Содержание

• Шагать
• Метод 1 из 3: использование списка
• Метод 2 из 3: использование расписания
• Метод 3 из 3: устранение отвлекающих факторов

Может быть, вы студент с полным графиком учебной нагрузки и пытаетесь лучше распоряжаться своим временем, или вы работодатель, который хочет, чтобы его сотрудники перестали тратить время зря. Независимо от вашей роли, вы, вероятно, захотите сосредоточиться на том, как создать распорядок дня, который гарантирует, что вы не теряете время и получаете от своего дня максимальную отдачу. Могут быть полезны такие организационные стратегии, как списки и расписания, а также меры по устранению любых отвлекающих факторов, отнимающих ваше драгоценное время.

Шагать

Метод 1 из 3: использование списка

1. Составьте список ваших задач на день. Начните с листа бумаги и ручки. Подумайте о задачах, которые вы хотите запланировать на день, или о своих обязательствах, и запишите их все. Это может быть список, например «продукты, стирка, уборка, домашнее задание» или «отчеты о состоянии клиентов, электронные письма, встречи, документы».
   • Добавьте в список столько задач, сколько сможете придумать, от более мелких до более крупных. Постарайтесь продумать каждое обязательство или задачу на день, чтобы убедиться, что они попали в ваш список приоритетов.
2. Организуйте задачи от самого высокого до самого низкого приоритета. Один из способов работать разумнее - сначала сосредоточиться на наивысшем приоритете, а затем продвигаться по списку к пунктам с самым низким приоритетом. Это называется правилом 80/20, согласно которому действия, которые принесут вам наибольшую пользу, должны отнимать 80% вашего времени. Действия, которые приносят вам меньше всего, должны занимать около 20% вашего времени.
   • Просмотрите свой список и присвойте каждой задаче номер от наивысшего до самого низкого приоритета. Затем вы должны расположить их по порядку, чтобы они были упорядочены от самого высокого до самого низкого, с учетом приоритета и того, что приносит вам каждая задача.
3. Создавайте группы связанных задач. После того, как у вас будет пронумерованный и упорядоченный список приоритетов, создайте небольшие группы задач, которые составляют конкретный процесс. Например, создайте группу задач, таких как ответы на электронные письма и звонки клиентам, которые составляют одночасовой процесс, и назовите его «контактом с клиентом». После этого вы сможете легко и без проблем выполнить любую задачу в отведенный период времени.
   • Постарайтесь сделать это для всех ваших задач, чтобы вам не приходилось переключаться между различными процессами или тратить время на выяснение, какую задачу выполнить следующей. Группирование связанных задач поможет вам улучшить управление временем и снизить стресс при работе со списком приоритетов.
4. Уделите себе меньше времени на каждую задачу. Согласно закону Паркинсона, меньшее количество времени для выполнения задачи сокращает время, необходимое вам для выполнения этой задачи. Вместо того, чтобы перераспределять время, ограничьте время, которое вы высвобождаете для каждой задачи, чтобы вы были вынуждены выполнять эту задачу быстрее. Вы можете начать делать это осторожно, постепенно уделяя все меньше времени каждой задаче, пока не достигнете идеальной точки, когда вы не чувствуете, что вам нужно спешить, но и у вас нет времени медлить или тратить впустую.
   • Со временем у вас разовьется хорошее чувство управления временем, особенно если вы вынуждены тратить на каждую задачу не более ограниченного количества времени. Это полезно, если вы склонны придерживаться одного и того же распорядка или если вы имеете дело с одним и тем же списком задач каждый день.
5. Поощряйте себя, когда список будет полным. После того, как вы отметили все задачи в своем списке, обычно в конце рабочего дня, вы должны дать себе небольшое вознаграждение. Это может быть хороший ужин, бокал вина или время для развлечения и отдыха. Вознаграждение себя гарантирует, что у вас будет мотивация выполнять все свои задачи каждый день.
   • Вы также можете определить, какая будет ваша награда до начала дня, чтобы вы могли использовать награду в качестве мотивации для выполнения своих задач. Например, предположим, что вам нужно подготовиться к экзамену и у вас есть планы пойти поужинать с друзьями. Затем используйте эти планы на этот ужин как причину, чтобы продолжить учебу и выполнить это задание сегодня, чтобы не пропустить ужин.

