Уменьшить электронную почту

Содержание

Шагать
Часть 1 из 4: изменение вашего подхода
Часть 2 из 4. Сокращение массовых рассылок
Часть 3 из 4. Установите собственные фильтры
Часть 4 из 4: изменение привычек
Советы
Предупреждения

Если вы полагаетесь на электронную почту как на основную форму общения, у вас могут быть сотни непрочитанных сообщений в вашем почтовом ящике. Пробираться через это болото в попытках выяснить, какие электронные письма стоит прочитать, может быть очень неприятно. Чтобы не сталкиваться с огромным количеством писем каждый день, постарайтесь уменьшить количество получаемых писем. Поэтому важно ограничить количество писем, которые вы получаете, теми, которые вас интересуют.

Шагать

Часть 1 из 4: изменение вашего подхода

Научите свою почтовую программу распознавать спам. Отметьте сообщения, которые вы считаете спамом, чтобы они автоматически переставали попадать в ваш почтовый ящик в будущем. При получении спама выберите сообщение и отметьте его как спам. Это пометит отправителя как спамера, и все последующие сообщения попадут в папку для спама.
- Большинство клиентов веб-почты (например, Gmail и Hotmail) уже имеют встроенный спам-фильтр, который автоматически перемещает спам из вашего почтового ящика в папку для спама. Спам-фильтры могут распознавать спам по тексту и большому количеству получателей.
- Спам-сообщения - это случайные электронные письма, рассылаемые массово, часто в маркетинговых целях или для мошенничества.
- Поскольку спам-сообщения могут содержать вирусы, рекомендуется не открывать сообщение, чтобы пометить его как спам. Лучше просто удалить почту, чем получить вирус, потому что вы хотите пометить сообщение как спам как спам.
Попробуйте другой почтовый сервис. Другие почтовые клиенты могут иногда иметь более мощные фильтры спама и другие функции. Если вас не впечатляет ваш почтовый сервис, попробуйте другой.
- Gmail обычно считается одним из наиболее эффективных способов фильтрации спама, и в нем есть множество инструментов, которые помогут вам управлять своей электронной почтой.
- Если ваш адрес электронной почты требует, чтобы вы использовали определенный клиент, но вы все равно хотите попробовать другой, пересылайте свое электронное письмо, чтобы вы могли получать электронные письма на другой адрес через другого клиента.
Избегайте веб-сайтов и сервисов, которые запрашивают адрес электронной почты. Пересылайте электронную почту только на те сайты, которым вы доверяете и которые хорошо известны. Никогда не сообщайте свой адрес электронной почты, если это действительно не важно. Адрес электронной почты - это одна из ваших личных форм связи, например номер мобильного или стационарного телефона. Ответственность при регистрации на веб-сайтах часто помогает сократить количество писем.
- Хотя веб-сайт, на котором вы оставляете адрес электронной почты, может не отправлять вам электронные письма, может случиться так, что они продадут его другой компании, которая затем отправит вам спам.
- Компании, в которых вы оставляете свой адрес электронной почты за пределами Интернета, тоже могут это сделать. Будьте особенно осторожны с известными организациями, такими как турагенты и лотереи. Поскольку они точно знают, что вы ищете, они быстро перепродадут ваши данные соответствующим компаниям или службам.
Не размещайте свой адрес электронной почты на веб-сайтах. Иногда у вас может возникнуть соблазн разместить свой адрес электронной почты на веб-сайте. Это может быть ваш собственный веб-сайт или ответ на другой веб-сайт (например, новостные сайты или блоги). Еще одна распространенная ошибка - размещение вашего адреса электронной почты на форумах. Есть тролли, которые ищут в Интернете адреса электронной почты, а затем продают эти адреса компаниям, рассылающим спам. Приняв несколько мер, вы можете убедиться, что этого не произойдет.
- Часто используемое решение - полностью отказаться от подписки на электронную почту, а не использовать ее как адрес электронной почты. Так, например, «[email protected]» станет «jackjohn at email dot com».
- Если вы хотите разместить свой адрес электронной почты на своем собственном веб-сайте, создайте ссылку, которая будет автоматически генерировать для вас электронное письмо, вместо того, чтобы указывать адрес электронной почты. Это называется ссылкой "mailto:".

