Автор:
Laura McKinney
Дата создания:
1 Апрель 2021
Дата обновления:
1 Июль 2024
Содержание
Иногда нам нужно просить о продлении по многим причинам в жизни. Может быть, вы учитесь в колледже и вам нужно больше времени, чтобы закончить эссе, может быть, вы изо всех сил пытаетесь завершить проект на работе.Эффективное и правильное письмо о продлении всегда важно. Вы должны потратить некоторое время, чтобы точно подумать о своих потребностях: сколько времени вам нужно, чтобы подавать заявление на продление и почему? После этого напишите официальное письмо, разошлите его и свяжите с вами для спокойствия.
Шаги
Метод 1 из 3: соблюдайте правила написания официального письма
Представляет заголовок страницы. Дата отправки находится в правом верхнем углу страницы. Оставьте строку ниже пустой и напишите свой адрес, также выровненный по правому краю. Затем очистите строку и напишите полный адрес получателя в левой части страницы.
- Если вы отправляете электронное сообщение, вы можете не указывать дату и адрес, начиная с приветствия. Однако вам нужно убедиться, что ваш заголовок ясен и эффективен. Например, если вы отправляете письмо своему профессору, вы можете написать в строке темы «Письмо о продлении срока - Нгуен Хоанг Минь - B2 класс K34».
Напишите полное и официальное приветствие. Начните со слова «Уважаемый», за которым следуют титул и полное имя получателя. Например, «Уважаемый господин Нгуен Хай Чьеу» или «Уважаемая госпожа Буй Фыонг Май». Некоторые названия могут быть более сложными, например «Уважаемый профессор Нгуен Дык Куонг» или «Уважаемый председатель Нгуен Ван Ан».- Это формальная рекомендация, поэтому придерживайтесь формального стиля и содержания, даже если вы близко познакомитесь с этими людьми. Не пишите «Привет, Хань».
- Попробуйте найти конкретного человека, которому вы хотите отправить письмо. В противном случае ваше письмо будет выглядеть как образец письма. Например, «Уважаемый председатель Нгуен Ван Ан» было бы лучше, чем «Уважаемые власти».
Используйте краткий макет. В теле письма должно быть 1-3 абзаца. Во многих случаях вы можете начать с 2-3 строк. Если вам нужно развернуть полные 3 абзаца, вам просто нужно разделить их на начало, тело и конец.- В начале письма вы можете написать: «Я Нгуен Хоанг Минь, ученик класса B2 K34». Это напомнит профессору о необходимости помнить и не тратить время на выяснение того, кто вы.
Обратите внимание на конец. Не стоит недооценивать важность твердого финала. Используйте последнее предложение, чтобы повторить свой случай (в одной строке) и поблагодарить получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать сообщение. Вы можете написать: «Я признателен за рассмотрение моего предложения».- Лучше всего закрыть письмо приветствием перед тем, как подписать его. Вот несколько хороших вариантов: «С уважением», «Уважаемый», «Здравствуйте».
- Если вам нужен ответ, вы должны заявить об этом в конце. Обычно можно сочетать с благодарностью. Например: «Спасибо за внимание, я с нетерпением жду вашего ответа на следующей неделе». Однако будьте осторожны, чтобы не быть слишком напористым.
Введите свое полное имя и подпись. Пожалуйста, держитесь на расстоянии 3–4 ряда от приветствия «Искренне». Затем напишите свое полное имя и выровняйте по левому краю. Используйте пространство выше, чтобы подписать чернилами. Если вы планируете отправить электронное письмо, вы можете очистить поле и ввести в нем свое имя. рекламное объявление
Метод 2 из 3. Обсудить текст сообщения
Напишите как можно скорее. Приготовьтесь написать письмо, как только вы узнаете, что необходимо подать заявление о продлении. Вы должны дать получателю достаточно времени, чтобы принять решение по вашему делу. Вам также необходимо показать, что вы готовы, даже если вы просите изменить свой график.
Определите, сколько времени вам нужно добавить. Примите во внимание все факторы и дайте реалистичные рекомендации. Если льготный период слишком короткий, вам, возможно, придется подать заявку снова. Вы должны сделать все возможное, чтобы не уложиться в сроки, поэтому лучше всего оценить количество дополнительного времени.
- В зависимости от ситуации вам может потребоваться написать письмо в рамках переговорного процесса. В этом случае вам следует подать заявку на крайний срок, который больше предполагаемого времени, чтобы вы могли пойти на компромисс и согласиться в середине.
- Расчетное время на основе вашего текущего прогресса и незавершенных частей проекта. Например, если вы работали над консалтинговым проектом в течение трех месяцев, вы, вероятно, получите оценку того, сколько работы осталось.
- Вы также должны знать о временном ограничении, с которым сталкивается получатель сообщения. Может быть, они тоже испытывают давление из-за сроков. Например, профессора университетов часто должны выставлять промежуточные оценки, и они должны основываться на этом крайнем сроке для студентов.
Внимание к действующим законам. Перед подачей заявки на продление необходимо уточнить текущие сроки. Не создавайте впечатления, что вы не организованы, когда просите о продлении без понимания текущей ситуации. Например, некоторые государственные учреждения требуют, чтобы вы подали петицию в течение 24 часов с момента первого обращения. Если это не сработает, вы можете пожаловаться, что время слишком ограничено.
