Содержание

• Шагать
• Часть 1 из 2: Составление повестки дня
• Создайте повестку дня с нуля
• Использование шаблона календаря
• Часть 2 из 2. Рекомендации по использованию календаря
• Советы

Порядочное собрание требует хорошо составленной повестки дня. Не позволяйте вашей встрече быть такой утомительной и эффективной, как кажется на первый взгляд. Придерживаясь подробной, но гибкой повестки дня, вы можете упростить и сфокусировать свое совещание, чтобы достичь всех своих целей в кратчайшие сроки. Если вы хотите написать свой собственный календарь, использовать шаблон или максимально использовать уже имеющийся у вас календарь, см. Шаг 1 ниже, чтобы начать работу!

Шагать

Часть 1 из 2: Составление повестки дня

Создайте повестку дня с нуля

1. Начните с присвоения вашему календарю названия. Почти каждый важный документ, от лучшей литературы до самых сухих электронных таблиц, нуждается в заголовке, и повестки дня встреч не являются исключением. Ваш заголовок должен рассказать читателю о двух вещах: во-первых, он или она читает повестку дня, а во-вторых, о теме собрания. Когда вы примете решение, поместите заголовок вверху пустого документа. Заголовок не должен быть цветочным или сложным - в бизнес-контексте обычно лучше всего подходят простые и прямые заголовки.
   • Не поддавайтесь желанию использовать отдельные или большие шрифты для вашего заголовка. В большинстве случаев вам нужно использовать простой, достойный шрифт, такой как Times New Roman или Calibri, и сделать заголовок того же размера, что и остальные буквы в документе (или немного больше). Помните, что цель вашего заголовка - информировать читателей о том, на что они смотрят, а не обязательно развлекать или отвлекать их.
2. Добавлять "Кто?’, ’правда?" а также "когда?"данные в заголовок. После заголовка повестки дня встреч обычно имеют заголовок, который может варьироваться в деталях в зависимости от того, насколько формально ваше рабочее место. Этот заголовок обычно представляет собой строку под заголовком. Обычно в шапке вы кратко перечисляете фактическую информацию о встрече, не имеющую отношения к обсуждаемой теме. Это сделано для того, чтобы люди, которые не присутствовали, знали, когда и где это произошло, и кто присутствовал. Ниже приведены несколько вещей, которые вы можете добавить; Независимо от выбранных вами данных убедитесь, что вы четко определяете каждую часть информации (здесь хорошо работает выделение текста метки жирным шрифтом):
   • Дата и время. Их можно сгруппировать вместе или в отдельные разделы.
   • Место расположения. Если у вашей компании несколько мест, вы можете записать адрес, но если это только одно место, вы можете назвать комнату, в которой вы проводите встречу (например, Конференц-зал № 3).
   • Участники. Названия должностей обычно необязательны, но не обязательны.
   • Присутствуют особые лица. Это могут быть специальные гости, докладчики или руководители конференции.
3. Напишите короткое заявление с целями. Встречи, не имеющие четко определенной цели, могут привести к потере драгоценного времени, поскольку участники решают, о чем говорить. Пропустите строку после заголовка и используйте полужирный или подчеркнутый текст, чтобы обозначить раздел целей с таким заголовком, как «Цель» или «Цель», за которым следует двоеточие или перевод строки. Затем вы описываете в нескольких кратких и резких предложениях вопросы, которые необходимо обсудить на встрече. Поставьте себе цель написать здесь 1-4 предложения.
