Автор:
Louise Ward
Дата создания:
7 Февраль 2021
Дата обновления:
1 Июль 2024
Содержание
По сути, электронная почта не такая уж формальная, как бумажное письмо. Однако бывают случаи, когда вам нужно быть более формальным в написании электронной почты. Подумайте, кто получатель, а затем выберите подходящее приветствие для ситуации. Узнав эту информацию, вы можете перейти к формату приветствия и стилю вступительного предложения.
Шаги
Часть 1 из 3. Учитывайте получателя
Определите, насколько формальным вам нужно быть. Независимо от того, пишете ли вы «официальное» электронное письмо, степень формальности электронного письма будет зависеть от его получателя. Например, при письме профессору вы бы не использовали ту же степень формализма, как при написании сопроводительного письма.
- Когда вы впервые обращаетесь к кому-то, лучше писать более формально, чем обычно, в целях безопасности.
Найдите имя получателя. Вам следует провести небольшое исследование, чтобы найти имя человека, если вы его еще не знаете. Знание имени получателя делает приветствие более личным, даже если вы используете профессиональные методы написания электронной почты.
Следуйте за получателем. Если человек написал вам письмо, рекомендуется скопировать его приветствие. Например, если они напишут «Привет» и ваше имя, вы можете ответить в аналогичном стиле, используя «Привет» и имя человека при отправке электронного письма. рекламное объявление
Часть 2 из 3. Выберите приветствие
Используйте «Уважаемый». «Уважаемый» (после которого следует имя получателя) - классическое приветствие. Это неформально, но не навязчиво, и, поскольку оно используется очень часто, это приветствие часто становится значением по умолчанию, что хорошо. Вы бы не хотели, чтобы ваше приветствие было странным, потому что оно не совпадает.
Попробуйте «Привет», если вы не знаете имя получателя. «Привет» - это официальное приветствие, которое можно использовать в деловых письмах, особенно если вы не знаете имени получателя. Однако всегда лучше узнать имя получателя, если это возможно.
- Вы также можете использовать «Отправить заинтересованным людям», если электронное письмо носит особенно формальный характер и вы не знаете имени получателя. Однако некоторых это приветствие может не заинтересовать.
Считайте «Привет» («Привет» или «Привет») в менее официальных электронных письмах. Электронная почта, как правило, менее формальна, чем переписка в целом, поэтому вы можете написать «Привет» в электронном письме, не будучи слишком формальным. Например, если вы пишете письмо профессору, особенно тому, с кем часто общаетесь, подойдет приветствие «Привет» или «Привет».
Не используйте слово «Эй». Хотя слово «Привет» допустимо в официальном электронном письме, было бы неуместно здороваться. Это очень произвольный способ приветствия, даже на устном языке, поэтому вам следует избегать его использования в любых официальных электронных письмах. Например, даже если вы близки со своим начальником, лучше избегать использования слова «Привет» при написании им электронного письма.
При необходимости используйте изменение названия. Иногда вы пишете кому-то, с кем вы знаете только его должность в компании или организации. В этом случае вы можете использовать титул человека вместо имени, например «Уважаемый руководитель отдела кадров», «Уважаемый сотрудник отдела кадров» или «Уважаемый профессор».
Добавьте почетность человека, чтобы сделать электронное письмо более формальным. По возможности добавьте «Дедушка», «Бабушка», «Доктор» или «Профессор» перед именем получателя для большей формальности. Кроме того, вы можете использовать имя или полное имя получателя, чтобы быть более профессиональным, а не просто использовать имя. рекламное объявление
Часть 3 из 3. Форматирование и создание электронного письма
Напишите приветствие в первой строке. Напишите выбранное вами приветствие в верхней строке, а затем имя получателя. Если возможно, вы можете использовать почетные знаки человека, например «Дедушка», «Бабушка» или «Доктор», после чего следует полное имя.
Используйте запятые. Обычно после приветствия ставится запятая. В официальной почте вы можете использовать двоеточие, но это часто слишком формально для электронной почты, даже для профессиональной. Запятая работает во всех ситуациях, хотя вы можете использовать двоеточие, если пишете сопроводительное письмо по электронной почте.
Перейти к следующей строке. Приветствие находится в верхней строке, поэтому, когда вы закончите, нажмите кнопку новой строки, чтобы перейти к следующей строке. Если для создания абзацев вы используете разрывы строк вместо отступов, вам нужно будет оставить пустую строку между приветствием и первым абзацем.
При необходимости представьтесь в первом предложении. Если вы пишете кому-то впервые, вам следует представить его, независимо от того, насколько вы знакомы с этим человеком в жизни. Намекнув получателю о том, кто вы, побудите его продолжить чтение.
- Например, вы можете написать «Я Нгуен Ван Нам, и я директор по маркетингу компании XYZ». Вы также должны указать причину, по которой вы знаете получателя: «Я - Нгуен Ман Хунг, и я изучаю маркетинговый класс (отдел маркетинга 101 занимает полдень во вторник и четверг)».
- Если вы знаете получателя и писали его раньше, вы можете использовать первое предложение в качестве приветствия. Например, вы можете сказать «Спасибо за ранний ответ» или «Надеюсь, с вами все в порядке».
Сразу к теме. Большинство официальных писем нужно быстро сфокусировать. Это означает, что в первом или втором предложении должно быть сказано, почему вы написали это для них. Не забывайте описывать свою цель как можно более кратко.
- Например, вы можете написать: «Я пишу, чтобы попросить вас помочь с проблемой маркетинга» или «Я пишу вам, потому что мне трудно в классе, и я надеюсь, что вам это сойдет с рук. полезная дополнительная документация, чтобы я мог прочитать больше ».
