таком случае рекомендуется включать изображения с подписями и диаграммами.
   • Размер вашей аудитории. Если ваша СОП читается одновременно многими людьми (в разных ролях), вы должны настроить документ как диалог в пьесе: пользователь 1 что-то делает, затем пользователь 2 и так далее. Таким образом, каждый пользователь может увидеть, насколько он или она является винтиком в безупречно работающей машине.
3. Подумайте о «своих» знаниях. Суть в следующем: вы тот человек, который это записывает? Вы понимаете, о чем идет речь? Как все могло пойти не так? Как это должно быть безопасно? В противном случае вам лучше передать работу кому-нибудь другому. Плохо написанная - или, что еще хуже, неправильно написанная - СОП не только ведет к снижению производительности и организационным сбоям, но также может быть небезопасной и повлиять на все, от вашей команды до окружающей среды. Короче говоря, это не тот риск, на который вы хотите пойти.
   • Если вы чувствуете себя обязанным завершить этот проект, не бойтесь обращаться за помощью к тем, кто занимается этой процедурой каждый день. Проведение собеседований - обычная часть процесса создания СОП.
4. Выбирайте между коротким или длинным СОП. Если вы пишете или обновляете СОП для группы людей, знакомых с протоколом, терминологией и т. Д. И просто желающих получить короткую и лаконичную СОП, например, контрольный список, вы можете сделать ее краткой.
   • Помимо общей цели и другой важной информации (дата, автор, идентификационный номер и т. Д.), Он содержит только список шагов. Если никаких дополнительных подробностей или пояснений не требуется, этого достаточно.
5. Помните о цели СОП. Ясно, что вы имеете дело с процедурой, которая повторяется в вашей организации снова и снова. Но есть ли какая-то конкретная причина, по которой эта СОП так ценна? Следует ли в нем сделать упор на безопасность? Меры по соблюдению? Используется ли он для тренировок или ежедневно? Вот несколько причин, по которым ваша СОП необходима для успеха вашей команды:
   • Для обеспечения соблюдения стандартов соответствия
   • Чтобы максимизировать производственные требования
   • чтобы процедура не оказывала негативного воздействия на окружающую среду
   • Для обеспечения безопасности
   • Чтобы убедиться, что все идет по расписанию
   • Во избежание производственных дефектов
   • Для использования в качестве учебного документа
     • Знание того, что следует подчеркнуть в вашей СОП, упростит структурирование документа вокруг этих моментов. Также легче понять, насколько важна ваша СОП.

Часть 2 из 3: написание СОП

1. Опишите необходимый материал. Технические СОП, как правило, «помимо» самой процедуры, состоят из четырех элементов:
   • Титульная страница. Это включает 1) название процедуры, 2) идентификационный номер СОП, 3) дату выпуска или изменения, 4) название компании, подразделения или отдела, к которому относится СОП, и 5) подписи. тех, кто подготовил и утвердил СОП. Вы можете настроить эту страницу как хотите, если эта информация ясна.
   • Индекс. Это необходимо только в том случае, если ваша СОП длинная, чтобы вы могли легко ее найти. Здесь вам понадобится простая стандартная установка.
   • Качество и контроль качества. Процедура бесполезна, если ее нельзя проверить. Убедитесь, что у вас есть необходимые материалы и подробности, чтобы читатель мог убедиться, что желаемый результат был достигнут. Это может быть в форме других документов, таких как, например, оценочные примеры.
   • Справка. Убедитесь, что у вас есть список всех цитируемых или цитируемых справочников. Обращаясь к другим СОП, убедитесь, что необходимая информация включена в приложение.
     • Возможно, ваша организация использует другие протоколы, кроме этих. Если вы можете сослаться на уже существующие СОП, отпустите эту структуру и придерживайтесь того, что уже есть.
2. В самой процедуре обязательно придерживайтесь следующего:
   • Сфера применения и применимость. Другими словами, опишите цель процесса, его границы, а также то, как он будет использоваться. Добавьте стандарты, правила, роли и обязанности, а также ввод и вывод.
   • Методология и процедуры. Это плоть на костях - перечислите все шаги, включая необходимые детали и включая все необходимое оборудование. Включите последующие процедуры и факторы принятия решения.Определите моменты «что ... если» и любые потенциальные нарушения или проблемы безопасности.
   • Уточнение терминологии. Определите сокращения и фразы, которые не являются общепринятыми.
   • Предупреждения о здоровье и безопасности. Перечислите их в отдельной главе, а также перечислите рядом с шагами, к которым они относятся. Не преувеличивайте эти вещи.
   • Оборудование и расходные материалы. Составьте список того, что необходимо и какое оборудование или стандарты оборудования вы можете найти, когда и где.
   • Предупреждения и проблемы. Итак, проблемный отдел. Обсудите все, что может пойти не так, на что обратить внимание и что может стать проблемой для конечного идеального продукта.
     • Выделите каждой теме отдельную главу (обычно пронумерованную), чтобы ваша СОП не стала слишком лингвистической и запутанной, а также чтобы все было доступно.
     • Это не исчерпывающий список; это лишь верхушка процедурного айсберга. Ваша организация может указать, какие другие аспекты требуют внимания.
3. Ваши тексты должны быть краткими и удобными для чтения. Скорее всего, ваша аудитория читает их не для удовольствия. Делайте его кратким и понятным - иначе вы потеряете внимание или им будет трудно разобраться в документе и понять его. Делайте предложения как можно короче.
   • Вот один Плохо пример: Обязательно удалите всю пыль с воздухозаборников перед их использованием.
   • Вот один хорошо пример ": Перед использованием удалите всю пыль из воздухозаборников.
   • В общем, не говори о «себе». Это говорит само за себя. Говорите активно и начинайте предложения с повелительного наклонения.
4. При необходимости опросите вовлеченных в процесс сотрудников о том, как они выполняют работу. Меньше всего вам нужно писать бессмысленную СОП. Вы ставите под угрозу безопасность, эффективность и время своей команды, и вы не принимаете во внимание уже используемые процедуры - за что ваши коллеги не будут вам благодарны. При необходимости задавайте вопросы! Это нужно делать правильно!
   • Если что-то неясно, попросите разных людей распределить все роли и обязанности. Один член команды может не придерживаться СОП, а другой может участвовать только в некоторых действиях.
5. Разбивайте большие куски текста на части с помощью диаграмм и блок-схем. Если вы имеете дело с одним или двумя особенно сложными шагами, вы можете упростить задачу своим читателям с помощью диаграммы или диаграммы. Его становится легче читать, и это дает уму отдохнуть от всех усилий, чтобы все понять. И вам это кажется более полным и хорошо написанным.
   • Не используйте их только для того, чтобы оживить или сделать вашу СОП более впечатляющей; делайте это только в том случае, если это имеет смысл или если вы пытаетесь преодолеть языковой барьер.
6. Убедитесь, что каждая страница имеет правильную кодировку. Ваша СОП, несомненно, является одной из многих СОП. По этой причине ваша организация должна вести своего рода базу данных, в которой все хранится на основе определенной системы индексации. Ваша СОП является частью этой индексации, и поэтому для ее извлечения требуется некоторая форма кодирования. Вот почему это должно быть четко указано.
   • Каждая страница должна иметь короткий заголовок или идентификационный номер, дату и номер страницы. Вам могут понадобиться сноски; это зависит от политики вашей организации в этом вопросе.