Часть 2 из 4. Сокращение массовых рассылок

Отписаться от рассылки новостей. Помимо спама, информационные бюллетени являются одним из основных факторов, способствующих большому притоку электронной почты. Когда вы создаете учетные записи на различных сайтах (например, в газетах и интернет-магазинах, где вы когда-либо что-то покупали), где от вас требуется указать адрес электронной почты, эти сайты автоматически подписывают вас на их информационные бюллетени.
- Чтобы перестать получать информационные бюллетени, все, что вам нужно сделать, это открыть и прокрутить сообщение вниз. Обязательно размещать ссылку внизу информационного бюллетеня, чтобы получатель мог отказаться от подписки на информационный бюллетень. Щелкните ссылку для отказа от подписки или отказа от подписки, и ваш адрес электронной почты будет удален из списка рассылки, поэтому вы больше не будете получать информационные бюллетени с этого веб-сайта.
- Ваш спам-фильтр не будет отфильтровывать эти сообщения, потому что они приходят с законных веб-сайтов.
Измените настройки социальных сетей. Учетные записи социальных сетей, такие как Facebook и Twitter, часто настраиваются для отправки вам электронных писем каждый раз, когда вы получаете сообщение, упоминание, лайк, избранное или комментарий. Если вы устали тратить свое время на проверку своего мобильного телефона каждый раз, когда он указывает на получение лайка, измените настройки своей учетной записи, чтобы получать уведомления только тогда, когда происходит что-то важное, или чтобы вы не получали уведомления о событиях вообще.
- Вместо того, чтобы получать эти постоянные уведомления, лучше вручную проверять свою учетную запись на наличие активности в конце дня. Это лучше, чем копаться в море писем.
Настройте отдельный адрес электронной почты для спама. Другой вариант, если вы используете много сайтов, где вам нужно указать адрес электронной почты или вы хотите получать стандартные массовые сообщения, - это запросить отдельный адрес электронной почты для получения этих конкретных сообщений. Передайте его веб-сайтам и компаниям и используйте свой личный или рабочий адрес электронной почты, для которого он предназначен.
- Вы также можете изменить это и запросить новый адрес электронной почты для личного и коммерческого использования.

Часть 3 из 4. Установите собственные фильтры

Создайте свой собственный фильтр. Большинство клиентов веб-почты имеют возможность фильтрации сообщений. Фильтры сообщений работают так же, как фильтры спама, за исключением того, что первые устанавливаются пользователем вручную. Вы можете создать фильтр для определенных адресов электронной почты таким образом, чтобы каждый раз, когда вы получали сообщение от этой учетной записи, оно автоматически попадало в корзину.
- Чтобы создать фильтры, перейдите в настройки своей учетной записи и выберите опцию «Фильтр». Теперь вы можете указать адрес электронной почты, который следует отфильтровать и куда его следует перенаправить (например, в корзину или определенную папку в вашей учетной записи).
Фильтр по отправителю. Если вы постоянно получаете нежелательные электронные письма с определенных адресов электронной почты (например, эти раздражающие ежедневные шутки, которые вы слышите от веселого коллеги или одноклассника), подумайте о том, чтобы отфильтровать их из своего почтового ящика. В этом случае вы, вероятно, захотите выполнить фильтрацию по адресу электронной почты отправителя, а не по веб-сайту. Затем вы можете убедиться, что сообщения с этих адресов электронной почты попадают в отдельную папку или перемещаются в спам.
Фильтр по теме. Если спаму удается пройти через сетку стандартных фильтров, вы можете настроить собственные фильтры, проверяя распространенные спам-фразы. Здесь вы фильтруете содержание строки темы сообщения электронной почты.
- Примеры могут включать следующие слова «Сиалис», «Виагра» или «пенис».
- Убедитесь, что вы не используете слова, которые иногда являются правильными, а иногда - неправильными. Возможно, вы устали от электронных писем с предложениями, но использование слова «предложение» в качестве причины для отправки сообщения в корзину - не лучшая идея. Может случиться так, что вас заинтересует конкретное предложение.
Фильтр по содержанию. Другой вариант - настроить фильтры, которые проверяют содержимое электронного письма на наличие ключевых слов или выражений, а затем при необходимости перенаправляют это электронное письмо. Это полезно, если вы устали получать электронные письма на определенную тему, которая часто упоминается в новостях, или если вы знаете, что будет много сообщений о том, что происходит.
- Например, предположим, что вы управляете модной компанией и только что выпустили новую рубашку для популярного сериала «Боевой отряд радужного единорога». Вы можете настроить фильтр, чтобы сообщения об этой рубашке перенаправлялись в специальную папку, чтобы вы могли обрабатывать эти электронные письма, не теряя при этом другие важные электронные письма, которые вы получаете.