   • Например, если мы хотим написать заявление о целях совещания по бюджету, мы можем использовать это: "Цель: Перечислите ключевые цели бюджета на 2014-2015 финансовый год и обсудите долгосрочные меры экономии. Кроме того, директор по исследованиям и разработкам Маркус Фельдман представит результаты недавнего опроса о конкуренции ».
   • Если вы когда-либо писали в научном контексте, воспринимайте формулировку целей как резюме встречи. Вы в основном говорите в общих чертах, что нужно обсудить на встрече, не вдаваясь в детали.
4. Напишите расписание основных моментов встречи. Расписание помогает бороться с тенденцией к тому, что деловые встречи затягиваются слишком долго. Пропустите строку после заявления о целях, дайте своему расписанию жирный или подчеркнутый заголовок и начните устанавливать время (в соответствии с ключевыми моментами обсуждения) в своем расписании. Чтобы его было легко читать, дайте каждому временному периоду отдельную строку.
   • Укажите каждый период времени с помощью либо запланированное время начала и окончания, или же количество времени, которое вы хотите, чтобы каждая часть занимала. Выберите ту или иную систему и будьте последовательны - смешивание вещей выглядит непрофессионально.
   • Другими словами, вы хотите отмечать каждый временной период либо временем начала и окончания для этой темы разговора, либо просто записывать, как долго вы хотите, чтобы он длился. Например, пример строки может быть "14:00 - 14:05: Введение и презентация » или же ’5 мин: Введение и присутствие ». Однако вам следует избегать переключения между двумя системами.
5. Выделите время в расписании для особых гостей. Если гости приходят на вашу встречу, чтобы обсудить важные темы, вы захотите выделить время на встрече для этих людей. Дайте каждому гостю свой временной интервал, даже если у них более одной темы для разговора. Таким образом, каждый может организовать свои собственные темы по своему желанию.
   • Чтобы избежать неприятных проблем с расписанием, свяжитесь с гостями заранее, чтобы узнать, сколько времени каждому из них потребуется на тему разговора.
6. Оставьте дополнительное время в конце встречи для любых других дел. В это время люди могут просить объяснений по поводу запутанных тем разговора, выражать собственное мнение, предлагать темы для будущих встреч и делать другие комментарии. Вы можете сделать этот опрос явным, включив его в качестве последнего пункта в свое расписание, или вы можете поднять его самостоятельно после последнего пункта встречи.
   • Если вы подошли к концу собрания и ни у кого нет дополнительных вопросов или комментариев, вы всегда можете завершить встречу раньше. Многие из ваших посетителей, вероятно, будут вам благодарны за это!
7. Вы также можете предоставить обзор тем для разговора. Обычно расписание составляет львиную долю повестки дня собрания - часть, на которую люди обращают внимание, чтобы направлять обсуждение. Однако, хотя прилагать дополнительные усилия не обязательно, предоставление дополнительного обзора ключевых моментов может быть очень полезным для отвлеченных посетителей. План напоминает участникам об изложении идей, представленных на встрече, и помогает тем, кому сложно уследить за каждой упомянутой темой. Ниже приведен пример резюме, которое вы, вероятно, захотите использовать:

   • I. Высокоприоритетные статьи бюджета

     • A. Путевые расходы сотрудников

       Б. Ставки дилеров

       • я. Хотите заключить лучшую сделку?

       C. Издержки лоббирования

     II. Меры по увеличению оборота

     • А. Соглашения об альтернативных услугах

       • я. Представьте варианты клиентам

         II. Получать отзывы

       B. Реинвестиции в мобильные технологии

     ...и так далее.

8. Проверьте календарь на наличие ошибок, прежде чем раздавать их. Поскольку некоторые участники могут во многом полагаться на повестку дня собрания, рекомендуется проверить ее на наличие ошибок, прежде чем раздавать. Это не просто услуга для присутствующих - это также положительно отражается на вашем внимании к деталям и вашей ценности для своей должности.
   • Более того, проверка того, что в вашем дневнике нет ошибок, может помочь вам время и спасу тебя лицо Если вы потратите время на объяснение повестки дня, полной ошибок, это может сбить с толку вашу встречу и поставить вас в неловкое положение, особенно когда присутствуют важные люди.

Использование шаблона календаря

1. Используйте шаблон, включенный в ваш текстовый редактор. Многие текстовые редакторы, такие как Microsoft Office, Pages для Mac и т. Д., Имеют стандартные шаблоны для всех видов личных и профессиональных документов, включая повестки дня встреч. С помощью этих шаблонов вы можете удивительно быстро и легко создать профессионально выглядящий документ. Обычно эти типы шаблонов организованы в логические разделы с эстетически приятным макетом - просто введите соответствующие данные в соответствующие поля, и все готово!
   • Хотя каждый текстовый процессор немного отличается, большинство из них с опцией шаблона позволит вам переходить к шаблонам из строки меню в верхней части окна программы.
   • Если ваш текстовый редактор может использовать шаблоны, но не имеет подходящих шаблонов повестки дня, вы можете загрузить их с веб-сайта разработчика программы. Например, шаблоны для Microsoft Word доступны на сайте office.microsoft.com, а шаблоны для Pages для Mac можно найти в магазине приложений Apple.
2. Вы также можете скачать шаблон из внешнего источника. Если ваш текстовый редактор не поставляется с шаблонами календаря по умолчанию и вы не можете получить их на официальном сайте, не волнуйтесь - в Интернете доступно множество бесплатных шаблонов. Простой поиск в предпочитаемой вами поисковой системе по запросу, скажем, «шаблон повестки дня встречи» даст вам десятки релевантных результатов. Однако, поскольку не все эти результаты получены из официальных, заслуживающих доверия источников, важно проводить различие при выборе шаблонов для использования. Ниже приведены несколько внешних сайтов, которые вы можете посетить:
   • Сохранить шаблоны Word - этот профессиональный сайт предлагает множество качественных шаблонов для Microsoft Word.
   • Шаблоны Word в Интернете - еще один отличный ресурс для шаблонов Word. Однако на этой странице предлагается лишь несколько вариантов.
   • iWorkCommunity - хороший шаблон календаря для Pages. Однако этот шаблон предназначен для более старых версий Pages (до 2009 г.).
   • В App Store также есть множество шаблонов для страниц. К сожалению, не все из них доступны бесплатно.
3. Заполните поля в вашем шаблоне. После того, как вы нашли подходящий шаблон в своем текстовом редакторе или загрузили тот, который вам нравится, все, что вам нужно сделать, это заполнить шаблон необходимой информацией. В большинстве шаблонов есть четко обозначенные области, в которых вы можете вводить имена, время, темы разговора, заголовки разделов и т. Д. Заполните все соответствующие поля, чтобы заполнить повестку дня, а затем проверьте свою работу на наличие ошибок. Какими бы полезными ни были шаблоны календаря, они не защищают вас от орфографических, грамматических и фактических ошибок.
   • Не оставляйте поля пустыми. Ничто не выглядит более дилетантским, чем, скажем, строчка в расписании, в которой написано только «Введите здесь». Если по какой-то причине в шаблоне есть части, которые вы не хотите заполнять, удалите их, а не оставляйте пустыми.
4. Внесите незначительные изменения, чтобы адаптировать календарь к вашим потребностям. Шаблоны повестки дня собрания могут быть очень полезными, но нет причин, по которым вы должны точно придерживаться стиля и макета календаря по умолчанию. Не стесняйтесь вносить изменения в содержимое и стиль шаблона по своему усмотрению, чтобы убедиться, что ваш календарь соответствует стандартам, которые ваша компания установила для вас и которые вы установили для собрания.
   • Например, если вы считаете, что определенный шаблон выглядит очень хорошо, но его заголовок настолько длинный, что отвлекает, не стесняйтесь удалять любые ненужные разделы заголовка по своему усмотрению, если вы делаете это таким образом, чтобы макет документа не испорчен, повестка дня выглядит некрасиво.