Метод 2 из 3: использование расписания

1. Составьте расписание на каждый час своего дня. Напишите это на листе бумаги или используйте календарь на своем компьютере, чтобы создать коробки для каждого часа вашего рабочего дня или часов дня, когда вы не спите. Это может быть от девяти до пяти или от десяти до семи. Хотя вам не нужно заполнять каждый период времени с точностью до минуты, может быть полезно убедиться, что каждый час вашего дня включен в ваше расписание.
   • Начните с того, что каждый час дня заполняйте нужным заданием на этот день. Вы можете начать с самых важных задач, а затем продолжать работать, пока не дойдете до наименее важных задач. Если вы считаете себя жаворонком, вы можете запланировать более сложные задачи в начале дня, но если вы знаете, что обычно начинаете работать только после обеда, вы можете решить выполнить более сложные задачи немного позже в тот же день. день. Постарайтесь приспособить свой график к вашим собственным потребностям и рабочим привычкам, так как таким образом, если вы начнете его использовать, шансы на успех графика будут выше.
   • Вы можете создать шаблон для своего расписания на доске или в календаре (на мобильном устройстве), чтобы вы могли обновлять его каждый день, в зависимости от вашего расписания на этот день.
2. Делайте 10-минутный перерыв каждые 1-2 часа. Иногда бывает сложно сосредоточиться на задаче или группе задач более 1-2 часов. Обязательно делайте 10-минутный перерыв каждый час или каждые два часа, чтобы не чувствовать себя перегруженным или переутомленным. Во время этого небольшого перерыва вам следует встать и пройтись по офису или поговорить с коллегой в кафетерии. Вы можете выпить чашку кофе или прогуляться на свежем воздухе. Старайтесь делать перерывы не более чем на 10 минут или меньше, чтобы не нарушать ваш график.
   • Вы также можете делать 10 глубоких вдохов каждый час, чтобы очистить сознание и сделать перерыв. Это может помочь вам по-другому взглянуть на задачу, которую вы выполняете или будете выполнять, и на некоторое время позволит вам сосредоточиться на себе, несмотря на загруженный рабочий день.
3. Постарайтесь правильно выполнить каждую задачу с первого раза. Лучше не торопиться и сразу выполнять каждую задачу правильно, чем торопиться с календарем и пропускать взгляд на каждую задачу. Быстрый просмотр электронных писем может привести к постоянному обмену электронными письмами, особенно если вы отправляете клиентам загадочные или сбивающие с толку электронные письма. Жмите на тормоз и найдите время, чтобы написать понятные электронные письма или прочитать свои заметки из школы. Правильное выполнение задачи с первого раза может сэкономить вам много времени, потраченного впустую.
4. Время от времени просите друга или коллегу сохранять сосредоточенность. Иногда нам нужна поддержка других, чтобы сосредоточиться на задачах, которые необходимо выполнить. Попросите близкого друга, родителя, брата, сестру или коллегу время от времени проверять ваше расписание.
   • Затем они могут принести вам чашку кофе или сказать что-нибудь приятное, чтобы вы могли немного улыбнуться или посмеяться, а затем вернуться к своим повседневным делам. Хотя вы можете быть заняты, просто общение с другом может улучшить ваше настроение и улучшить управление временем.

Метод 3 из 3: устранение отвлекающих факторов

1. Избегайте случайной проверки электронной почты. Случайная проверка электронной почты может создать шаблон «старт-стоп-старт» в вашем рабочем дне и привести к потере времени. Избегайте постоянно открывать свою почтовую программу в течение дня, особенно если вы должны сосредоточиться на совершенно другой задаче. Запланируйте 3 раза в течение дня, чтобы проверять свою электронную почту: рано утром, после обеда и в середине дня. Это гарантирует, что вы не будете отвлекаться на непрерывный поток писем в течение всего дня и что у вас есть время, которое вы потратите на обработку своих писем.
   • Тот же принцип можно применить к другим формам связи, таким как голосовая почта, текстовые сообщения или телефонные звонки. Не пытайтесь быть на связи все время, если вы не ждете важного сообщения или телефонного звонка. Это ограничивает любые перерывы в вашем рабочем процессе и помогает вам придерживаться своего графика.
2. Выключите телефон и интернет-соединение. Если возможно, выберите хотя бы час рабочего дня, когда ваш телефон и подключение к Интернету отключены. Таким образом, вы можете полностью сосредоточиться на работе там, где это необходимо, не отвлекаясь от телефона или Интернета.
   • Избавление от этого отвлечения также может помочь вам написать диссертацию или подробный отчет. Отключив звук на телефоне, вы убедитесь, что у вас нет оправдания, чтобы проверять свой телефон каждые пять минут или быть втянутым в прокрутку в социальных сетях.
3. Дайте понять окружающим, что не хотите, чтобы вас беспокоили. Старайтесь не поощрять других отвлекать вас или отвлекать других, позволяя всем вокруг вас знать, что вы работаете.Это может означать, что вы закроете дверь или повесьте табличку с надписью, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили. Вы также можете отправить электронное письмо по всему офису, чтобы напомнить всем, что в определенное время тихие часы работы.
4. Старайтесь не отвлекаться от рутины. После того, как вы составили список задач (или график работы), включая меры предосторожности, чтобы не отвлекаться, задействуйте свою силу воли и концентрацию, чтобы придерживаться своего распорядка. Большинство людей знает разницу между временем, потраченным с пользой, и временем, потраченным впустую, поэтому будьте осторожны, чтобы не попасть в ловушку, которая тратит время впустую. Используйте свой график в качестве поддержки, и в конце дня вы будете наслаждаться чувством выполненного долга и хорошо проведенным временем.