Часть 4 из 4: изменение привычек

Проверяйте свою электронную почту в определенное время. Слишком легко тратить много времени на проверку всей своей электронной почты в течение дня. Это распространенная проблема, особенно в офисной среде. Вот почему неплохо попытаться изменить свои привычки и тратить меньше времени на обработку электронной почты. Установите ограничения и дайте себе только 2 или 3 коротких момента в течение дня, позволяя себе проверить свою электронную почту.
- Например, проверяйте свою электронную почту в 9:00, 13:30 и 17:00 и не тратьте больше 10 минут за раз.
- Если вы являетесь владельцем бизнеса или менеджером, вы также можете навязать эти правила сотрудникам, чтобы повысить производительность.
Избегайте электронных писем из вежливости. Ответить на электронную почту в качестве любезности - плохая практика. Они относятся к этому как к разговору, но от этого все получают еще больше писем. Не чувствуйте себя обязанным отвечать на электронное письмо с чем-то вроде «Хорошего дня» или «Спасибо».
- Отвечайте только для того, чтобы указать, что вы получили сообщение, если это важно. Например, если кто-то прислал вам какие-то документы, вы должны ответить, только вернув завершенную или проверенную работу или отправив им электронное письмо, когда они могут этого ожидать.
Постарайтесь как можно больше общаться по другим каналам. Электронная почта полезна для быстрых коротких сообщений. Тип, при котором для завершения разговора требуется не более двух или трех обменов сообщениями. Если необходимо отправить еще много сообщений, удобнее справиться с этим по телефону или назначить встречу с этим человеком, чтобы вы сэкономили друг другу все электронные письма и много времени.
Ограничьте количество сообщений, которые вы можете отправлять в день. Если вы хотите помочь сократить время, которое вы тратите на электронную почту, и количество писем, которые должны читать другие, попробуйте установить ограничение на количество писем, которые вы можете отправлять в день. Это заставляет вас лучше задуматься о том, какие сообщения достаточно важны, а какие нет.
- Например, если вам вскоре придется отправить сообщение своему боссу, у вас меньше шансов сообщить всем, что ваша дочь начала новый бизнес.
- Если вы хотите отправить всем одно и то же сообщение, есть способы получше. Например, попробуйте наклеить стикер на коробку для завтрака в холодильнике.

Советы

Бывают случаи, когда вы все равно получаете информационные бюллетени даже после отказа от подписки. В этом случае войдите непосредственно на веб-сайт, с которого пришла информационная рассылка, и перейдите в настройки своей учетной записи, чтобы перестать получать электронные письма.
Поскольку большинство веб-почтовых клиентов являются бесплатными, на их серверах имеется лишь ограниченный объем места для хранения ваших писем. Вот почему имеет смысл поддерживать почтовый ящик в чистоте.