Часть 2 из 2. Рекомендации по использованию календаря

1. Сначала выберите самые важные темы. При планировании встреч обычно рекомендуется ставить самую важную тему в начале расписания. Этим вы добьетесь двух вещей. Во-первых, это позволяет каждому обсуждать эти важные темы, когда они находятся на грани напряжения и еще не устали в начале встречи. Во-вторых, в случае, если встреча заканчивается преждевременно или некоторые участники должны уйти до ее завершения, это гарантирует, что важные темы уже были обсуждены.
   • Встречи не всегда проходят по плану. Если небольшие, неважные темы отбрасываются в конце встречи, вы можете решить их самостоятельно или запланировать другую встречу позже. Однако, если вы не можете охватить основные темы разговора, ваша встреча не достигла части цели, что может расстраивать и смущать вас. Помещение наиболее важных тем в начало вашего расписания предотвращает по большей части Эта проблема.
2. Придерживайтесь календарного графика, но будьте гибкими. При планировании и проведении встречи одна из самых больших опасностей заключается в том, что она занимает больше времени, чем планировалось. У сотрудников обычно есть один неприязнь встречи, которые слишком продолжительны, и это правильно, поскольку они могут быть невероятно скучными и мешать людям вместо этого выполнять настоящую работу. Чтобы не отставать от графика, следите за часами, и, если у вас будет возможность, вежливо продолжите, сказав что-то вроде: «Нам действительно нужно перейти к следующей теме, если мы хотим уйти отсюда вовремя. "
   • Однако встречи часто проходят не по плану, поэтому вы должны быть готовы компенсировать это, если какая-либо часть вашей встречи займет больше времени, чем вам хотелось бы. Будьте гибкими, обсуждая как можно больше в то ограниченное время, которое у вас есть для встречи. Например, если часть вашего собрания просрочена, вы можете сократить обсуждение для других частей собрания или вообще опустить относительно неважные части собрания, чтобы убедиться, что оно закончится вовремя.
3. Начните составлять повестку дня задолго до встречи. Хотя календари не обязательно так важны, как другие типы деловых документов (например, отчеты, таблицы данных, слайды презентаций и т. Д.), Вы все равно хотите, чтобы ваш календарь выглядел профессионально и красиво, особенно если вы поделитесь им с коллегами во время встреча. Чтобы у вас было достаточно времени для подготовки качественного документа, начните вести дневник как можно раньше.
   • Раннее начало также дает вам возможность получить отзывы о повестке дня собрания. Совместное использование предварительной версии вашего календаря с коллегами или руководителями и запрос их отзывов может помочь вам исправить недостатки и добавить недостающие детали, которых раньше не было. Если вы дождетесь последней секунды, чтобы написать свой календарь, у вас может не быть времени попросить этот отзыв.
   • Несмотря на то, что вы можете написать повестку дня для обычных ежедневных встреч за день до встречи, на подготовку к важной встрече могут уйти недели.
4. Поделитесь повесткой дня с участниками собрания. Чтобы убедиться, что все приходят на встречу с полным знанием обсуждаемой темы, вам нужно заранее поделиться повесткой дня со всеми. В зависимости от корпоративной культуры, в которой вы работаете, это может означать распечатку нескольких копий и раздачу их лично или просто отправку календаря по электронной почте в качестве вложения. Как бы вы ни распространяли свой календарь, перед отправкой убедитесь, что он не содержит технических ошибок.
   • В зависимости от важности встречи вы, вероятно, захотите сообщить участникам повестку дня как минимум за час или два до встречи. Для больших и важных встреч может потребоваться отправить повестку дня за день или больше.
   • Поскольку люди часто бывают заняты или забывчивы, неплохо было бы принести на собрание несколько дополнительных копий повестки дня на случай, если кто-то забудет их.

Советы

• Если кто-то не может присутствовать на собрании, подумайте о создании раздела «Объявлено об отсутствии» в верхней части повестки дня или оставьте для этого место и просто объявите об этом во время собрания.
• Отличный ресурс для продуктивный Встреча проводится с использованием «DARV»: цели, повестка дня, роли и обязанности. Прежде всего, на вашей встрече должен быть один цель иметь. Если вы проводите собрание просто для того, чтобы дать информацию, не тратьте время людей на собрание. Отправьте им информационный бюллетень. У цели должен быть активный компонент и, если возможно, продукт, который нужно отображать: «Установите квартальные цели для команды». Повестка дня - это список тем, которыми вы будете заниматься для достижения этой цели, с ограничением по времени, чтобы вы не сбились с пути. Например, «1. Проверьте статус целей последнего квартала (15 минут), 2. Любые другие бизнес-предложения по целям (20 минут), 3. Выберите 5 основных целей (10 минут) и т. Д.»). Что касается ролей и обязанностей, вы определяете, кто ведет собрание, кто делает заметки и кто назначает элементы действий, вытекающие из собрания.
• Если в вашей компании есть специальная форма для календарей, используйте эту форму в качестве шаблона. В некоторых местах важно придерживаться формулы.
• В зависимости от того, что предпочитают ваши коллеги, может быть полезно установить крайний срок для того, чтобы люди предлагали идеи для повестки дня. Укажите дату и время закрытия и придерживайтесь их. Освободите место для дополнений там, где они улучшают календарь, или когда события заменяют исходный календарь.