Начни письмо хорошо

Содержание

Шагать
Советы

Написание писем - это само по себе искусство, которое может определить, будут ли ваши слова восприняты всерьез или проигнорированы. Независимо от того, пишете ли вы сопроводительное письмо, письмо другу или просто электронное письмо коллеге, оно всегда должно начинаться с хорошо написанного вступления, которое привлекает внимание читателя и побуждает к дальнейшему чтению.Изучение того, как подойти к получателю, как написать привлекательную вступительную строку и как написать интересное вступление, - все это поможет вам написать письмо, которое стоит прочитать.

Шагать

Узнайте, кому именно нужно отправить письмо. Личное приветствие привлечет внимание человека намного быстрее, чем обычное приветствие. Кроме того, это показывает, что вы можете найти важную базовую информацию, такую как имя человека, которому вы пишете.
- Если вы пишете сопроводительное письмо или любое другое деловое письмо, найдите несколько минут, чтобы узнать имя получателя. Обычно после небольшого исследования вы найдете имя менеджера отдела кадров, координатора отдела кадров или менеджера, с которым вы будете проводить собеседование. Если вы не можете найти информацию в Интернете, вежливый телефонный звонок часто поможет уточнить, кому адресовать ваше письмо.
- В общем, лучше избегать приветствия типа «Уважаемый господин / госпожа». Такое приветствие совсем не личное, поэтому читатель не будет впечатлен, а значит, ваше письмо может не запомнить, если его вообще прочтут.
  - Например, представьте, что вы нанимаете людей и получаете два письма - одно с приветствием «Уважаемый господин / мадам», а другое - с вашим конкретным именем. Какого соискателя вы ожидаете, который будет лучше выполнять свою работу и, следовательно, его стоит нанять?
Если вы не можете найти точное имя человека, которому пишете, не расстраивайтесь! Иногда эту информацию намеренно скрывают. В таких случаях допустима фраза «Уважаемый господин / госпожа».
- Например, если вы отправляете рекомендательное письмо или официальное письмо кому-то в компании, название которой вы не знаете, можно использовать обычное приветствие, такое как «Кого это может касаться».
Начните свое письмо с правильного приветствия. Если вы знаете, кому вы пишете, это просто «Уважаемое * имя человека *». За некоторыми исключениями, всегда обращаются к конкретному человеку.
- Если вы пишете кому-то важному, например государственному чиновнику, профессору или религиозному деятелю, используйте конкретную форму обращения для этой должности.
  - Например, если вы пишете Уполномоченному раввину, ваше приветствие должно быть «Уважаемый раввин * Фамилия *» или «Уважаемый раввин»; если вы напишете президенту Соединенных Штатов, ваше приветствие будет «Уважаемый господин президент».
  - Для большинства деловых изданий не требуется особой формы адреса; «Уважаемый главный исполнительный директор Билл Гейтс» - пример довольно скудной и высокопарно звучащей формы обращения. Юристы и сотрудники по правовым вопросам - важные исключения.
Дважды проверьте написание имени получателя. Имя с ошибкой написано очень оскорбительно и, прежде всего, очень небрежно.
- Будьте осторожны не только с именами и должностями, звучащими на иностранном языке, но также знайте те, которые вы легко можете написать неправильно, если проявите халатность. Даже если вы не знаете разницы, скажем, между Джоном Смайтом и Джоном Смитом, обе семьи, вероятно, отнесутся к такой ошибке очень серьезно.
- Будьте осторожны, используя названия должностей в качестве формы обращения. Использование неправильного названия должности может считаться очень оскорбительным. Например, похожее название должности, такое как «Помощник регионального менеджера» и «Помощник регионального менеджера», может сбивать с толку.
Начните с привлекающей внимание вступительной фразы. Начальная строка письма привлекает внимание и задает тон остальной части письма. Сравните письмо с рыбалкой и подумайте о рыболовной наживке в первом предложении. Вы хотите побудить читателя поймать его или ее, используя эту вступительную строку.
- Когда вы пишете сопроводительное письмо, вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось среди множества других сопроводительных писем, с которыми вы соревнуетесь. Например, выделив свои самые уникальные и интересные достижения в начале письма, вы убедитесь, что вас обязательно заметят и, надеюсь, вы убедите читателя, что он или она захочет узнать о вас больше.
- Избегайте банальных или неудобных фраз в деловых письмах. Часть искусства написания писем - использовать правильные слова. Помните, что получатель, вероятно, уже прочитал много таких писем, как ваше. Постарайтесь выделиться!
- Избегайте таких фраз, как «Привет. Меня зовут ... "," Я пишу это письмо, потому что ... "или" Я думал написать ... ". Они распространены, но не нужны - ваше имя уже упоминается в письме, причина, по которой вы пишете, должна быть ясна, и никто не читает ваши мысли - они читают то, что вы пишете.
Докажи себя в первом абзаце. Первый абзац является продолжением вашей замечательной вступительной строки. Иногда для завершения первого абзаца достаточно одного предложения.
- Попробуйте вызвать интерес через первый абзац. Ваш первый абзац - это своего рода пробная версия остальной части вашего письма - если читателю не нравится ваш первый абзац, он или она может не читать остальную часть вашего письма. Начни мощно! Например, если вы пишете сопроводительное письмо и хотите перечислить свои достижения на работе, не начинайте с наименее важных достижений - читатель, возможно, перестал читать, прежде чем прочитал ваши самые важные достижения!
- В деловых письмах и сопроводительных письмах в первом абзаце четко указывайте, что вы можете сделать для получателя и почему вы пишете.
  - Когда вы напишете начальное предложение, например «Я очень опытный продавец компьютерного магазина и много знаю о компьютерах», оно покажется читателю бессмысленным, что не интересует читателя. Например, «Благодаря своему многолетнему опыту я могу внести свой вклад в успех вашего компьютерного магазина. Я могу использовать свой опыт, чтобы дать индивидуальный совет любому типу клиентов "уже гораздо более конкретен и звучит как то, что нужно читателю, что заставляет его или ее очаровывать и читать дальше.
Установите связь в первом абзаце. Это особенно важно для деловых писем, где у читателя ограничено время, поэтому ваше письмо может даже не быть прочитано. В первом абзаце следует указать, кто вы и цель вашего письма. Если возможно, вы можете упомянуть предыдущий разговор или контакт, чтобы освежить память читателя, чтобы было ясно, кто вы снова. Вы можете указать, кто вас направил. Очевидно, вам нужно дать понять, насколько вы хороши, но будьте осторожны, чтобы это не истолковали как хвастовство.
- Например, в заявлении типа «Я пишу в ответ на наш разговор 20 июня о сделке через мост» очень конкретно указывается тема письма. Подобные утверждения очень полезны для читателей - они включают подробности предыдущего контакта и любезно запоминают, о чем был разговор, делая ваше письмо продолжением предыдущего разговора, а не внезапным и, возможно, неуместным прерыванием.
- В погоню. Никто не хочет читать слишком длинные тексты - и зачем затруднять чтение, когда вы пишете письмо тому, от кого вам что-то нужно?
- Постарайтесь сделать свой первый абзац кратким, легким для чтения и интересным. Если это звучит сложно, что ж ... теперь вы знаете, почему написание писем - это само по себе искусство!

