Содержание

• Шагать
• Часть 1 из 3: Подготовка отчета об эффективности
• Часть 2 из 3. Создание значимого контента
• Часть 3 из 3: Использование эффективного языка
• Советы

Вам нужно написать отчет о производительности? Многие должности требуют этого, и часто это самооценка, в которой вас просят отчитаться о том, что вы делали в течение года. Возможно, вас попросили вместо этого написать отчет о встрече. Знания о том, как правильно написать такой отчет, могут иметь большое значение, воспринимается ли вас как успешный или нет.

Шагать

Часть 1 из 3: Подготовка отчета об эффективности

1. Начните с краткого абзаца. Подведите итоги обзора в верхней части оценки. Сообщите читателям об общей производительности.
   • Возможно, вы пишете отчет о производительности для некоммерческой организации. Вы можете суммировать успехи, такие как организация успешных мероприятий для заинтересованных сторон, получение признания в отрасли и расширение клиентской базы.
   • Вам не нужно загромождать резюме деталями. Здесь вы суммируете наиболее важные моменты. Вы предоставляете обзор. Старайтесь не делать отчет слишком длинным. Две страницы - хорошее практическое правило, если только у работодателя нет особого желания. Спросите у своего работодателя, есть ли рекомендуемый формат.
2. Предоставьте подробные сведения, подтверждающие каждый пункт резюме. Теперь вам нужно обосновать основные моменты в кратком изложении в начале, а подробности - позже в отчете.
   • Используйте текстовый контур. Организуйте разные области в отдельные абзацы и используйте подзаголовки под каждым заголовком. Например, один из ваших абзацев может называться «Организованные мероприятия».
   • Под таким заголовком вы можете опубликовать (с маркировкой или буквами) краткое описание каждого события, его цели и того, как оно помогло миссии группы. Будьте конкретны здесь.
3. Используйте профессиональный формат. Не собирайте отчет. Вы хотите, чтобы отчет выглядел хорошо организованным, профессиональным шрифтом и на красивой бумаге.
   • Создайте заголовок и разместите его по центру вверху страницы. Используйте полужирные подзаголовки для систематизации информации.
   • Вверху отчета укажите основную информацию. Представьте даты, на которые проводилась оценка, а также имя и должность человека, который ее создал.
4. Ведите журнал за весь рассматриваемый период. Будет намного проще, если вы будете отслеживать прогресс по мере его появления.
   • Заведите дневник или папку, в которой вы будете отслеживать свои результаты во время оценочного периода. Это значительно упростит вам жизнь, когда придет время писать отчет.
   • Невыполнение этого требования может привести к тому, что вы забудете важные достижения, которые произошли в начале периода.

Часть 2 из 3. Создание значимого контента

1. Напомните людям о ваших целях и ожиданиях. Вам нужно напомнить людям, какими были цели в начале периода оценки. Какие были цели? Каковы ожидания от задачи? Если вы не знаете, попросите своего работодателя предоставить его.
   • Затем объясните, как они были достигнуты, указав реальные цифры. Дело в том, чтобы сравнить ваши действия или результаты с исходными проектами.
   • Например: если вы собрали больше денег, чем ожидалось, это положительно скажется на инвесторах или начальстве. Однако, если вы не предоставите эталонный тест, будет труднее оценить, был ли он успешным и в какой степени.
2. Предоставьте кадры. Включите несколько графиков или диаграмм, если вы думаете, что они помогают читателю оценить данные, которые вы представляете.
   • Помните, что некоторые читатели будут просматривать отчет только потому, что они, вероятно, будут заняты. Поэтому наглядные пособия могут передать вашу точку зрения немного более эффективно.
   • Однако не забрасывайте читателя слишком большим количеством графиков. Выберите один или два графика, подчеркивающих основные моменты.
3. Сосредоточьтесь на АВТОМОБИЛЕ. Этот метод поможет вам задокументировать свою работу. Это означает вызов, действие и результат. Это поможет вам организовать свое выступление.
   • Ознакомьтесь с проблемой задания. Затем опишите действия, которые вы предприняли для решения проблемы, а затем задокументируйте свои результаты. Например, вы работаете менеджером в ресторане. Вы можете написать: Проблема - Очереди стали слишком длинными во время обеда, что увеличило количество жалоб клиентов на 10 процентов. Действие - Официантка прибыла на час раньше, чтобы увеличить количество сотрудников в часы пик. Результат - Количество жалоб клиентов на длительное время ожидания уменьшилось до двух, то есть на 80 процентов.
   • Главное здесь быть конкретным. Общие достижения вроде «Я командный игрок» не имеют особого смысла, потому что любой может говорить такие вещи. Главное - связать результаты с основными проблемами и продемонстрировать успех с помощью данных и спецификаций.
4. Укажите вашу методику. Если ваша программа предусматривает сбор данных в той или иной форме, рекомендуется кратко объяснить методологию, которую вы использовали.
   • Сообщите читателям причину выбранного метода исследования. Объясните преимущества и результаты опроса. Почему это был надежный метод? Например, используйте сценарий ресторана, чтобы объяснить, почему имеет смысл использовать жалобы в качестве методологии.
   • Объясните, что означают данные исследования и чего вы пытались достичь с помощью исследования.
5. Сосредоточьтесь на себе представление. Чтобы уточнить достижения, которые вы хотите представить, подумайте о том, чем вы больше всего гордитесь в этот период. Может быть, это было твоим успокаивающим действием на обеспокоенных посетителей. Может быть, тренировал других. Не рассказывайте читателям слишком много деталей.
   • Другой метод, который вы можете использовать для этого, - метод STAR. Этот метод состоит из краткого описания ситуации и задачи, действий, которые вы предприняли для их достижения, и достигнутых результатов. Как и в случае с методом CAR, цель здесь - связать проблемы с результатами и объяснить, как вы их добились.
   • Сосредоточьтесь на таких вещах, как сложность, уникальность, первый раз, высокая видимость, соблюдение сроков, инновации, а также масштаб и влияние вашей работы.
   • Примером этого может служить объяснение того, что когда вы начинали как руководитель филиала, годовая текучесть кадров составляла 35 процентов. Вы провели опрос об удовлетворенности сотрудников, организовали наставничество сотрудников и начали еженедельное собрание персонала. В результате текучесть кадров упала до 15 процентов. Как показывает этот пример, производительность не должна быть слишком дословной, если она предоставляет правильные ссылки.
6. Объясни себе цену. Не просто говорите, каковы ваши результаты, но также объясняйте, почему эти достижения имеют ценность для организации.
   • Например, предположим, вы начали проводить собрания персонала. А потом? Какую ценность это создало для организации? Подумайте об этом внимательно. Если нет конкретной ценности, возможно, вам придется сделать акцент на другом.
   • Если собрания персонала помогли поднять моральный дух сотрудников, о чем свидетельствует сокращение числа больничных (что сэкономило работодателю деньги), значит, вы продемонстрировали свою ценность.
7. Вычитайте отчет перед его отправкой. Вы лишаетесь цели отчета о завершении, если сдаете что-то несвязное и непрофессиональное.
   • Проверьте отчет на предмет грамматических, пунктуационных и орфографических ошибок. Оставьте отчет на ночь и прочтите его еще раз на следующее утро. Не пишите отчет в последний момент.
   • Распечатайте бумажную копию и проверьте ее на наличие ошибок во время корректуры. Иногда глаза человека так пристают к экрану компьютера, что очевидные ошибки больше не замечаются.