Дайте разумное объяснение. Вы тратите время на составление письма о продлении, и получатель также найдет время, чтобы прочитать; так что вам нужно написать письмо правильно. Тщательно обдумайте настоящую причину, по которой вам нужно больше времени, и честно сообщите получателю. Не лгите и не преувеличивайте, это только навредит вам.
- Одна из веских причин для этого в том, что вы хотите, чтобы работа выполнялась тщательно и внимательно. Например, если вы работаете над проектом, в котором может пострадать безопасность других, вы можете с сочувствием поднять этот вопрос.
- Если у вас есть несколько причин для подачи заявки на продление, выберите наиболее актуальную и сосредоточьтесь на ней. Например, если вы опоздали с принятием предложения о работе, скажите им, что хотите узнать больше о стоимости доставки (если это правда), вместо того, чтобы сообщать им, что вы ждете слова. пригласить другого.
Отметьте несколько тщательно отобранных деталей. Предоставленные данные помогут сделать ваше письмо легитимным и ловким. Это особенно важно, если вы отправляете письмо в правительственное учреждение или другую организацию, с которой никогда не встречались.
- Например, если ваш дед умер за два дня до того, как его эссе нужно было отправить, лучше представить этот факт как «чрезвычайную семейную ситуацию», а не просто как «срочную». Вы также можете упомянуть его смерть и некоторую информацию о своих планах.
- Организуйте свои документы перед отправкой письма о продлении. Вам может понадобиться описание выполненных вами работ и заявлений, особенно когда вы имеете дело с государственными учреждениями или другими официальными организациями. В вашу пользу докажите, что вы к этому моменту выполнили все этапы процесса.
Сохраняйте позитивный стиль и содержание. Никто не хочет читать письмо, полное жалоб. Вместо этого просто быстро и кратко изложите отрицательные факты, а затем сформулируйте положительные решения. Например, если вы считаете, что начальная зарплата слишком мала, вы можете написать: «Мне нужно больше времени, чтобы обдумать ваше предложение. Однако я думаю, что более высокая зарплата может помочь мне работать более эффективно.
Прочтите сообщение еще раз перед его отправкой. Выделите хотя бы несколько минут, чтобы перечитать сообщение перед его отправкой. Проверьте, нет ли ошибок редактирования и ввода. Запустите на своем компьютере программу проверки грамматики и орфографии. Отправьте его близкому другу, чтобы он снова прочитал. Не торопитесь и не пропускайте этот шаг; в противном случае у получателя сообщения сложится впечатление, что вы небрежны, и это повлияет на конечный результат. рекламное объявление
Метод 3 из 3. Отправьте сообщение получателю.
Сделайте копию или сохраните письмо. Когда вы закончите читать черновик письма и перед его отправкой, сделайте снимок (конвертируйте в pdf), сохраните рукопись онлайн или скопируйте ее традиционным способом. Вы также можете записать дату почтового сообщения, если она не совпадает с датой, указанной в верхней части сообщения. Сохраните эту копию в надежном месте для личного архива.
Положите в обычный почтовый ящик. Отнесите на почту, отдайте почтальону или положите в почтовый ящик. Если вы хотите убедиться, что письмо доходит до получателя, вы можете запросить дополнительную услугу за дополнительную плату.
- Если вы хотите отправить бумажную почту, вам необходимо распечатать ее с помощью принтера и чернил хорошего качества. Рукописные продления обычно не принимаются.
Отправить электронное письмо для продления. Вероятно, это лучший способ отправлять обновления с меньшим временем и уверенностью. Вам необходимо подтвердить адрес электронной почты получателя перед его отправкой и не забудьте указать свой идентификатор в строке темы, если это необходимо.
- Получатель будет точно знать, когда вы отправили письмо. Обратите внимание на это, если вы хотите отправлять почту поздно вечером.
- Ваша электронная почта должна быть официальной, включая адрес электронной почты, который вы используете для ее отправки. Вы должны отправить это письмо с помощью профессионального аккаунта. Например, подходит письмо, отправленное с электронной почты [email protected].
- Если вы отправляете почту по факсу, не забудьте сохранить страницу подтверждения, чтобы доказать, что вы отправили письмо успешно и что сообщение было получено.
Звоните по телефону вместо того, чтобы писать письма. Если вам нужно подать заявку на продление в последнюю минуту, возможно, лучше поговорить с этим человеком по телефону. В этом случае вам также необходимо быть формальным и четко изложить свою позицию. рекламное объявление
Совет
- Попробуйте писать письма длиной до одной страницы. Таким образом, ваше письмо будет полным, и на него будет легко взглянуть.
- Обратите внимание, отправляет ли получатель сообщения ответ, например сообщение с подтверждением.
Предупреждение
- Относитесь к обещаниям реалистично. Не подавайте заявку на продление только для того, чтобы потратить дополнительное время на выполнение других дополнительных миссий.
- Используйте увеличенное время с пользой. Вероятно, вы не захотите снова подавать заявку на продление.
- Убедитесь, что вы включили в сообщение необходимые формы. Кроме того, некоторые организации попросят вас использовать их форму письма.