Часть 3 из 3: Обеспечение успеха и точности

1. Протестируйте процедуру. Если вы не хотите тестировать свою процедуру, вы, вероятно, недостаточно хорошо ее написали. Попросите кого-нибудь с «ограниченным пониманием» процесса (или кого-нибудь из числа обычных читателей) использовать вашу СОП и руководствоваться ею. С какими проблемами они сталкиваются? Если они есть, вам необходимо их устранить и внести необходимые коррективы.
   • Лучше всего, чтобы ваша СОП была протестирована несколькими людьми. Разные люди будут сталкиваться с разными вещами, которые дадут вам много (надеюсь, полезных) ответов.
   • Убедитесь, что процедура проверена кем-то, кто никогда ее не делал. Кто-то с предвидением будет полагаться на это, чтобы продвинуться вперед, а не в первую очередь на вашу работу, чтобы она не попала в цель.
2. Дайте оценку СОП тем, кто действительно выполняет процедуру. В конце концов, это не имеет значения серьезно что ваше начальство думает о СОП. Это о тех, кто там фактически должны сотрудничать. Поэтому, прежде чем отправлять его начальству наверху, покажите плод своего пера тем, кто будет делать или уже выполняет эту работу. Найти то, что она этого?
   • Привлекая их и делая их частью процесса, они с большей вероятностью примут эту СОП. И у них, несомненно, есть отличные идеи!
3. Проверьте вашу СОП вашими консультантами и отделом контроля качества. Когда с командой все в порядке, вы можете отправить ее своим консультантам. Они могут меньше сказать о самой работе, но они сообщат вам, в порядке ли установка, если вы что-то забыли, и дадут вам знать, как сделать все официальным и частью системы.
   • Используйте официальные системы маршрутизации для получения одобрения документов, чтобы вы могли быть уверены, что процесс одобрения подписан должным образом. Это отличается от организации к организации. Вы просто хотите убедиться, что все высказали свое мнение и что все правила соблюдены.
   • Под ним должны быть подписи. У большинства компаний больше нет проблем с электронными подписями.
4. Начните использовать вашу СОП, как только она будет одобрена. Возможно, вам сначала потребуется организовать обучение для задействованных сотрудников, но это также может означать, что ваша газета висит в унитазе. Как бы то ни было, убедитесь, что ваша работа используется! Ты сделал это. Время немного признания!
   • Убедитесь, что ваша СОП обновлена. Если это больше не так, немедленно организуйте обновление, убедитесь, что обновления утверждены и задокументированы, и снова отправьте СОП. От этого зависят безопасность, продуктивность и успех вашей команды.

Советы

• Просто используйте голландский, чтобы объяснить шаги.
• Не забудьте по возможности привлечь заинтересованные стороны, чтобы письменный процесс соответствовал фактическому процессу.
• Проверьте, существует ли более старая версия СОП. Может быть, вы сможете ограничиться несколькими быстрыми настройками. Убедитесь, что вы их правильно задокументировали!
• Создавайте историю документов с каждой новой версией.
• Используйте блок-схемы и изображения, чтобы читатель мог правильно следить за процессом.
• Обратите внимание на ясность. Убедитесь, что множественное толкование невозможно. Покажите процедуру кому-нибудь, кто с ней не знаком, и спросите, что они думают: вы все равно можете столкнуться с сюрпризами.
• Попросите ваш документ проверить, прежде чем вы его утвердите.