Часть 3 из 3: Использование эффективного языка

1. Положительно заявляйте о негативных вещах. Если есть что-то, чего вы не оправдали, лучше не избегать. Не делайте это в центре внимания отчета, а сосредоточьтесь на нем.
   • Положительно относитесь к тем областям, где у вас не так хорошо получается. Например, сосредоточьтесь на конкретных шагах, которые вы предпринимаете для решения проблемы, а не на обвинении или извинениях.
   • Не обвиняйте других в отчете о производительности. Сосредоточьтесь на том, что вы сделали. Оставайся позитивным. Сосредоточьтесь на том, что вы или ваша группа сделали хорошо. Определите области, на которых вы можете выделить.
2. Используйте цифры и статистику. Если вы можете быть очень конкретными, ваши ответы будут казаться более правдоподобными. По возможности подкрепите то, что вы говорите, чем-нибудь измеримым.
   • Общие превосходные степени, такие как «отлично» или «надежный», не имеют особого смысла. Сказать кому-то, что у вас был «отличный год», может сказать любой.
   • Запомните эту фразу: не говорите, а покажите. Вместо того, чтобы говорить людям, что у вас был отличный год, покажите им свои достижения в деталях и данных. Вместо того, чтобы говорить, что вы хороши в отношениях с клиентами, процитируйте результаты опросов об удовлетворенности клиентов, полученные вами письма и уменьшение количества жалоб клиентов.
   • Цифры использования. Сказать, что вы управляли большим количеством сотрудников, не имеет большого значения, если неясно, насколько большим было это количество. Используйте числа, чтобы выразить размер бюджета и обозначить размер задач.
3. Всегда говорю правду. Не преувеличивайте. Не лги. Если вас поймают на лжи, у вас могут быть большие проблемы.
   • Другая проблема, связанная с ложью, даже из-за очевидного упущения, заключается в том, что вы в конечном итоге потеряете уверенность и не сможете улучшить себя.
   • Скорее покажите честную оценку оценочного периода с указанием как слабых, так и положительных моментов. Устраните слабые места. Просто найдите позитивный способ сделать это.
4. Дайте другим признание, которого они заслуживают. Многие курсы делового и технического письма рекомендуют не использовать местоимение «я». В некоторых случаях это можно сделать в отчете о производительности.
   • Например, вы можете сказать: «Я нанял 100 человек». Однако не забывайте других людей, которые внесли свой вклад в успех. Проконсультируйтесь с командой (если применимо).
   • Вы получите дополнительные баллы, если не покажетесь высокомерным. Измените структуру предложения, чтобы каждое предложение не начиналось со слова «Я».

Советы

• Никогда не делайте гневных пометок в отчете о производительности. Почти всегда стоит оставаться позитивным.
• Используйте профессиональный формальный язык.