Советы

Избегайте приветствия («Дорогой такой-то») при обычной и неформальной переписке. Примеры включают письма, отправленные внутри компании, или личные электронные письма, меморандумы и официальные отчеты.
- Письмо отличается от меморандума, объявления или открытого письма, потому что оно адресовано одному человеку. Например, если вы пишете запрос, адресованный множеству разных людей, которых вы хотите, чтобы они сделали, или объявление о том, что что-то произошло или вот-вот произойдет, подумайте об изменении формата сообщения.
Если вы отправляете важное письмо, сделайте копию. По какой бы то ни было причине вы хотите иметь копию для себя, как только ваше письмо будет отправлено, оно исчезнет, поэтому будет разумным сделать копию.
У неформальности есть две стороны - она может улучшить или испортить ваше письмо. Неформальный тон может выделить ваше письмо и помочь донести вашу мысль, но он также может показаться непрофессиональным и легкомысленным. Это просто зависит от получателя. Если вы не знакомы с получателем, знайте, что неформальность может быть рискованной.
Очень полезно, если вы можете выразить важные вещи в нескольких словах, особенно в деловом контексте. Для соискателей умение хорошо и лаконично общаться в сопроводительном письме - это ваш первый тест. Для этих писем уделите дополнительное время, чтобы убедиться, что вы полностью усвоили основы, например, как правильно приветствовать.